企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題初探

劉亞玲

【摘 要】在經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展大潮下，企業(yè)檔案社會(huì)化為構(gòu)建起現(xiàn)代企業(yè)制度的必然趨勢(shì)。為了良好的適應(yīng)以及不斷的促進(jìn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化迅速的發(fā)展，應(yīng)該從不同的方面出發(fā)，例如技術(shù)層面以及管理層面，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案在企業(yè)自身管理的方向逐漸的過(guò)度為社會(huì)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的托管。本文針對(duì)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必然性和可行性進(jìn)行分析，并且引出企業(yè)檔案管理社會(huì)化的科學(xué)有效舉措。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；社會(huì)化問(wèn)題；分析及探究

企業(yè)檔案管理社會(huì)化指企業(yè)檔案外包服務(wù)，并且外包模式的重要來(lái)源就是工業(yè)企業(yè)。通過(guò)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的形式，一方面可以實(shí)現(xiàn)較短時(shí)間范圍內(nèi)將企業(yè)的成本支出進(jìn)行減少以增加經(jīng)濟(jì)效益，另一方面能夠讓企業(yè)把檔案予以社會(huì)上專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案管理，進(jìn)而縮減企業(yè)檔案管理的時(shí)間，提高企業(yè)管理的質(zhì)量以及水平。

1 企業(yè)檔案管理社會(huì)化必然性分析

企業(yè)檔案管理社會(huì)化能夠?qū)⑵髽I(yè)成本進(jìn)行降低，進(jìn)而有效的將檔案資源利用效率進(jìn)行提升。當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，所以企業(yè)也在通過(guò)采取不同的舉措對(duì)成本支出進(jìn)行控制，以此獲得經(jīng)濟(jì)效益的提升。但是，常規(guī)的檔案管理很難給企業(yè)產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)通過(guò)尋求外包的方案把自身的檔案管理任務(wù)給有關(guān)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行委托，所以能夠降低企業(yè)成本的提升。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理工作更擁有規(guī)范以及科學(xué)性，不僅可以得到理想的企業(yè)成本支出控制效果，而且也能夠獲得檔案資源雙重的利用，全面將利用檔案資源的效率提升。所以，基于此種形式下，形成企業(yè)檔案管理社會(huì)化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

此外，企業(yè)檔案管理社會(huì)化可良好的統(tǒng)籌社會(huì)資源，并且實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。企業(yè)通過(guò)把檔案予以專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言也為益事。不僅可以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，讓自身的經(jīng)濟(jì)效益充分發(fā)揮，而且也促進(jìn)了檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益的的提升，可謂存在雙贏(yíng)效果。此外，也能夠創(chuàng)造出更寬闊的就業(yè)機(jī)會(huì)，使得社會(huì)對(duì)于高素質(zhì)的檔案管理與技術(shù)人員增加需求量。因此，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化可以代表企業(yè)和個(gè)人發(fā)展的需求，同時(shí)更為社會(huì)進(jìn)步的重要體現(xiàn)。

2 企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性研究

首先，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的手段對(duì)于企業(yè)檔案管理的社會(huì)化擁有較大的支持。伴隨科技信息技術(shù)的不斷革新，對(duì)于各領(lǐng)域都提供了顯著的支撐，其中檔案管理也包含期內(nèi)。管理檔案期間，能夠通過(guò)有效的運(yùn)用科技這一途徑，展開(kāi)規(guī)范性的、合理性的檔案分類(lèi)以及管理控制。同時(shí)企業(yè)以及檔案管理機(jī)構(gòu)之間能夠采取信息技術(shù)平臺(tái)展開(kāi)良好的溝通以及交流，讓企業(yè)隨時(shí)的獲得檔案管理實(shí)際情況，進(jìn)而減少因?yàn)闀?huì)面交流產(chǎn)生的時(shí)間浪費(fèi)。此外，通過(guò)應(yīng)用科學(xué)技術(shù)以及信息化管理模式，能夠推動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)提供給企業(yè)更加高效以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理服務(wù)。

其次，優(yōu)質(zhì)的中介服務(wù)能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理加快社會(huì)化進(jìn)程。檔案管理機(jī)構(gòu)重要的工作職責(zé)就是對(duì)于所委托的企業(yè)檔案實(shí)施科學(xué)有效的管理，同時(shí)在國(guó)內(nèi)的法律上也明確的規(guī)范了這些公司具備的權(quán)利以及需要履行的義務(wù)。伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推進(jìn)及革新，在檔案管理機(jī)構(gòu)中的中介市場(chǎng)也得到相繼發(fā)展和完善，實(shí)現(xiàn)了在服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式方面的雙重科學(xué)性、規(guī)范性，有利于給企業(yè)帶來(lái)更多的有價(jià)值的服務(wù)。

最后，企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)為企業(yè)檔案管理社會(huì)化獲得的重要渠道。對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言，它沒(méi)有像表面那樣顯示出的簡(jiǎn)單并且輕松，相反的是一種具有單調(diào)性質(zhì)的、相對(duì)繁瑣復(fù)雜的工作。所以，需要企業(yè)具有更多的投入，例如人力和物力以及財(cái)力。如果企業(yè)在較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)都付出較多的以上資源，顯而易見(jiàn)的可能會(huì)出現(xiàn)由于過(guò)大的成本支出導(dǎo)致虧損問(wèn)題。然而采取外包形式就可以有效的將此問(wèn)題進(jìn)行解決，以外包模式，企業(yè)能夠把檔案管理工作予以專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)外包，以此展開(kāi)科學(xué)合理、高效率的管理。一方面有效的解決掉了企業(yè)成本的節(jié)約，適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展企業(yè)對(duì)于檔案資料所提出的要求，另一方面也能夠通過(guò)提升企業(yè)的工作效率增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，使自身處于有利的發(fā)展地位。

3 企業(yè)檔案管理社會(huì)化有效性科學(xué)策略

第一，加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變以及提升人事檔案意識(shí)觀(guān)念。當(dāng)前企業(yè)管理人員未對(duì)企業(yè)檔案管理?yè)碛休^高的關(guān)注度的情況也存在著，所以若想提升企業(yè)檔案的有效性，就應(yīng)該從多個(gè)方面實(shí)施考慮，通過(guò)加強(qiáng)宣傳的力度，包括宣傳檔案法的諸多內(nèi)容，也要經(jīng)具體事件作為例子將企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳。例如，在公司內(nèi)部以標(biāo)簽標(biāo)語(yǔ)的途徑，讓員工在耳濡目染的環(huán)境下充分了解以及認(rèn)知，高度重視并加強(qiáng)人事檔案管理；第二，將檔案科目進(jìn)行健全，并且細(xì)化管理目標(biāo)。健全檔案科目需要將人員職稱(chēng)晉升、干部選拔等層面工作進(jìn)行完善，增加體現(xiàn)出員工個(gè)人特性和專(zhuān)業(yè)能力水平的有關(guān)資料文獻(xiàn)，使得社會(huì)和用人單位需求更加具體；第三，加強(qiáng)檔案的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的開(kāi)放性。伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部員工也具有了較高的流動(dòng)性，因此應(yīng)用開(kāi)發(fā)檔案信息資源顯得愈加重要。開(kāi)放的管理模式能夠滿(mǎn)足企業(yè)的人事檔案可以面向社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的需求，進(jìn)而更好的實(shí)現(xiàn)人事工作關(guān)系以及檔案工作的調(diào)整以及服務(wù)，建立起面向社會(huì)的、擁有公開(kāi)透明性質(zhì)的管理制度；第四，將檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。若要實(shí)現(xiàn)檔案管理的完善，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于自身檔案管理工作予以足夠的重視度，并且做到將企業(yè)檔案管理的條件進(jìn)行不斷的改善。以實(shí)踐工作角度講，需要建立起專(zhuān)門(mén)的管理檔案工作小組，對(duì)于檔案管理期間產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行發(fā)掘并尋求有效的舉措進(jìn)行處理；第五，不斷對(duì)于管理的手段進(jìn)行創(chuàng)新，積極采取現(xiàn)代信息技術(shù)將管理的水平進(jìn)行提升。通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建起企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的先進(jìn)性、科學(xué)性、規(guī)范性。同時(shí)，需要管理人員具備較高的操作水平，進(jìn)而全面提升檔案管理工作效率。

此外，為了推進(jìn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化，應(yīng)該積極的從國(guó)家政策、企業(yè)管理理念等角度努力，多建設(shè)專(zhuān)門(mén)性的以及市場(chǎng)化的專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，讓企業(yè)檔案可以獲得集中化管理，進(jìn)而將信息服務(wù)質(zhì)量以及檔案工作效率進(jìn)行提升。并且需要積極的構(gòu)建起涵蓋相關(guān)法律制度建設(shè)在內(nèi)的市場(chǎng)保障力量的建設(shè)速度，并且借鑒國(guó)外的先進(jìn)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)的實(shí)際需求，促使企業(yè)檔案管理社會(huì)化穩(wěn)步進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理社會(huì)化的優(yōu)勢(shì)諸多，在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展的大時(shí)代背景下，這些優(yōu)勢(shì)特征表現(xiàn)的更加顯著，例如能夠有效的將企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本進(jìn)行降低，以及實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，所以實(shí)踐價(jià)值不言而喻。因此，企業(yè)檔案管理社會(huì)化已經(jīng)是構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度的發(fā)展必然，應(yīng)該予以更高的重視度，并且采取積極有效的舉措進(jìn)行支持。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蔡白燕.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題及解決策略探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：127.

[2]姚邵英，耿瑛.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題初探[J].中國(guó)管理信息化，2016（10）：186.

[3]高英華.企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題初探[J].赤子（上中旬），2015（15）：224.

[責(zé)任編輯：朱麗娜]