高職院校學(xué)籍管理工作信息技術(shù)應(yīng)用研究

趙美名

[摘 要]學(xué)籍管理工作在高職院校的工作中占有相當(dāng)大的比重，高職院校的日常工作能否保證順利進(jìn)行，學(xué)籍管理工作是其中關(guān)鍵。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的高職院校開(kāi)始探究信息化的學(xué)籍管理工作。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)使得高職院校的工作模式發(fā)生了巨大的改變，信息技術(shù)的成熟代表著高職院?？梢猿浞掷眯畔⒓夹g(shù)更為便捷地處理學(xué)籍管理工作，能夠大大提升高職院校的工作效率。文章就以信息技術(shù)與高職院校學(xué)籍管理工作的有機(jī)融合為出發(fā)點(diǎn)，深入分析信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)籍管理工作的具體實(shí)施方式，進(jìn)而分析信息化學(xué)籍管理工作的優(yōu)勢(shì)及不足。

[關(guān)鍵詞]高職院校；學(xué)籍管理；信息技術(shù)；分布式數(shù)據(jù)庫(kù)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.51.221

1 信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)籍管理工作是信息時(shí)代的產(chǎn)物

高等職業(yè)院校的學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)十分煩瑣但是不允許出現(xiàn)任何錯(cuò)誤的工作。這對(duì)高職院校的工作人員是一個(gè)巨大的考驗(yàn)，相比義務(wù)教學(xué)階段的學(xué)籍管理工作，高職院校的學(xué)籍管理工作的工作量大大增加。在信息技術(shù)還未應(yīng)用于高職院校的學(xué)籍管理工作之前，工作人員完全靠人工處理各種各樣的工作，這樣的工作形式導(dǎo)致工作人員的處理速度極為緩慢，辦公效率一直不能得到有效提高，嚴(yán)重制約著高職院校其他相關(guān)工作的順利展開(kāi)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各種信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于日常的教育教學(xué)工作中，同時(shí)高職院校的學(xué)籍管理工作也在不斷進(jìn)行著改革?，F(xiàn)如今，學(xué)籍管理工作不再僅僅是通過(guò)高職院校的學(xué)籍管理人員人工來(lái)進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日漸成熟大大減少了學(xué)籍管理人員的工作量，降低了學(xué)籍管理工作的復(fù)雜程度。通過(guò)網(wǎng)上注冊(cè)學(xué)籍信息，學(xué)生們的學(xué)籍信息可以通過(guò)網(wǎng)上搜索查詢(xún)更為直觀地表現(xiàn)出來(lái)，即使近幾年報(bào)考高職院校的學(xué)生越來(lái)越多，學(xué)籍管理工作也可以處理得井井有條，完美地體現(xiàn)了信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)籍管理工作的優(yōu)勢(shì)。

2 信息技術(shù)在高職院校學(xué)籍管理工作中的實(shí)例研究

高職院校的學(xué)籍管理工作涉及部門(mén)較多，教務(wù)部門(mén)、招生就業(yè)部門(mén)、學(xué)生工作處、黨建辦公室等都需要及時(shí)掌握學(xué)生的學(xué)籍信息[1]。目前，高職院校的學(xué)籍管理工作已經(jīng)形成了以教務(wù)處為中心并且較為完整的信息管理系統(tǒng)，教務(wù)處統(tǒng)籌各部門(mén)的學(xué)籍管理工作，各部門(mén)與教務(wù)處緊密聯(lián)系，每個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)都可以資源共享，建立了完整的信息學(xué)籍管理系統(tǒng)，各部門(mén)的學(xué)籍管理工作可以更為便捷地進(jìn)行，在各部門(mén)之間搭建起溝通的橋梁，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的學(xué)籍信息共享。

本章就以分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)籍管理工作為例，分析了信息技術(shù)在學(xué)籍管理工作的具體應(yīng)用，其應(yīng)用主要包括以下幾個(gè)方面。

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)將高職院校不同學(xué)院的學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建為一個(gè)多維的數(shù)據(jù)庫(kù)，有利于學(xué)校學(xué)籍管理部分對(duì)每個(gè)學(xué)院、每個(gè)系進(jìn)行分布化管理。高職院校內(nèi)的工作部門(mén)在一個(gè)局域網(wǎng)下，可實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)的綜合管理。

2.2 創(chuàng)建學(xué)生信息

學(xué)生的基本信息由學(xué)籍管理工作者進(jìn)行分批導(dǎo)入學(xué)籍管理系統(tǒng)，以保證信息的完整性。[2]這種學(xué)籍信息的保存方式為今后同一院系學(xué)生信息的查找、導(dǎo)出等提供了便利，有利于提高學(xué)籍管理工作的效率。分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)還可為高職院校的學(xué)籍管理系統(tǒng)設(shè)置在線更正版塊，若有學(xué)生需要更改自己的學(xué)籍信息，可在本學(xué)院直接進(jìn)行相關(guān)信息的更改。這種分布式數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)籍管理系統(tǒng)有利于學(xué)生學(xué)籍信息的統(tǒng)一，顯著提高了學(xué)籍管理工作者的工作效率。

2.3 學(xué)籍信息的共享分析

分布式多數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠在學(xué)校各個(gè)部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)資源共享。[3]只要是被中心服務(wù)器授權(quán)的IP地址，便可通過(guò)校園網(wǎng)及時(shí)查詢(xún)學(xué)生的學(xué)籍信息，這樣便可在本部門(mén)完成學(xué)生相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)工作，提高了高職院校整體辦公的工作效率。學(xué)生的學(xué)籍信息較為復(fù)雜，特別是畢業(yè)學(xué)生畢業(yè)資格的審查，這一項(xiàng)信息就和學(xué)生在校幾年間的學(xué)習(xí)成績(jī)、科研成果等相關(guān)，學(xué)籍管理工作者需要調(diào)出學(xué)生在校期間的所有信息進(jìn)行綜合評(píng)估，倘若人工進(jìn)行這些數(shù)據(jù)的提取、整合，不僅耗時(shí)耗力，更不能保證信息整體的準(zhǔn)確性。分布式多數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)籍管理系統(tǒng)便可有效地對(duì)學(xué)生各類(lèi)信息進(jìn)行綜合審查，并能為每位學(xué)生的綜合成績(jī)提供準(zhǔn)確的評(píng)估。

2.4 分布式數(shù)據(jù)庫(kù)安全分析

分布式多數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)籍管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)提供的安全性對(duì)高職院校學(xué)生的學(xué)籍信息實(shí)現(xiàn)安全防護(hù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)要求使用終端可靠的操作系統(tǒng)，安裝質(zhì)量好的殺毒軟件，并能夠及時(shí)更新、補(bǔ)救系統(tǒng)漏洞。當(dāng)有病毒惡意攻擊學(xué)籍系統(tǒng)的主機(jī)時(shí)，該數(shù)據(jù)庫(kù)能夠啟動(dòng)防火墻，保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的每個(gè)終端，并且這種分布式數(shù)據(jù)庫(kù)還加強(qiáng)了終端客戶(hù)端的用戶(hù)身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)端與中心服務(wù)器之間的雙向身份驗(yàn)證，防止學(xué)生學(xué)籍信息的泄露、丟失。

3 信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)籍管理工作中的優(yōu)勢(shì)及不足

3.1 信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)籍管理工作中的優(yōu)勢(shì)

3.1.1 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)能力

學(xué)生一入學(xué)，教務(wù)處的學(xué)籍管理部門(mén)便會(huì)給每位學(xué)生建立一個(gè)完整的電子檔案，這個(gè)電子檔案會(huì)記錄學(xué)生的入學(xué)信息、培養(yǎng)方案以及畢業(yè)等詳細(xì)信息。如果這些工作單純地靠手工完成，不僅工作量巨大，而且準(zhǔn)確性不高。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，可以將每位學(xué)生的學(xué)籍信息建立為一個(gè)小電子庫(kù)，還可以隨時(shí)提取學(xué)生的基本信息，形成相關(guān)的統(tǒng)計(jì)表格。計(jì)算機(jī)具有的數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)能力將會(huì)提高學(xué)籍管理工作者的辦事效率，達(dá)到事半功倍的效果。

3.1.2 數(shù)據(jù)可操作性高

信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于其強(qiáng)大的信息處理速度以及操作極為便捷，應(yīng)用于高職院校管理工作對(duì)該工作的順利進(jìn)行提供了強(qiáng)大的助力。[4]現(xiàn)在仍有很多高職院校對(duì)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案實(shí)行紙質(zhì)化管理，若有學(xué)生需要查詢(xún)自己有關(guān)的學(xué)籍信息，便需去檔案室調(diào)檔查閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。信息技術(shù)與高職院校學(xué)籍管理工作的有機(jī)結(jié)合，使得通過(guò)學(xué)籍檔案室查詢(xún)學(xué)籍信息的時(shí)代成為過(guò)去，如遇個(gè)別學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、修復(fù)學(xué)等特殊情況，只需在相應(yīng)的學(xué)籍信息模塊進(jìn)行變更，通過(guò)特殊標(biāo)記將其與普通學(xué)生的學(xué)籍信息區(qū)別對(duì)待，有助于下次查詢(xún)。

3.2 信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)籍管理工作中的不足

3.2.1 學(xué)生學(xué)籍信息容易泄露、丟失

對(duì)高職院校學(xué)籍管理工作實(shí)行信息化管理，最大的不足就是容易導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍信息泄露。各種計(jì)算機(jī)病毒、木馬程序肆虐，稍有不慎便會(huì)給學(xué)生的學(xué)籍管理系統(tǒng)帶來(lái)巨大的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)以二進(jìn)制碼的形式存儲(chǔ)學(xué)生的學(xué)籍信息，若計(jì)算機(jī)系統(tǒng)意外斷電、硬盤(pán)損傷都會(huì)造成學(xué)生學(xué)籍信息的丟失。

3.2.2 學(xué)籍管理人員對(duì)信息技術(shù)形成依賴(lài)

信息技術(shù)的大量使用簡(jiǎn)化了高職院校學(xué)籍管理人員的工作方式，減少了學(xué)籍管理人員的工作量，在提高學(xué)籍管理人員工作效率的同時(shí)，也使得學(xué)籍管理人員在處理工作的時(shí)候?qū)π畔⒓夹g(shù)產(chǎn)生依賴(lài)。在高職院校學(xué)籍管理的實(shí)際工作中，大量的問(wèn)題需要學(xué)籍管理人員去處理，一味地依賴(lài)信息技術(shù)會(huì)使工作人員產(chǎn)生惰性，長(zhǎng)久來(lái)看，不利于學(xué)籍管理工作的開(kāi)展。

4 結(jié) 論

高職院校全面采用信息化的學(xué)籍管理會(huì)給學(xué)籍管理工作部門(mén)帶來(lái)事半功倍的效果。但在這個(gè)信息化的過(guò)程中，高職院校的學(xué)籍管理工作者必須要轉(zhuǎn)換思想觀念，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)合作，充分發(fā)揮以學(xué)院為單位的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)的作用，提高學(xué)籍信息的綜合管理能力。

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