淺析新時期辦公室秘書所應(yīng)具備的基本素質(zhì)

汪浩

中圖分類號：F272.9 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）12-000-02

摘 要 秘書工作者素質(zhì)的高低與辦公室整體的辦公效率、質(zhì)量緊密相關(guān)。當(dāng)前我國的秘書隊伍整體水平還比較低，亟待提高；而知識的不斷更新、科技的不斷發(fā)展，也對秘書工作者提出了更高的要求。本文簡單介紹了秘書工作，并探討了新時期背景下秘書工作的要求與準則、辦公室秘書所應(yīng)具備的基本素質(zhì)及其面臨的困難，具有很強的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞 新時期 辦公室秘書 基本素質(zhì)

秘書已經(jīng)成為21世紀的熱門職業(yè)之一。很多人認為秘書工作沒有什么難度，每天就是收發(fā)、整理文件，接待來訪，跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開會、做個記錄，不用動腦子，因此，秘書只要掌握基本的秘書知識就可以了。但是隨著我國企業(yè)的快速發(fā)展，秘書也將面臨著更多的機遇與挑戰(zhàn)，怎樣做一個合格、稱職的秘書已經(jīng)引起人們的廣泛關(guān)注。

一、秘書工作簡介

（一）秘書類別

根據(jù)社會領(lǐng)域的不同，秘書分為科學(xué)文化、經(jīng)濟生活、政治生活等領(lǐng)域的秘書；根據(jù)投入精力的情況，秘書分為兼職秘書與專職秘書；根據(jù)輔助對象的不同，分為個人秘書與集體秘書；根據(jù)業(yè)務(wù)范圍的寬窄，分為專業(yè)秘書與通用秘書；根據(jù)經(jīng)濟來源、服務(wù)對象的不同，分為私人秘書與公務(wù)秘書。

（二）秘書工作概述

總體來說，秘書工作主要包含了文書、事務(wù)、一般管理三個部分。秘書工作具有中介性、服務(wù)性、機密性、綜合性以及輔助性等性質(zhì)和特點。秘書工作的主要作用有：公共關(guān)系作用、門面作用、協(xié)調(diào)作用、參謀助手作用以及樞紐作用等。

二、新時期背景下秘書工作的要求與準則

（一）要求

新時期背景下秘書工作的要求從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)；從憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。

（二）工作原則

（1）準確：秘書工作準確性可以在很大程度上確保領(lǐng)導(dǎo)工作的準確性；秘書工作的準確性涉及很多的方面面，面廣點多事雜，凡是事無巨細，總體要求為：辦文要雅，情況要實，主意要慎，切忌丟三忘四，粗枝大葉，馬馬虎虎，心中無數(shù)。秘書工作的質(zhì)量關(guān)系著企業(yè)的面貌，準確是提高質(zhì)量的基礎(chǔ)；（2）迅速：秘書必須科學(xué)地組織、安排時間和工作，并盡可能地使用先進技術(shù)和設(shè)備，使中轉(zhuǎn)過程快速暢通，極大地提高辦事效率，使得秘書工作更加適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要；（3）保密：秘書部門、秘書工作必須遵守保密的原則，牢固樹立“保守機密、慎之又慎”的思想，在言行中切實注意保密，遵守各項保密法規(guī)和制度；秘書工作者必須時刻保持清醒的頭腦，保持高度的警惕性，嚴格遵守一切保密紀律。為了保證機密的安全，還要制定健全的保密制度，比如會議記錄、信函、材料以及文件等等，均要有登記、收回歸檔，以保證辦公室的資料、信息安全；（4）實事求是：實事求是是秘書部門一切工作必須遵守的原則，也是秘書人員必須具備的職業(yè)品德。把它貫徹于秘書工作的實踐中，就是按照規(guī)律辦事，真實地反映情況，不能夾雜個人的情感、報喜不報憂，甚至捏造事實等。只有這樣，才能向領(lǐng)導(dǎo)提供正確決策，才能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)避免決策的失誤，才能為領(lǐng)導(dǎo)提供更好的服務(wù)。

（三）工作規(guī)律與特點

秘書工作是一種服務(wù)性的工作，是一種很規(guī)范的職業(yè)，有自己的規(guī)律和特點，秘書工作具備三種性質(zhì)：事務(wù)性、政治性、從屬性。

（1）事務(wù)性：秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作；（2）政治性是秘書工作的社會屬性：秘書工作應(yīng)當(dāng)為黨和國家、廣大人民群眾的利益服務(wù)。秘書工作的時代背景就是黨和國家改革開放、建設(shè)社會主義和諧社會以及科學(xué)發(fā)展的大政方針，各項工作必須符合現(xiàn)行法律和政策；（3）從屬性是秘書工作的本質(zhì)要求：秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展，秘書在處理問題時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是[1]。

三、新時期辦公室秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

秘書工作是一種責(zé)任重大的工作。長期以來，秘書工作崗位鍛煉培養(yǎng)出大批高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)干部。在新的歷史時期，經(jīng)濟社會發(fā)展日新月異，秘書工作者應(yīng)當(dāng)緊跟時代的步伐，適應(yīng)新時期的特點，達到領(lǐng)導(dǎo)的要求，秘書工作者要有更高的素質(zhì)、更強的能力、更淵博的知識，才能適應(yīng)新時代的要求。

（一）較高的綜合素質(zhì)水平

主要包括：高效率、積極主動地工作，能夠適應(yīng)多種文化環(huán)境；良好的職業(yè)道德，強烈的進取心和團隊精神；獨立的工作能力和良好的人際關(guān)系；及時將公司內(nèi)部外部的信息傳遞給公司；準確恰當(dāng)?shù)貍鬟_領(lǐng)導(dǎo)的指示，敢于提出不同的意見；能沉著處理緊急事件；能準確領(lǐng)會上司意圖，有較強的原則性；善于與人溝通，應(yīng)變能力強，良好的社交能力；良好的文字處理能力；能嚴守秘密，謹慎處理保密文件。

（二）扎實、全面的知識結(jié)構(gòu)

（1）強健的再生性：知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動；（2）廣泛的適應(yīng)性：知識結(jié)構(gòu)需要隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而不斷地調(diào)整，時時處在調(diào)整的動態(tài)過程中；（3）專與博的兼容性：既包容多學(xué)科的面，滿足綜合服務(wù)的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當(dāng)智力助手的深層次需要。

（三）具備較強的綜合能力

新時期背景下，秘書工作人員應(yīng)當(dāng)具備較強的綜合能力，包括操作能力、社交能力、承受能力、表達能力、調(diào)研能力、管理能力、思維能力以及辦事能力。

（四）良好的職業(yè)道德與嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

（1）良好的職業(yè)道德包括：守紀律-遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密；多動腦-主動思考，機智敏銳，有商業(yè)意識；要謙虛-刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)；愛本職-愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點滴做起；（2）嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)：敏捷-干練守時，講究效率，商如戰(zhàn)場；細致-準確不粗，認真不草，穩(wěn)重不?。辉鷮?做事不飄，跟進落實，檢查確認；熱情-真心誠意，笑臉迎送，謙和友善[2]。

四、新時期秘書工作面臨的困難

當(dāng)前，社會發(fā)展日新月異，新事物、新技術(shù)層出不窮，新時期的秘書工作面臨著更多的困難，這是客觀存在、無法回避的，但是秘書工作者要認識它、掌握它，想辦法克服它，以積極的態(tài)度應(yīng)對困難及挑戰(zhàn)。

（一）權(quán)力不大影響大，機會不多陷阱多

秘書工作是服務(wù)性工作，沒有具體、直接的權(quán)力，但是由于秘書工作者是在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作，靠近領(lǐng)導(dǎo)，很多人認為秘書有很大的權(quán)力，就會有人想接近、拉攏?，F(xiàn)在社會很復(fù)雜，各種思想交織在一起，面對權(quán)力、金錢等各種誘惑，可能會迷失方向，稀里糊涂地掉進陷阱里。

（二）要求高、待遇低、提拔慢

秘書工作崗位是一種特殊的崗位，要求比較高。秘書工作崗位非常重要，領(lǐng)導(dǎo)很重視。因此，秘書工作者要能說、會寫、會辦事；要坐得住、動的起、人品好、素質(zhì)高。秘書工作的特殊性決定了秘書工作者的待遇不高，提拔也往往比別人慢。

（三）關(guān)系復(fù)雜、眾口難調(diào)、左右為難

秘書工作的服務(wù)對象上至領(lǐng)導(dǎo)，下至員工，無所不管、無所不包。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事要辦，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者部門之間對某件事情具有不同的意見時，要細心協(xié)調(diào)，抓住主要矛盾，找出解決辦法。在此過程中，秘書工作者往往要承受很多的誤會、委屈、指責(zé)。但是為了工作、大局、團結(jié)，個人受點委屈也在所不辭。受批評的時候，特別是在批評錯了的時候，最好不要當(dāng)面申辯。

（四）工作量大，任務(wù)繁重，經(jīng)常加班

由于秘書工作種類繁雜，工作量非常大，并且秘書工作人員每天都有新任務(wù)，這些任務(wù)大多數(shù)比較復(fù)雜，并且具有很強的時效性，有時還會有突發(fā)工作，必須隨叫隨到，隨到隨辦，不能發(fā)生重復(fù)、遺漏的問題。

五、結(jié)語

綜上所述，在新時期背景下，秘書工作者應(yīng)當(dāng)不斷提高自己的素質(zhì)，更加適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢。在各個方面加強學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自己，讓自己成為企業(yè)中的多面手。身為秘書，應(yīng)當(dāng)站在高層次上，把握社會發(fā)展的方向，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更好的服務(wù)；身為秘書，應(yīng)不斷加強自身能力及專業(yè)知識修養(yǎng)的學(xué)習(xí)。展望未來，秘書工作任重道遠，企業(yè)秘書工作者要在實踐中積極探索不斷前行，積累經(jīng)驗，逐步提高，適應(yīng)新時代的發(fā)展，符合新時期的要求。

參考文獻：

[1] 張海龍.試論企業(yè)秘書素質(zhì)提高——從秘書職能的轉(zhuǎn)變說起[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013.13.

[2] 王愛民.淺談現(xiàn)代企業(yè)怎樣提高秘書的綜合素質(zhì)[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015.07.