淺析如何優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理工作

侯利文

摘 要：本文針對目前電力企業(yè)檔案管理存在的問題，提出了加強電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略。要強化檔案管理體系，完善檔案管理制度；全面收集檔案信息并及時保存、充分利用。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；存在問題；優(yōu)化策略

電力企業(yè)與人們的日常生活有著不可分割的關系。電力企業(yè)只有做好自己的工作，提高發(fā)電效率，才能夠為人民生活提供便利。而電力企業(yè)的檔案管理工作在電力企業(yè)的工作中又屬于基礎性工作，檔案管理工作為電力企業(yè)提供了實施管理工作的平臺。電力企業(yè)的檔案管理工作做得好，管理機制健全，就能夠有助于電力企業(yè)的資源調配工作，讓各項事務井井有條，使企業(yè)的人財物都能夠用到最需要的地方。如果電力企業(yè)的檔案管理制度明確合理，它就能詳細的記錄企業(yè)的各項活動。然而，由于電力企業(yè)的檔案管理工作涉及到方方面面，信息量非常大，并且與之有工作往來的企業(yè)也數(shù)量龐大，這就導致了電力企業(yè)的檔案管理工作開展起來非常困難。但是我們必須要意識到電力企業(yè)管理工作的重要性，檔案管理工作雖然艱難，但它能夠為電力企業(yè)的發(fā)展提供信息，促進電力企業(yè)不斷發(fā)展。本文根據(jù)電力企業(yè)檔案管理工作存在的問題，對如何提高電力企業(yè)檔案管理工作的對策進行探討。

一、目前電力企業(yè)檔案管理存在的問題

目前，電力企業(yè)檔案管理所面臨的問題主要有以下幾個方面――電力企業(yè)無法即時、全面的收集到客戶信息，檔案管理工作沒有完善的系統(tǒng)，并且檔案管理人員對工作缺乏重視。這些問題導致了電力企業(yè)的檔案管理工作難以有效開展，無法發(fā)揮自身所具有的價值與作用。

1.檔案信息的收集不全面和保存不完整

就目前的電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其最普遍的問題就是無法及時、全面、有效的收集信息。在電力企業(yè)的檔案管理工作中，從信息采集，到信息入庫，再到信息的保存，都是由相應的人員負責。但是，根據(jù)調查發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)的檔案管理人員并沒有對自己的工作予以重視，對信息的采集工作不及時、不主動。并且，當下還有一些電力企業(yè)沒有完全采用電子方式進行信息收集，這些企業(yè)有的還在采用原始的紙質采集方式，有的將兩者相結合。使用紙質方式記錄檔案信息會引發(fā)一系列問題，比如，如果有人來企業(yè)調取信息，就可能會發(fā)生在紙質檔案上涂改的現(xiàn)象。電力企業(yè)對檔案管理的疏忽也就導致了檔案信息不全，并且信息保存不完整。

2.專業(yè)的檔案管理體系不完善

對于電力企業(yè)而言，建立系統(tǒng)完善、管理制度健全的檔案管理工作才能夠提升自身的競爭力。但是，就目前的狀況來看，大部分的電力企業(yè)檔案管理工作中都存在著大量的問題，管理制度不健全，缺乏檔案管理方面的人才，沒有使用電子方式采集信息，沒有完善的檔案管理室，并且，有的企業(yè)壓根就沒有進行檔案管理工作。根據(jù)調查發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)對檔案管理極其不重視，檔案管理工作人員不僅身兼多職，而且還在企業(yè)內根據(jù)需要聽從調動。企業(yè)的這種行為違反了《中華人民共和國檔案法》，同時也給自身的發(fā)展設置了阻礙，導致了企業(yè)檔案信息缺失、泄露。

3.缺乏完善、專業(yè)的管理制度

當下的電力企業(yè)檔案管理工作難以有效開展，還有一個重要原因就是電力企業(yè)的高層管理人員對該項工作的忽視。由于領導的不重視，企業(yè)的檔案管理工作就被遺忘，沒有人去建立和完善檔案管理制度。如今，電力企業(yè)面臨的一個非常棘手的問題就是檔案管理人員不能夠積極的落實和推進檔案管理制度。但是，對于電力企業(yè)而言，管理制度是否完善，是否能夠落實，將對企業(yè)的發(fā)展起到不可估量的影響。如今，我國的經濟飛速發(fā)展，企業(yè)的機遇與挑戰(zhàn)并存。如果企業(yè)能夠建立完善的檔案管理制度，就能夠根據(jù)信息預測未來的發(fā)展形勢，發(fā)現(xiàn)企業(yè)中存在的問題，從而在激烈的競爭中獲得優(yōu)勢。反之，如果電力企業(yè)的檔案信息管理不完善，電力企業(yè)就無法準確的知道自己的發(fā)展方向，從而在競爭中失去優(yōu)勢。

二、電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

1.強化管理體系，完善管理制度

只有建立健全企業(yè)的檔案管理工作體系，電力企業(yè)才能在社會競爭中彰顯優(yōu)勢，取得發(fā)展。因此，電力企業(yè)應該跟隨社會的發(fā)展不斷進步。首先，電力企業(yè)要改變原有的管理體系，努力的根據(jù)時代狀況建立適合當下發(fā)展的管理制度。其次，電力企業(yè)應該對信息采集和管理工作制定標準，要求員工必須要按照標準開展工作。如此一來，電力企業(yè)的信息管理工作就能夠實現(xiàn)統(tǒng)一，員工們統(tǒng)一按照標準采集管理信息，這樣不僅能夠確保信息的準確性，還能夠提高信息采集的效率。最后，電力企業(yè)應該對檔案管理人員進行法律教育，增強其法律意識，要求員工在工作交接時，必須對信息進行嚴格保密，嚴禁泄露信息，這樣才能夠保證電力企業(yè)的信息安全。與此同時，電力企業(yè)自身也要依法行事，建立健全檔案信息管理制度，以確保企業(yè)的檔案信息真實完整。如今，隨著時代的發(fā)展，很多專門的檔案管理公司順勢而生，很多企業(yè)由于偷懶省事，于是找這樣的機構管理檔案信息。但是，這些公司的信息保密工作很差，無法保證企業(yè)檔案信息的安全性。結果，很多企業(yè)由于信息外泄而遭受到重大損失。

2.全面收集檔案信息并及時保存、充分利用

全球實現(xiàn)了信息化，信息的海量促使著電力企業(yè)對檔案信息管理的改革必須大力推進。國網重慶市電力公司辦公室文檔處和重慶市檔案局一行人對公司檔案管理進行了預驗收，驗收組人員現(xiàn)場查看了公司的檔案信息并進行一系列的檢驗，給予了肯定。這個事件表明了，如果企業(yè)能夠積極的做好檔案信息管理工作，保證電力企業(yè)檔案信息的真實性和完整性，這將對企業(yè)在未來的發(fā)展大有裨益。電力企業(yè)在進行信息管理的過程中，應該努力實現(xiàn)檔案信息保存管理的現(xiàn)代化，用電子檔案代替原始的紙質檔案，實現(xiàn)檔案信息管理的信息化。電力企業(yè)要讓檔案管理室不再是簡單的一間房間，而是通過網絡把它變成多媒體的形式，這不僅能夠讓電力企業(yè)在信息采集和保存過程中更加方便快捷，還能夠使電力企業(yè)的檔案信息更加安全。電力企業(yè)在進行信息采集時，不能夠只關注于單純的信息收集和保存，而是要讓信息發(fā)揮其最大的效用。電力企業(yè)要學會利用信息，對信息進行分析。部分企業(yè)只單純的記錄檔案信息，然后就一直讓它“沉睡”，沒有達到預期的效果。在電力企業(yè)的管理過程中充分利用檔案信息，這樣更能促進電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和處于領先地位。

三、結語

隨著信息化建設的飛速發(fā)展，電力企業(yè)不能再固步自封，而是要緊跟時代的步伐，努力尋求發(fā)展。電力企業(yè)在人們的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承擔著對國家和人民的責任，必須努力改善自身缺陷，在競爭中掌握有利的主動權，這樣就要求電力企業(yè)認識到檔案信息的重要性。檔案信息在電力企業(yè)的整個成長過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，根據(jù)以往的檔案信息分析可以讓電力企業(yè)立足于時代的前端，對電力企業(yè)各方面發(fā)展都起著很大的基礎作用。

參考文獻：

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