談如何提升辦公室檔案文書管理工作

蒲明桂

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）03-000-01

摘要社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息時(shí)代的進(jìn)步，辦公室檔案的文書管理工作也要有相應(yīng)的完善和提高，辦公室檔案的文書管理工作是現(xiàn)在企業(yè)重要的組成部分，為了公司企業(yè)間的協(xié)調(diào)發(fā)展，需要各個(gè)方面配合完善。本文在如何提高檔案文書的管理和改善做出了分析。

關(guān)鍵詞辦公室檔案文書管理

辦公室是一個(gè)企業(yè)公司的重要組成部分，傳遞著重要的信息和處理日常生活中的一些雜碎問題，起到基礎(chǔ)作用。檔案文書是辦公室保存的一些重要文件和信息，是上級(jí)傳達(dá)任務(wù)的一個(gè)基礎(chǔ)，起到協(xié)調(diào)、溝通的作用，在辦公室檔案文書方面及時(shí)發(fā)現(xiàn)弊端和做出提高，為整個(gè)企業(yè)公司穩(wěn)定的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、辦公室檔案文書管理的特征和存在弊端

（一）文書檔案管理的特征

最主要的是整理和收集資料，記載著一個(gè)企業(yè)公司的一個(gè)過程，還有一些歷史，為后人借鑒歷史起了充分的作用，文書管理的特點(diǎn)還有安全性。一個(gè)公司的機(jī)要或者加密文件存放在辦公室，這時(shí)也就和公司的管理聯(lián)系到了一起。文書檔案的管理有一定的綜合性，管理存放著公司各個(gè)方面的信息，分類比較多，內(nèi)容復(fù)雜，也有一定的難度。文書檔案管理應(yīng)用于文書工作，文書工作是秘書人員中十分重要的職能工作，被稱為“秀才”“筆桿子”。

（二）文書管理存在的問題

辦公室檔案文書可以形容成一個(gè)大系統(tǒng)，所以辦公室存放的文件種類也會(huì)特別多。種類繁雜，內(nèi)容豐富多彩，如果規(guī)放不完整，可能會(huì)造成麻煩給公司帶來麻煩，所以檔案文書的管理要有條理性。

制度的不規(guī)范管理，現(xiàn)在，大多數(shù)的企業(yè)把文書管理放在辦公室的文員身上，往往工作時(shí)間和內(nèi)容的安排可能會(huì)影響到文書管理的條例，處理起來會(huì)很隨意，時(shí)間久了，就會(huì)養(yǎng)成松懈的習(xí)慣，對(duì)檔案文書的工作不重視，無人看管的情況下就會(huì)隨意擺放、處理那些文件，管理制度松散，如果重要文件因?yàn)檫@么隨意的態(tài)度肆意擺放、擱置，有可能會(huì)給公司的整體發(fā)展帶來不便，時(shí)間越久，損失越大。文書檔案的利用率也比較低，意識(shí)不到管理方面也需要細(xì)心耐心，所以一定要協(xié)調(diào)發(fā)展。

現(xiàn)在信息化時(shí)代越來越快發(fā)展，人們對(duì)工作的認(rèn)識(shí)性越來越淺薄，多文書管理的認(rèn)識(shí)不到位，沒有做深入的了解，意識(shí)不到管理的重要性，把它形容成最普通乏味的工作，因?yàn)闆]有了解管理方面的相關(guān)知識(shí)，也沒有人主動(dòng)去做好這份工作，公司也是把別的工作放在首位，以至于文書管理一直落后于其他的工作內(nèi)容。

二、檔案文書管理的作用

辦公室的業(yè)務(wù)是一個(gè)公司、企業(yè)重要管理工作，文書檔案所涉及的工作內(nèi)容和公司日常業(yè)務(wù)和信息的傳達(dá)有著重要作用，文書管理是公司管理方面的一個(gè)象征和門面，文書管理的工作是否規(guī)范完美，和企業(yè)、公司管理水平有著一定的聯(lián)系，至關(guān)重要，也是給人的第一印象。

文書管理的工作和辦公室的業(yè)務(wù)是直接聯(lián)系到一起，也是公司管理方面的檢驗(yàn)手段和證明，越是看起來簡單、渺小的工作越要用心做好。

辦公室文書的管理是公司業(yè)務(wù)之間掛鉤的產(chǎn)物，直接影響到業(yè)務(wù)和管理水平，是辦公室的重要組成部分，就像左右手之間的聯(lián)系，相輔相成，是辦公室效率和質(zhì)量的證明，對(duì)整個(gè)企業(yè)、公司的運(yùn)營也有著很大的作用。

三、檔案文書管理的提升改善方法

檔案文書的工作最重要的就是保管、收集、存放資料，記載著公司的歷程和重要的信息，所以要在管理上規(guī)范體制，可以從信息時(shí)代方面入手。比如計(jì)算機(jī)，檔案文書的保管不只是一部分的管理，是整個(gè)企業(yè)的相關(guān)信息，如果只是靠人的大腦來記錄，不可避免的會(huì)遺忘，這就會(huì)影響公司的部分進(jìn)程，如果這方面使用計(jì)算機(jī)，和通信技術(shù)聯(lián)系在一起，電腦設(shè)備會(huì)把人類無法記錄的信息收集存放在一起，更好的補(bǔ)充，保護(hù)重要的信息，這樣就能全面協(xié)調(diào)的發(fā)展。

文書檔案的工作也要提高工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，離不開領(lǐng)導(dǎo)的督促和指導(dǎo)，要以身作則，提高自身的素質(zhì)，還有規(guī)范辦公室的制度，用實(shí)際行動(dòng)落實(shí)下來，加強(qiáng)管理意識(shí)，可以制定每周管理課，也可以給予表現(xiàn)好的員工獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)罰分明，讓每個(gè)員工認(rèn)識(shí)到自己所屬崗位的重要性，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面的知識(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力也要不斷提高，這樣才能和公司共同進(jìn)步和發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，辦公室作為企業(yè)、公司的重要組成部分，檔案文書管理工作也起到了非常重要的作用，要想有效的記錄、保存好相關(guān)文件和信息需要我們不斷的學(xué)習(xí)，積極運(yùn)用現(xiàn)在科技的技術(shù)，全面準(zhǔn)確的完成自己的工作，提高辦公室人員的素質(zhì)和加強(qiáng)檔案文書的管理，在保管制度上強(qiáng)化，讓員工認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)和使命，以身作則，提高辦公室的整體水平和標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)全面的發(fā)展，提升一個(gè)新的高度。

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