淺談公路檔案信息化建設(shè)及有效管理

劉青

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-01

摘 要 伴隨交通事業(yè)迅速發(fā)展，公路檔案數(shù)量也隨之增加。在交通發(fā)展中，公路檔案發(fā)揮著重要作用，需要對其進行妥善保管，基于此公路檔案的信息化建設(shè)與管理非常重要。本文就公路檔案信息化建設(shè)的必要性和現(xiàn)狀進行分析，并提出建設(shè)與管理建議。

關(guān)鍵詞 公路檔案 信息化 建設(shè) 管理

伴隨現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展，在公路檔案管理中信息化技術(shù)得到廣泛應用，其應用使傳統(tǒng)管理方式和手段發(fā)生改變，檔案管理進入信息化時代。在信息化管理公路檔案中，應注意信息資源的合理利用，通過有效途徑對資源進行協(xié)調(diào)，促進公路事業(yè)發(fā)展。

一、公路檔案信息化建設(shè)與管理的必要性

為適應現(xiàn)代社會發(fā)展，公路檔案管理應不斷革新管理模式，使服務能力得到提升。伴隨近些年電子時代蓬勃發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案管理的一種流行趨勢，而事實上紙質(zhì)文件被電子文件取代需要一個過程，在此過程中不僅需要改變工作人員的認知思維，還要使其各方面能力進一步提升。現(xiàn)階段，在公路檔案管理中，通常為無紙化辦公，使用全自動化辦公系統(tǒng)，多數(shù)文件存在方式為機讀文件，對此需要準備充足的電腦空間分類存放各類文件，使檔案系統(tǒng)真實性和價值得到保障，為相關(guān)部門工作的有序進行提供便利。

二、公路檔案信息化建設(shè)與管理的現(xiàn)狀

首先，管理方式缺乏統(tǒng)一性。公路檔案管理分管部門之間存在較大差別，分類、整理以及標注等管理習慣存在差異，使檔案管理難以得到統(tǒng)一，增加了管理難度，使信息化建設(shè)受到影響。其次，管理模塊缺乏完善性。現(xiàn)階段，公路檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務較差、管理質(zhì)量不佳，類型與時期不同的檔案無法有效融合，在一定程度上影響著信息化建設(shè)。最后，歸檔意識有待加強。信息化管理公路檔案對工作人員的要求比較高，不僅要求其具備良好專業(yè)能力和基礎(chǔ)知識，還需要其具備良好素質(zhì)，對信息化檔案管理的內(nèi)容與形式能夠充分理解與掌握，使檔案管理工作的開展受到影響。另外，在實際工作中，有些管理人員習慣使用紙質(zhì)文件，對信息化管理不適應，使文件管理的實效性和真實性降低。

三、公路檔案信息化建設(shè)與管理的建議

（一）形成信息化管理思想

針對信息化建設(shè)與管理，公路檔案管理相關(guān)工作人員首先應形成信息化管理思想，對以往的管理思想和理念需要徹底變革。信息化建設(shè)標志著公路檔案事業(yè)朝著信息化方向發(fā)展，應引起相關(guān)管理人員的高度重視，強化自身責任感和緊迫感，使思想認識進一步提升，充分認識到信息化建設(shè)對管理公路檔案的意義，將信息化建設(shè)提到管理工作日程中。公路檔案管理要求各級領(lǐng)導和工作人員都應形成信息化管理思想，使檔案管理從館藏式過渡到信息化。公路檔案管理工作人員應正確認識時代發(fā)展給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，使其工作責任感提升，通過現(xiàn)代科學技術(shù)實現(xiàn)檔案管理。

（二）建立檔案信息庫

信息化建設(shè)是以公路檔案的信息化改革為基礎(chǔ)，將以往紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，同時形成公路檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，這樣才能使紙質(zhì)檔案大范圍占用空間的問題得到解決，同時增加了信息儲存量，這與相關(guān)檔案應用需求相符合，使檔案應用及時性得到保障，使資源利用效率提升。數(shù)據(jù)庫的建立應做到第一時間補充并完善最新檔案資料，并定期維護和更新數(shù)據(jù)庫信息，使檔案資源的有效性和真實性得到保障。此外，管理人員應通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上建設(shè)共享平臺，為檔案信息的實時共享提供支持，通過此種方式擴寬公路檔案獲取途徑，以促進檔案管理發(fā)展。

（三）統(tǒng)一信息管理標準

近些年，大部分公路管理部門已經(jīng)著手建設(shè)信息化檔案管理工作，但就建設(shè)整體而言，其信息化水平仍無顯著提升，加上信息化管理標準缺乏全面統(tǒng)一，阻礙了檔案的信息化管理，給檔案信息共享帶來一定困難，因此為提供公路檔案信息的共享程度，可對檔案管理標準進行統(tǒng)一，在前期階段，檔案管理團隊應與實際檔案管理情況相結(jié)合，并認清公路管理的特點，以公路檔案相關(guān)管理規(guī)定和要求為依據(jù)，形成統(tǒng)一的管理標準，并在管理系統(tǒng)上增加投入力度，研究出具備較高適應性的軟件系統(tǒng)，形成系統(tǒng)、完善的管理平臺，再充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、微縮技術(shù)等，為檔案資源、網(wǎng)絡(luò)資源以及人才資源三方面的共享提供了技術(shù)支持，在一定程度上節(jié)約了財力、物力以及人力。

（四）強化管理人員業(yè)務素質(zhì)

對檔案管理工作而言，管理人員業(yè)務素質(zhì)直接影響著管理有效性，因此公路主管各級部門應重視管理人員業(yè)務素質(zhì)，定期組織開展人員培訓工作，使管理人員在培訓過程中不斷豐富自身認識，吸收更多、更新的檔案管理知識，以不斷提升自身業(yè)務素質(zhì)，對業(yè)務知識要求熟練掌握，使整體業(yè)務水平不斷提升，進而成為符合檔案管理工作要求的管理人員。伴隨自動化辦公系統(tǒng)的深入推行，電子文件形式盛行，給檔案管理工作帶來便利條件，而這需要管理人員熟悉和認識電子檔案相關(guān)知識，要求管理人員努力學習，緊跟社會發(fā)展步伐，樹立良好的企業(yè)形象，提升行業(yè)競爭力和影響力。另外管理人員應對電子文件進行鑒定，一方面是介質(zhì)文件密級，另一方面是文件真實性和完整性，其中真實性鑒定是對文件背景、內(nèi)容等與原始狀態(tài)是否一致的檢查；完整性鑒定是對文件背景、內(nèi)容等完整程度的檢查。只有鑒定合格的電子文件才能進行歸檔和管理，以保證檔案真實、準確。

四、結(jié)語

伴隨社會經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，在公路檔案管理方面的要求也隨之提升，基于此公路檔案管理應向信息化方向發(fā)展，落實信息化建設(shè)與管理。從信息化管理思想形成、檔案信息庫建立、信息管理標準、管理人員業(yè)務素質(zhì)提升等方面著手，確保公路檔案有序管理，促進公路事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

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