做好企業(yè)退休人員檔案管理的對策分析

劉洪祎

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-02

摘 要 做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。

關(guān)鍵詞 退休人員 檔案管理

一、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。

（一）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設(shè)的需要

按照建立與之相適應(yīng)的獨立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設(shè)計，用人單位在依法繳納社會保險費之后，不宜再承擔(dān)管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務(wù)對象人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實行社會化管理的基礎(chǔ)，也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設(shè)施。

（二）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的客觀要求

當(dāng)前，隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機(jī)構(gòu)，既不利于破產(chǎn)企業(yè)退休人員的人事檔案管理，也不利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善。如果實現(xiàn)對離退休人員的社會化統(tǒng)籌管理，就會減少因企業(yè)倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩(wěn)定。

（三）加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進(jìn)企業(yè)輕裝發(fā)展

實行人事檔案社會化管理，使退休人員一旦因達(dá)到退休年齡退出勞動領(lǐng)域后，將人事檔案轉(zhuǎn)移到相關(guān)社會托管機(jī)構(gòu)，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”“一包到死”的觀念，真正實現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，可有效降低企業(yè)經(jīng)營管理成本，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務(wù)中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務(wù)壓力越大的局面。

因此，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新常態(tài)下，加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強(qiáng)對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。

二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題

目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：

（一）檔案管理制度不完善

雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達(dá)地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進(jìn)，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進(jìn)行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）檔案移交接收管理不規(guī)范

企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等承擔(dān)，并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。

（三）檔案托管機(jī)構(gòu)工作經(jīng)費未納入政府財政預(yù)算

由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作，是國家社會保障體制改革建設(shè)衍生出來的配套服務(wù)工作，但由于退休人員數(shù)量多、專業(yè)性強(qiáng)、檔案利用量大，需要配備專業(yè)管理人員和必要的場地設(shè)施建設(shè)、維護(hù)投入。由于種種原因，作為公共服務(wù)重要組成部分的托管機(jī)構(gòu)一直沒能納入機(jī)構(gòu)編制、財政部門的管理，其正常的經(jīng)費沒有納入財政預(yù)算，一直靠收取托管費來維持。2015年國家取消檔案托管費收費項目后，一些托管機(jī)構(gòu)面臨經(jīng)費無源的嚴(yán)重問題。有些社會化檔案管理機(jī)構(gòu)也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。

（四）檔案利用率低，檢索效率低下

企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟(jì)房及拆遷房事宜查詢、提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補(bǔ)助費等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。

三、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議

（一）健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制

健全完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運用計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。

（二）加強(qiáng)宣傳，提高對退休人員檔案管理的認(rèn)識

有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認(rèn)識，營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。

（三）做好檔案移交接收工作

檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。

（四）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。

（五）建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊伍

由于這種社會化托管機(jī)構(gòu)是在不增加人員編制和人頭經(jīng)費的情況下開設(shè)的，可以通過面向社會公開招聘的方式，招聘具有較高專業(yè)水平和責(zé)任心的大學(xué)生，通過進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)工作和職業(yè)道德教育，也可以通過在系統(tǒng)內(nèi)部選擇具有較強(qiáng)責(zé)任心，且具有檔案管理經(jīng)驗的人員充實到企業(yè)退休人員的人事檔案管理，并建立長效的培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)、熱心為企業(yè)退休人員服務(wù)的職業(yè)道德和良好品德，更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務(wù)工作。

四、結(jié)語

總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。

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