做好檔案數(shù)字化工作的途徑分析

馬妍清

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）03-000-02

摘要隨著社會(huì)發(fā)展步伐的逐步加速和信息科技的日新月異，檔案工作迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)運(yùn)而生。作為具體從事檔案管理工作的人員能否積極適應(yīng)新形勢(shì)和掌握新技術(shù)，并推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作得到更好的發(fā)展，這對(duì)于推動(dòng)整個(gè)檔案事業(yè)發(fā)展的步伐具有尤為重要的作用。

關(guān)鍵詞數(shù)字化檔案管理現(xiàn)代信息技術(shù)檔案價(jià)值

數(shù)字化檔案管理是指在全面應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)基礎(chǔ)上，運(yùn)用一系列諸如掃描 、復(fù)制、粘貼、壓縮、編碼轉(zhuǎn)換、數(shù)字轉(zhuǎn)換等數(shù)字化手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息、以磁帶為載體的聲音信息和圖像信息轉(zhuǎn)化為可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等大容量存儲(chǔ)媒介中的數(shù)字信息，不僅便于工作人員對(duì)其進(jìn)行提取和標(biāo)識(shí)，還可以通過結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將其上載到服務(wù)器中來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化統(tǒng)一管理，這是一種全新的、科學(xué)化的、具有里程碑意義的新型檔案管理方法。檔案信息化發(fā)展的客觀要求是檔案數(shù)字化，其對(duì)于促進(jìn)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變、由傳統(tǒng)利用模式向現(xiàn)代利用模式轉(zhuǎn)變具有十分重要的作用和產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

一、建立數(shù)字檔案平臺(tái)

（一）建立檔案管理網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)

目前，勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)檔案部門已經(jīng)基本建立內(nèi)部局域網(wǎng)。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（ 即行政辦公網(wǎng)） 之間能夠無縫鏈接，可充分利用本企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站來構(gòu)建數(shù)字檔案管理的網(wǎng)頁，積極組織和推動(dòng)數(shù)據(jù)上網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案，為用戶提供更全面、便捷、個(gè)性化的服務(wù)。

（二）建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心

設(shè)在企業(yè)單位檔案室的電子文件數(shù)據(jù)管理中心是企業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中分類、整合、管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并通過在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)來共享電子文件信息資源。

（三）做好電子文件的自動(dòng)上傳收集

檔案室與企業(yè)單位信息管理電子檔案擁有廣泛的信息來源，信息形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，要想將如此之繁多且復(fù)雜的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集和歸檔，就必須要依靠制度來約束，歸檔電子文件的工作已經(jīng)納入本單位的立卷歸檔制度中。

（四）建立電子檔案“三位一體”的運(yùn)行模式

采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門“三位一體”的運(yùn)行模式進(jìn)行管理。電子文件形成的部門對(duì)業(yè)務(wù)熟悉度高，對(duì)電子文件歷史聯(lián)系具有較深的了解，對(duì)于鑒定、分析電子文件的價(jià)值最具話語權(quán)和指導(dǎo)權(quán)，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者；檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又對(duì)全局情況有較全面、深刻的了解，因此其更應(yīng)該有效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、嚴(yán)格把關(guān)的作用；而計(jì)算機(jī)與信息管理部門不僅是電子文件的形成者，還是設(shè)計(jì)與維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理與統(tǒng)籌電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、全面化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者與實(shí)施者。這種“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，可以有效地提高和保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量和效率。

二、建立數(shù)字檔案保障機(jī)制

（一）提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極做好應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備

積極推動(dòng)檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)教育地開展，有效提高管理者及檔案數(shù)字化相關(guān)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是保障數(shù)字檔案安全最為關(guān)鍵的一點(diǎn)。讓他們深刻地了解檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)因素及其帶來的后果，正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)的客觀性、不穩(wěn)定性、不確定性和危害性，積極做好在檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)的思想、技術(shù)、人才、資金、標(biāo)準(zhǔn)等方面的應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備，可以從根本上正確地制定和有效地實(shí)施檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)控制策略。

（二）建立和健全風(fēng)險(xiǎn)管理制度

檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：

人員管理制度：主要是要求構(gòu)建檔案數(shù)字化各崗位的責(zé)任制，將維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、全面性、完整性和準(zhǔn)確性等要求納入檔案數(shù)字化各崗位人員的職責(zé)里；

圖像處理制度：規(guī)范圖像去污、拼接、裁切等處理過程中的操作準(zhǔn)則和要求，防范因人為過度地處理圖像而導(dǎo)致圖像失真或檔案信息內(nèi)容缺失等問題，從而無法正確、真實(shí)地反映檔案地原貌；

數(shù)據(jù)校驗(yàn)制度：通過一致性比對(duì)和修正檔案實(shí)體和數(shù)字化檔案，可以有效地確保數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性、全面性和完整性；

機(jī)房管理制度：以確保機(jī)房的安全、整潔及信息安全為工作原則，通過嚴(yán)格規(guī)范人員進(jìn)出情況，通過機(jī)房鑰匙、設(shè)備、文件管理及采取機(jī)房值日等措施來加強(qiáng)對(duì)安全保密風(fēng)險(xiǎn)的防范；

系統(tǒng)管理制度：針對(duì)系統(tǒng)安全情況而制定適宜的系統(tǒng)操作規(guī)范，可以采取雙人負(fù)責(zé)制、雙人密碼制、系統(tǒng)操作登記等措施來提高對(duì)系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)的防范；

備份制度：明確數(shù)據(jù)備份的責(zé)任者、內(nèi)容、時(shí)間、方式、套數(shù)以及備份數(shù)據(jù)的保管和管理要求等內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，以應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)因設(shè)備故障、突然斷電、計(jì)算機(jī)病毒發(fā)作等突發(fā)事件或地震、火災(zāi)等自然因素而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)；

數(shù)字檔案利用制度：規(guī)范數(shù)字化檔案的利用程序和行為，就要防范非法訪問、修改和擅自拷貝、留存、傳播數(shù)字檔案資源等非法行為；設(shè)置檔案數(shù)字化設(shè)備維修報(bào)廢制度，對(duì)檔案數(shù)字化相關(guān)設(shè)備的維修報(bào)廢行為進(jìn)行規(guī)范和管制，防止在維修、報(bào)廢設(shè)備的過程中產(chǎn)生信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）建立完備的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系，做好風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)、排查和分析評(píng)估工作

首先建立自動(dòng)化的消防、技防系統(tǒng)，而有條件的單位可以將自動(dòng)滅火系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、電視監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等消防系統(tǒng)或設(shè)備配備在檔案數(shù)字化場(chǎng)所。

其次建立全面、安全、穩(wěn)定的數(shù)字化檔案信息安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，使檢測(cè)系統(tǒng)具備計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)、入侵檢測(cè)、防火墻、漏洞掃描、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、安全審計(jì)等功能，并能夠及時(shí)更新殺毒軟件病毒庫和安裝操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件漏洞補(bǔ)丁程序來阻止非法訪問和網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。

最后做好檔案數(shù)字化的日常安全保密管理和定期安全保密檢查，特別要確保涉密的檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行高度的物理隔離，一旦發(fā)現(xiàn)問題就要及時(shí)處理和上報(bào)。

（四）選用成熟設(shè)備，做好載體更新、數(shù)據(jù)遷移和異質(zhì)異地備份工作

首先在選用檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備時(shí)應(yīng)選用主流的技術(shù)成熟和質(zhì)量可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備。

其次做好技術(shù)跟蹤和定期檢測(cè)、更新存儲(chǔ)介質(zhì)、設(shè)備，在技術(shù)需要升級(jí)、載體出現(xiàn)老化等情況發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)做好遷移工作，對(duì)載體做好更新，避免存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備遭受過時(shí)、老化失效或格式被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)和后續(xù)問題。同時(shí)，工作人員也需要推動(dòng)更新載體的進(jìn)度和管理、監(jiān)督數(shù)據(jù)遷移的情況，并對(duì)轉(zhuǎn)換后的檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步的檢驗(yàn)，以確保核實(shí)其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息已經(jīng)被完整準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，進(jìn)一步全面維護(hù)數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性。

最后定期進(jìn)行備份并采取異地保存的手段。正確落實(shí)定期備份并實(shí)施異地保存的方法是防范天災(zāi)人禍等重大突發(fā)事件對(duì)數(shù)字檔案帶來毀滅性破壞的最佳方法，特別是對(duì)于重要或珍貴的檔案。有條件的企業(yè)還能通過利用不同的軟硬件、介質(zhì)及格式來實(shí)現(xiàn)異質(zhì)異地的備份保存。

四、結(jié)語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展步伐的不斷加快，檔案管理、使用和服務(wù)迎來了一個(gè)嶄新的臺(tái)階和發(fā)展階段，作為一名檔案工作者更應(yīng)本著為用戶提供更快更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)宗旨，加強(qiáng)管理各項(xiàng)檔案事務(wù)，促使檔案管理逐步向現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、個(gè)性化、科學(xué)化邁進(jìn)，進(jìn)一步提高檔案的使用頻率和工作效率，使數(shù)字檔案發(fā)揮其本身更大作用和影響。

參考文獻(xiàn)：

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