企業(yè)文件歸檔存在的問題分析

陶嵐

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）02-000-01

摘要就企業(yè)的生產(chǎn)、研究以及各項(xiàng)管理工作來說，企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越大的作用。但是，當(dāng)前企業(yè)文件歸檔中仍存在著些許問題，而其中最為嚴(yán)重的問題已經(jīng)嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案重要作用的充分發(fā)揮。本文作者就當(dāng)前企業(yè)文件歸檔工作中存在的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問題提出幾點(diǎn)有效性建議。

關(guān)鍵詞企業(yè)文件 歸檔問題 分析 對(duì)策 建議

企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的各種檔案的總和就是我們常說的企業(yè)檔案，它的構(gòu)成主要是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，其作為一個(gè)原始數(shù)據(jù)完整且詳細(xì)地記錄了企業(yè)的發(fā)展過程，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、維護(hù)企業(yè)形象以及促進(jìn)企業(yè)發(fā)展起到了非常重要的作用。因此，企業(yè)文件歸檔是一項(xiàng)非常重要的工作，其重要性不可忽視，必須要將其做好。但是，當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的文件歸檔工作仍存在著些許問題，這些問題嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的再次利用以及科研成果的進(jìn)一步推廣。

一、當(dāng)前企業(yè)文件歸檔工作中所存在的問題

（一）從企業(yè)文件的內(nèi)在質(zhì)量來說

1.文件材料或內(nèi)容不完整。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)存在著文件應(yīng)該有的材料沒有或是有的內(nèi)容填寫不完整的問題。如，有的企業(yè)缺少開工報(bào)告或是竣工報(bào)告，施工合同或是監(jiān)理合同等。還有部分文件在歸檔后發(fā)生變化如技術(shù)狀態(tài)、基建改造、設(shè)備維修等，在更改之后不能及時(shí)歸檔，對(duì)以后的資料查閱極其不利。

2.文件材料或內(nèi)容不準(zhǔn)確和不規(guī)范。企業(yè)大多數(shù)都會(huì)存在如計(jì)算公式、數(shù)據(jù)和專業(yè)術(shù)語以及計(jì)量單位等在填寫和使用上不準(zhǔn)確以及不規(guī)范的問題。對(duì)于企業(yè)文件材料中出現(xiàn)的不規(guī)范和不準(zhǔn)確的問題要進(jìn)行及時(shí)的糾正和支指出。圖紙不準(zhǔn)確的危害性有時(shí)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于不齊全的危害性，而科學(xué)技術(shù)檔案作為企業(yè)檔案構(gòu)成的主體，其準(zhǔn)確性于企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)而言是非常重要的。

（二）從企業(yè)文件的外在質(zhì)量來說

1.材料內(nèi)容不規(guī)范。文字材料打印件上的字號(hào)、字體沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而且部分施工記錄文件中的表述也不規(guī)范等。

2.簽署日期不規(guī)范。當(dāng)前，許多企業(yè)對(duì)簽署日期不夠重視，導(dǎo)致簽署日期五花八門，有的文件用斜線，有的文件用橫線，還有的是斜線和橫線并用，如 6/16—89年”，這種情況常常發(fā)生。

3.字跡和圖樣不清晰，圖標(biāo)也不夠簡(jiǎn)潔美觀，簽字確認(rèn)手續(xù)不完整，不用簽字筆進(jìn)行簽字反而是用印章或打印來替代，而且日期也不標(biāo)注。

4.沒有將原件和復(fù)印件分開存放，有的應(yīng)該歸還原件卻用復(fù)印件替代。

二、針對(duì)企業(yè)文件歸檔工作中存在的問題，提出的幾點(diǎn)建議

（一）重視并加強(qiáng)平時(shí)文件收集工作

相較于其他工作而言，文件收集是一項(xiàng)非常艱巨的工作，而且需要工作人員投入巨大的精力，需要極大的細(xì)心和耐心。想要把這項(xiàng)工作做好僅僅依靠一兩次的收集是不可能完成的，我們應(yīng)該將收集工作更多的放在平時(shí)的工作上，從點(diǎn)滴做起，這才是做好收集工作的基礎(chǔ)。第一，各部門的檔案工作人員應(yīng)該將辦理完成的文件及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔；第二，要對(duì)辦理完成的文件進(jìn)行檢查：是否有文件存在殘缺或是資料不全或是其他其他等問題，如有這種情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員和相關(guān)部門進(jìn)行追回或使其補(bǔ)辦；第三，嚴(yán)格執(zhí)行文件登記制度，無論是文件的借出還是收進(jìn)都需要登記在冊(cè)。上面所提到的三項(xiàng)內(nèi)容對(duì)于提高檔案歸檔工作質(zhì)量是非常重要的。

（二）全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案人員在努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高自身技術(shù)水平，不斷熟悉生產(chǎn)過程并提高自身業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，還要不斷學(xué)習(xí)行政管理、企業(yè)管理、社會(huì)心理學(xué)和相關(guān)法律以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的知識(shí)，以此來不斷提高自身看待問題、分析問題、解決問題以及遇事不驚隨時(shí)應(yīng)變的能力。由于檔案人員的工作要經(jīng)常與他人打交道，所以就必須要取得相關(guān)部門和技術(shù)人員的配合與支持，這是做好檔案歸檔工作的前提條件。同時(shí)這也就需要檔案人員要處理好與技術(shù)人員、以及生產(chǎn)部門和人員之間的關(guān)系。如果將這兩個(gè)關(guān)系處理好，那么檔案人員的歸檔工作就會(huì)非常順利，可以大大的提高工作效率，產(chǎn)生事半功倍的效果；反之，如果這兩個(gè)關(guān)系沒有處理好，那么歸檔工作的開展就會(huì)有非常大的難度，產(chǎn)生事倍功半的效果。因此，檔案人員在工作中必須要講究方式方法，要站在技術(shù)人員的角度思考問題，摸清對(duì)方的內(nèi)心想法，與技術(shù)人員進(jìn)行溝通使感情更加融洽，逐漸讓技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到歸檔工作的重要性，雙方達(dá)成共識(shí)，使得技術(shù)人員能夠?qū)n案工作從內(nèi)心認(rèn)可、理解和重視，從而配合檔案部門的工作，將檔案工作做的更好。

（三）加強(qiáng)檔案工作過程的管理

為防止企業(yè)文件在歸檔過程中問題的出現(xiàn)，并進(jìn)行及時(shí)的糾正，就必須要采取恰當(dāng)?shù)姆绞?，加?qiáng)過程管理。我們這里所說的“過程管理”是指，企業(yè)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)、具體的實(shí)施和項(xiàng)目的竣工與驗(yàn)收中的每個(gè)環(huán)節(jié)、階段和整個(gè)過程，都應(yīng)該有檔案工作人員參與其中，以此來協(xié)助和指導(dǎo)生產(chǎn)和技術(shù)人員等做好企業(yè)文件的形成、積累和歸檔工作。過程管理是當(dāng)前許多單位關(guān)注和重視的一個(gè)問題，并且有部分單位已經(jīng)做出了嘗試，并取得了階段性的成功。

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