提高辦公室文書處理質(zhì)量和效率策略探討

劉冰霜

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 辦公室是單位的重要部門，也是重要科室，在工作上承當(dāng)著信息傳達(dá)，綜合諧和，內(nèi)部管理以及會(huì)議接待等工作職責(zé)。辦公室的文書處置成為單位綜合信息中心，在工作中具有重要的作用，要想提升辦公室文書處置的質(zhì)量以及效率就需求停止戰(zhàn)略的優(yōu)化和考量，基于此，本文對(duì)其停止多項(xiàng)性的剖析和研討。

關(guān)鍵詞 辦公室 文書處理 質(zhì)量 效率 策略

辦公室文書處置工作的方式十分多，很多單位在文書處置方面遇到了十分棘手的問(wèn)題，因而對(duì)文書處置工作停止細(xì)化和研討是十分必要的，不只可以提升工作人員的義務(wù)認(rèn)識(shí)，還能夠提升對(duì)文書處置的程序認(rèn)識(shí)，并且得到相關(guān)工作部門的支持。以下是對(duì)辦公室文書處置質(zhì)量提升停止的戰(zhàn)略討論。

一、辦公室文書處理的主要內(nèi)容分析

在辦公室中文書處置的主要工作內(nèi)容包含對(duì)綜合部門各個(gè)類別工作事宜的處置，對(duì)各項(xiàng)文書的打印以及派送，將單位一些信息傳達(dá)給其他部門，收取相應(yīng)的資料。文書的收發(fā)也應(yīng)該停止及時(shí)的注銷和審閱，以此做好相關(guān)檔案的失密工作。此外，還要對(duì)投訴事情停止處置，借貸投訴者，關(guān)注單位考勤，及時(shí)接聽(tīng)辦公室電話等，以便保證各項(xiàng)事物都可以墨守成規(guī)的完成。辦公室文書工作的內(nèi)容很多，量很大，也十分復(fù)雜，需求在理清眉目的狀況下逐一處置，文書處置人員需求有義務(wù)認(rèn)識(shí)，有主人翁認(rèn)識(shí)，還有激烈的學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，這樣才干保證各項(xiàng)工作的有序、有效停止

二、提升辦公室文書處理工作效率的策略

（一）不斷增強(qiáng)工作人員責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)工作人員的辦事能力

辦公室的文書處置工作需求工作人員有一種義務(wù)認(rèn)識(shí)，在這種義務(wù)認(rèn)識(shí)的引導(dǎo)下，工作人員才干夠雜亂無(wú)章的停止工作，也可以提升工作效率。因而，作為辦公室文書處置人員，需求在工作中做到以下幾點(diǎn)：首先，將本人的思想道德程度和職業(yè)素質(zhì)停止提升，在工作期間堅(jiān)持豐滿的肉體態(tài)度，兢兢業(yè)業(yè)的工作，勤勤懇懇的學(xué)習(xí)，對(duì)文書處置一直堅(jiān)持一種高度的熱情，經(jīng)常參與到培訓(xùn)過(guò)程中，注重本身技藝的進(jìn)步，還要有努力研究的肉體，考究工作處置的效率與結(jié)果，注重過(guò)程，保證結(jié)果的稱心性。

（二）增強(qiáng)辦公室工作人員的程序意識(shí)，提升文書處理的效率

在辦公室中，要對(duì)各項(xiàng)文書停止處置，則需求工作人員有明晰的邏輯思想，保證各項(xiàng)工作展開(kāi)的有序性，因而工作人員需求有縝密的程序性思想。從以下幾點(diǎn)動(dòng)手停止工作：首先，在收錄文件工作的過(guò)程中，一定要有特地的人員停止拆封，根絕私自協(xié)助收取文件現(xiàn)象的發(fā)作，一切文件都要做好注銷，然后才干投入運(yùn)用。在收取文件以后，需求對(duì)文件予以細(xì)致的，認(rèn)真的核對(duì)，保證文件的內(nèi)容和文書分歧，沒(méi)有出入。假如是標(biāo)注“急”特”字樣的文件，工作人員能夠優(yōu)先對(duì)其處置。其次，文件的注銷要分類處置。不同類型和不同用處的文件要分開(kāi)處置，無(wú)論文件有多么緊急，都需求停止分類和注銷，這是必不可少的步驟，能夠運(yùn)用標(biāo)簽粘貼的辦法將文書按時(shí)按類別停止分類處置，以此更好的停止管理。辦公室人員在對(duì)文書停止審閱的過(guò)程中，要認(rèn)真，要認(rèn)真，本人檢查以后再送給指導(dǎo)停止二次審閱，以此保證文書沒(méi)有錯(cuò)誤的狀況下才干停止下發(fā)。在指導(dǎo)指示以后的下發(fā)過(guò)程中，還要送到相關(guān)的部門停止閱文，閱文的狀況也要做好記載。關(guān)于一些秘密類型的文件需求在辦公室閱文，這樣做主要是為了避免泄密現(xiàn)象的發(fā)作。最后，文書立卷以后也要留意放置問(wèn)題。安放的過(guò)程中，要留意一些防潮防蛀措施的運(yùn)用，定時(shí)定期的對(duì)這些文件加以清點(diǎn)，及時(shí)的做好查找工作，以此保證文書的完好性和文書的失密性。另外，在發(fā)文的過(guò)程中，需求派專業(yè)的人員對(duì)資料停止打印或者校正和裝訂，并且對(duì)文件做好編號(hào)的處置，以便于發(fā)文能夠正常停止。從上述闡述中能夠看到，要培育文書工作者的程序認(rèn)識(shí)，需求從工作的細(xì)節(jié)和方方面面動(dòng)手，這也是文書處置的關(guān)鍵所在。

（三）不斷加強(qiáng)工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，體現(xiàn)督查督辦的作用

首先，辦公室文書工作人員需求具備一定的政治素養(yǎng)以及道德質(zhì)量，讓每一個(gè)部門的工作人員都可以樹(shù)立起一心一意的工作理念，讓工作態(tài)度愈加嚴(yán)謹(jǐn)有效，并且對(duì)本人的工作忠于職守，不但為指導(dǎo)效能，為整個(gè)工作部門和整個(gè)集體效能，成為組織的好助手，成為單位的主干員工，因而在平常的工作中要培育起踏踏實(shí)實(shí)做人和認(rèn)認(rèn)真真做事的態(tài)度，讓每一份工作都可以更好更快的完成。堅(jiān)持廉潔自律的工作態(tài)度，積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的文化學(xué)問(wèn)，經(jīng)常和文字接觸，從而學(xué)習(xí)政治、歷史以及經(jīng)濟(jì)和法律方面的學(xué)問(wèn)，并且熟習(xí)OA辦公系統(tǒng)的詳細(xì)操作方式。辦公室的督查督辦工作是為了更好的促進(jìn)文書處置有效停止的一種工作方式，監(jiān)視文書處置過(guò)程中存在的根本問(wèn)題，以便于及時(shí)的開(kāi)展問(wèn)題和處理問(wèn)題，促進(jìn)文書處置效率的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)單位文書處置工作中的主要內(nèi)容紀(jì)停止了論述，并且提出了文書處置工作效率提升的方法和戰(zhàn)略，以此讓文書處置工作可以更好的展開(kāi)，不時(shí)的為單位作出更多的奉獻(xiàn)。除此之外，每一個(gè)文書工作人員還需求對(duì)本身素質(zhì)和本身技藝有全面的認(rèn)識(shí)，在日常的工作中留意積聚和提升。

參考文獻(xiàn)：

[1] 龔沙.提高辦公室文書處理質(zhì)量和效率[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2014（45）：194-194.