彩票行業(yè)檔案管理常見問題和對(duì)策研究

郭士杰

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使人們進(jìn)入了信息時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)的普及，對(duì)彩票行業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。為了適應(yīng)時(shí)代變化，必須加強(qiáng)彩票行業(yè)檔案管理工作。本文首先分析了彩票行業(yè)檔案管理工作存在的四大問題，并提出了加強(qiáng)彩票行業(yè)檔案管理工作的六大措施。

關(guān)鍵詞彩票行業(yè)檔案管理常見問題對(duì)策

一、彩票行業(yè)檔案管理問題分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活水平的提高，購買彩票的人數(shù)增加，彩票業(yè)務(wù)的范圍也逐漸的擴(kuò)大，與此同時(shí)，彩票行業(yè)檔案管理仍存在一些問題。

（一）行政功能與業(yè)務(wù)功能相統(tǒng)一，致使管理難度增加

在我國，彩票由事業(yè)單位（即彩票中心）進(jìn)行售賣，故其行政功能與業(yè)務(wù)功能相統(tǒng)一。并且，彩票的管理部門較多，為該類型彩票的相關(guān)部門、財(cái)政監(jiān)管部門、全國彩票發(fā)行機(jī)構(gòu)，同時(shí)，全國彩票發(fā)行機(jī)構(gòu)又分為中央與地方。多個(gè)管理部門使得檔案流向不明、檔案缺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這導(dǎo)致檔案管理工作難度增加，彩票檔案管理落后于彩票行業(yè)的變化。

（二）市場(chǎng)變化快，致使彩票種類及數(shù)量多

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們生活水平的提高，使得人們更加注重精神文化的享受，這間接增加了彩票的需求量。同時(shí)，彩票市場(chǎng)的不斷變化，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促使電視彩票以及即開彩票的種類增加，彩票的玩法增多。任何一種彩票的宣傳方案、銷售、發(fā)行方式的改變以及樣票的收集等，都涉及到彩票檔案管理的資料收集、歸檔、分類等。彩票市場(chǎng)變化快、彩票種類多，對(duì)于彩票檔案管理工作提出了巨大挑戰(zhàn)。

（三）缺乏統(tǒng)一管理系統(tǒng)，致使管理不規(guī)范

目前，由于各地經(jīng)濟(jì)水平、管理水平不同，各地彩票檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不盡相同。如：收集標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致歸檔編號(hào)不規(guī)范、檔案標(biāo)題格式不統(tǒng)一；檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不一致，多部門管理導(dǎo)致部分檔案卻在缺少、混亂的現(xiàn)象等。因此，必須建立全國統(tǒng)一的彩票檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（四）低標(biāo)準(zhǔn)管理，致使查閱效率低

雖然彩票行業(yè)檔案檢索有人工手動(dòng)檢索與計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，但采用人工手動(dòng)檢索的比例很高。雖然有各種輔助工具，但人工手動(dòng)檢索的效率仍比較低。同時(shí)，由于電子檔案不全，或者電子目錄名單不全，致使計(jì)算機(jī)檢索發(fā)揮的作用有限。

二、加強(qiáng)彩票行業(yè)檔案管理的重要舉措

（一）合理規(guī)劃檔案室

檔案記錄了彩票行業(yè)的發(fā)展歷史、彩票種類增加史，也記錄了彩票事業(yè)單位日常管理的具體情況，真實(shí)反映了該行業(yè)的每一次重大變化。為了更好的管理檔案，首先必須選擇一個(gè)合適的地方建立檔案室?；跈n案的安全，檔案室不能設(shè)立在辦公大樓的底層或者頂層，門與窗戶必須進(jìn)行加固處理，避免檔案被盜。同時(shí)，檔案室應(yīng)同辦公室分開設(shè)立，避免二者材料混淆。并且，檔案室必須具備良好的通風(fēng)條件，有條件的情況下，在檔案室安裝溫控裝置，將溫度常年控制在14到24攝氏度內(nèi)，且相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%RH到60%RH得而范圍之內(nèi)。合理規(guī)劃檔案室，是科學(xué)管理檔案的首要條件。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

只有思想上意識(shí)到檔案管理工作的重要性，行為上才會(huì)重視檔案管理工作。彩票單位必須加大宣傳力度，讓工作人員從思想上提高對(duì)檔案管理的重視程度。同時(shí)，加大對(duì)檔案室建設(shè)的時(shí)間、人力、物力的投入力度，打造高標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，從行為上突出對(duì)檔案管理的重視。建立健全相關(guān)的規(guī)章制度、人事結(jié)構(gòu)，提高彩票檔案管理水平。

（三）完善檔案管理制度

檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的關(guān)鍵。為了建立健全檔案管理制度，首先，要設(shè)立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)彩票行業(yè)的所有檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，規(guī)范檔案管理工作；其次，做好彩票檔案歸檔工作，由專人負(fù)責(zé)，任何人不得以何種理由私自阻止檔案歸檔；同時(shí)，為了對(duì)檔案進(jìn)行日常的整理、維護(hù)，需設(shè)置專職或者兼職檔案管理人員。該管理人員必須認(rèn)真、負(fù)責(zé)，定期查看檔案，避免潮濕、蟲蟻等對(duì)檔案造成破壞，做好防盜工作；最后，建立健全檔案收集、歸檔、分類管理、查閱、檔案保密即安全、電子檔案處理等制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理有規(guī)可依。同時(shí)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，健全彩票檔案管理人事結(jié)構(gòu)，明確各個(gè)崗位職責(zé)。對(duì)于重要的、秘密檔案的查閱、銷毀等，必須經(jīng)過特定人員審核、批準(zhǔn)才可進(jìn)行，且實(shí)施過程中，需嚴(yán)格履行處理程序，不得為提高效率盲目地簡化程序。借閱檔案歸還后，必須及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)損壞、失密等問題，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)補(bǔ)救。

（四）推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使人們進(jìn)入了信息時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)的普及，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。為了適應(yīng)時(shí)代變化，必須積極推進(jìn)彩票行業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程。首先，為檔案室配置檔案管理專用計(jì)算機(jī)，并對(duì)上面的檔案管理軟件及時(shí)更新；其次，將檔案室中的檔案進(jìn)行掃描，錄入電子檔案庫中，并按照一定的順序錄入文件名，建立電子目錄，以便于查找；同時(shí)，必須安排專門人員對(duì)電子檔案庫進(jìn)行管理，該工作人員必須掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，能夠錄入、查找、調(diào)出檔案。并且，工作人員有責(zé)任意識(shí)以及安全意識(shí)，不私自下載電子檔案，不外傳涉密檔案；對(duì)于一些重要的資料，不論其為何種形式（文字、圖片、視頻、聲音等），都要進(jìn)行編碼處理；在使用計(jì)算機(jī)查閱檔案時(shí)，不得私自對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改或者刪減；最后，要加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，黑客的產(chǎn)生，使得電子資料泄露風(fēng)險(xiǎn)增加。為了做好安全工作，必須定期對(duì)檔案管理專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢測(cè)、殺毒，定期請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)。

（五）加強(qiáng)檔案管理安全防護(hù)工作

彩票檔案，尤其是即開型彩票檔案，必須做好安全、保密工作，其管理工作的好壞，直接影響到彩票單位、社會(huì)大眾的利益。

首先，彩票單位應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案法、保密法等相關(guān)法律法規(guī)。從物質(zhì)條件上，為檔案室配備保險(xiǎn)柜、防盜鎖等防盜設(shè)備，最大程度降低檔案室被盜風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，對(duì)于一些失去價(jià)值的彩票、資料應(yīng)按程序及時(shí)處理。

其次，注意檔案收集過程的保密。之所以進(jìn)行檔案管理，是因?yàn)檫@些檔案本身有使用價(jià)值。在收集檔案時(shí)，首先要判斷該資料是否具有利用價(jià)值。這項(xiàng)工作必須由專業(yè)人員進(jìn)行價(jià)值判斷，杜絕沒有價(jià)值的資料歸檔占用存儲(chǔ)空間。涉及到彩票發(fā)展歷史，或者與彩票相關(guān)的事件都應(yīng)收集歸檔。對(duì)于歸檔的資料，可以按照時(shí)間或者事件類別進(jìn)行管理。同時(shí)，對(duì)于歸檔材料還可設(shè)置保管時(shí)間以及保密程度。只有實(shí)現(xiàn)歸檔工作的規(guī)范進(jìn)行，才能夠科學(xué)、有效的使用檔案。同時(shí)，對(duì)于借閱檔案的人或者單位，必須嚴(yán)格檢查，看其是否有借閱資格，對(duì)于不在其借閱范圍內(nèi)的檔案，堅(jiān)決不予提供。

（六）積極提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

彩票單位應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)及知識(shí)培訓(xùn)，讓其熟悉與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，及時(shí)掌握新的檔案管理觀念、方法，引導(dǎo)其樹立責(zé)任觀、安全觀、保密觀。同時(shí)，還可以邀請(qǐng)專門研究檔案管理的專家開講座，讓管理人員明白其工作的重要性以及檔案管理的意義。當(dāng)然，彩票單位在選擇管理人員時(shí)，應(yīng)提高聘任門檻，對(duì)管理人員的學(xué)歷、技能、道德修養(yǎng)做出明確說明。

三、結(jié)語

信息社會(huì)的不斷變化發(fā)展，對(duì)彩票行業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。為了解決彩票行業(yè)檔案管理現(xiàn)存問題，提高其管理水平，要做到：首先，重視檔案管理工作，合理規(guī)劃檔案室；其次，建立健全檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理；同時(shí)，完善檔案管理人事結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)與管理；再次，引進(jìn)檔案管理專用計(jì)算機(jī)，積極構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)；最后，運(yùn)用多種手段，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，做好檔案的安全防護(hù)工作。

參考文獻(xiàn)：

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