新時(shí)期高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)的思考

趙菲菲

(黑龍江省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150080)

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新時(shí)期高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)的思考

趙菲菲

(黑龍江省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150080)

圖書采購招標(biāo)是目前高校普遍采用的一種圖書采購方式，文章分析了實(shí)行圖書采購招標(biāo)的意義及招標(biāo)過程中應(yīng)明確的原則，提出應(yīng)當(dāng)以高校利益為本，擇優(yōu)評(píng)定中標(biāo)圖書供應(yīng)商，滿足高校圖書館建設(shè)需要。

高校圖書館；圖書采購招標(biāo)；規(guī)范性；圖書供應(yīng)商

近些年，圖書采購招標(biāo)已經(jīng)在全國各個(gè)高校相繼開展，而且逐漸成為趨勢(shì)和潮流。《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》于2000年1月1日正式開始實(shí)施，《中華人民共和國政府采購法》于2003年1月1日起施行，標(biāo)志著我國的招投標(biāo)管理逐步走向法制化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。本文就圖書采購招標(biāo)的意義及招標(biāo)應(yīng)當(dāng)明確的原則、規(guī)范進(jìn)行了分析與探討。

一、高校圖書館圖書采購招標(biāo)的意義

(一)有利于圖書采購公開化、透明化,避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生

(二)有利于保證高校圖書的質(zhì)量

由于出版無序?qū)е聲葱畔⒎稚?、書目信息不完?現(xiàn)在出版社與出版物種類激增,三大書目①社科新書目,②科教新書目,③全國地方版科技新書目以及各個(gè)出版社的書目介紹的圖書不足總量的1/4,另外的圖書則是通過其他出版信息或直接在書店與讀者見面。通過招標(biāo)采購,可以選擇比較有資質(zhì)的書商,提供較全書目信息并能根據(jù)所提供的書目信息滿足采購要求,拓寬采購渠道,提高了圖書的采購范圍,有利于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)和科研水平的提高,滿足高校對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。

(三)有利于圖書館獲得優(yōu)惠的折扣和完善的配套服務(wù)

書商為了最終占領(lǐng)市場(chǎng)和獲得訂單,他們?cè)谶M(jìn)行投標(biāo)文件的遞交時(shí),必然會(huì)竭盡所能地給予優(yōu)惠折扣,并提供全面周到的配套服務(wù)來吸引圖書館。通過招投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng),可使圖書館能夠用有限的資金獲得更多的圖書,充分發(fā)揮有限資金的使用效益,同時(shí)也為提高圖書采購質(zhì)量創(chuàng)造了有利條件。

(四)有利于提高工作效率,加快圖書流通的進(jìn)程

圖書采購中圖書館可以對(duì)書商提出盡可能詳細(xì)的相關(guān)配套服務(wù)要求,如蓋章、打號(hào)、夾磁針、貼條形碼、配帶MARC數(shù)據(jù)等,同時(shí)提高送書時(shí)效以及借助網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù),有了這些較為完善的配套服務(wù)，就能切實(shí)減少圖書館采編人員分類編目的壓力，大大提高了圖書館的工作效率,及時(shí)保證圖書的上架率。

二、圖書招標(biāo)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則

高校圖書采購招標(biāo)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的法律行為，因此圖書招標(biāo)所涉及的程序、內(nèi)容、組織行為等都必須遵循規(guī)范性原則，使招標(biāo)工作的整個(gè)過程貫穿法律性、科學(xué)性原則，從而保證圖書招標(biāo)工作健康有序地發(fā)展。圖書招標(biāo)的規(guī)范性原則具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)堅(jiān)持公開、公正、公平

對(duì)于如何提高死緩的適用率，學(xué)界提出了不同的意見。這些意見可以概括為兩個(gè)方面:一是通過立法途徑修改刑法的相關(guān)規(guī)定;二是通過司法解釋途徑對(duì)現(xiàn)有規(guī)定作有利于死緩適用的解釋。

具體地說，第一，圖書采購招標(biāo)過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息必須公開，使參加投標(biāo)的每個(gè)書商都能夠及時(shí)明確的了解到相關(guān)的信息;第二，招標(biāo)方所邀請(qǐng)的評(píng)委對(duì)各書商在投標(biāo)中所提供的服務(wù)和承諾必須在客觀、負(fù)責(zé)、公正的立場(chǎng)做出評(píng)判，不能對(duì)任何一家書商有所偏袒或傾向;第三，招標(biāo)方應(yīng)當(dāng)提供每個(gè)書商一個(gè)公平競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，防止個(gè)別書商采取不正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行競(jìng)標(biāo)。

(二)嚴(yán)格規(guī)范圖書招標(biāo)程序

規(guī)范圖書采購招標(biāo)程序能避免許多不必要錯(cuò)誤。第一步，實(shí)地考察及市場(chǎng)調(diào)查，在條件允許的情況下，到書店實(shí)地進(jìn)行考察，并聯(lián)系若干家書商并就具體問題進(jìn)行初次詢價(jià)，我校就是采取由招標(biāo)辦負(fù)責(zé)同志和圖書館相關(guān)同志進(jìn)行事先實(shí)地考察的方式，從而做到了做到未雨綢繆、心中有數(shù);第二步，校招標(biāo)辦、圖書館及監(jiān)察處等相關(guān)部門召開標(biāo)前準(zhǔn)備會(huì)，就可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行商討，并共同制定招標(biāo)有關(guān)事項(xiàng);第三步，由招標(biāo)辦制定招標(biāo)文件并確定招標(biāo)具體時(shí)間地點(diǎn); 第四步，在網(wǎng)上公開招標(biāo)信息，或電話聯(lián)系幾家比較了解的有信譽(yù)、有實(shí)力的書商，發(fā)放招標(biāo)文件;第五步，召開由招標(biāo)單位和書商參加的招標(biāo)會(huì)議，進(jìn)行招標(biāo);第六步，向評(píng)標(biāo)小組公布各書商的投標(biāo)信息，并由評(píng)標(biāo)小組進(jìn)行評(píng)標(biāo);第七步，招標(biāo)辦工作人員再次向書商詢價(jià)，并依據(jù)商務(wù)及技術(shù)綜合評(píng)比的最終結(jié)果對(duì)投標(biāo)的書商進(jìn)行排序;第八步，宣布中標(biāo)圖書供應(yīng)商，并與書商簽采購合同，履行各自義務(wù)和職責(zé)。

(三)招標(biāo)單位應(yīng)當(dāng)組織一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的評(píng)標(biāo)小組

招標(biāo)單位在開標(biāo)時(shí)，參加會(huì)議的人除了來投標(biāo)的書商之外，還應(yīng)該有本單位的相關(guān)人員和專家評(píng)委出席。這些相關(guān)人員和專家評(píng)委的確定，需要經(jīng)過仔細(xì)考察和認(rèn)真挑選，為了使招標(biāo)工作真正做到公平、公正、公開，具有一定的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，招標(biāo)單位評(píng)委成員一般由校招標(biāo)辦、財(cái)務(wù)處、圖書館、監(jiān)察處、審計(jì)處以及校外(內(nèi))聘請(qǐng)專家等成員組成。招標(biāo)辦作為招標(biāo)工作組織者，圖書館作為使用部門，監(jiān)察處作為招標(biāo)工作的監(jiān)督者，外聘專家作為招標(biāo)工作的見證人并負(fù)責(zé)技術(shù)評(píng)標(biāo)，大家各盡其份，共同打分，評(píng)出綜合指標(biāo)較為優(yōu)秀的書商作為中標(biāo)者。

(四)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)要一致，并賦予明確的分值等級(jí)

不同類型圖書招標(biāo)所處的環(huán)境不一樣，對(duì)評(píng)標(biāo)的內(nèi)容有較大差異，就目前中文圖書資料招標(biāo)而言，其評(píng)標(biāo)內(nèi)容設(shè)置和分值的賦予，也五花八門，但一般把評(píng)標(biāo)項(xiàng)目選定在三個(gè)方面:第一，書商資質(zhì)，其主要內(nèi)容為信譽(yù)情況，財(cái)務(wù)狀況，目前公司業(yè)績和與重點(diǎn)客戶合作情況，圖書來源渠道，網(wǎng)站建設(shè)和使用情況等等。第二，提供服務(wù)質(zhì)量，其主要內(nèi)容為所供圖書質(zhì)量，采訪書目信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和覆蓋程度，編目數(shù)據(jù)的完整程度和質(zhì)量，圖書訂到率，對(duì)圖書館所提書目以及自定較特殊主題圖書采購的反應(yīng)速度和能力，對(duì)訂單調(diào)整要求的反應(yīng)能力，對(duì)未能采購圖書訂單的處理，退書的處理，圖書包裝質(zhì)量、運(yùn)送及時(shí)性、搬運(yùn)到位程度等。第三，圖書供應(yīng)價(jià)格折扣。統(tǒng)一評(píng)標(biāo)內(nèi)容后，對(duì)其項(xiàng)目賦予分值，并制訂不同等級(jí)的打分標(biāo)準(zhǔn)，便于招標(biāo)專家評(píng)標(biāo)打分。

(五)合同詳盡，合理規(guī)范

招標(biāo)單位在確定了幾家書商為采購圖書中標(biāo)單位后，最終將與這幾家書商簽訂購書合同。這份合同既是兩家利益的保證書，又是書商提供服務(wù)的承諾書。所以在簽訂合同之前，雙方必須把有關(guān)服務(wù)內(nèi)容和承諾事項(xiàng)寫清楚。如要求書商提供電子版的采訪書目數(shù)據(jù)(社科新書目、科技書目、上海科書目等)，提供所發(fā)圖書的標(biāo)準(zhǔn)分類和MARC編目數(shù)據(jù)，新書到后如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題可及時(shí)退還等。將這些要求形成規(guī)范的文字落在紙面，并使之具有法律效力，以保證在今后的服務(wù)和業(yè)務(wù)往來中，碰到問題可以通過客觀公正的法律手段加以解決，從而最大限度的保證學(xué)校的利益不受損害。

三、圖書供應(yīng)商的選擇

圖書館應(yīng)根據(jù)圖書供應(yīng)商具備的全面的服務(wù)能力和圖書館復(fù)雜的業(yè)務(wù)要求來選擇圖書供應(yīng)商。面對(duì)眾多的圖書供應(yīng)商，高校圖書館要明確選擇比較好的供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)。全面細(xì)致、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)無疑地成為供應(yīng)商在圖書館市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中決勝的關(guān)鍵。

(一)良好的信譽(yù)度和綜合實(shí)力

良好的信譽(yù)度和綜合實(shí)力是圖書館選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)當(dāng)依據(jù)的重要因索。圖書館在確定圖書供應(yīng)商時(shí)很看重供應(yīng)商在當(dāng)?shù)氐恼\信表現(xiàn)以及它的綜合實(shí)力，包括經(jīng)營規(guī)模、資金狀況、公司人員索質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)化管理程度、當(dāng)?shù)乜蛻袅?、?dāng)?shù)劁N售量、圖書品種覆蓋面、團(tuán)購能力、訂購的到貨速度與到貨率等，尤其是一些重點(diǎn)出版社圖書的到貨率。

(二)采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化

由于文獻(xiàn)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化的發(fā)展，使得文獻(xiàn)采集和編目數(shù)據(jù)的處理可以批量化一次性完成，而為圖書館所共享。目前圖書館普遍要求圖書供應(yīng)商提供中文圖書的CNMARC標(biāo)準(zhǔn)格式的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)，以便于圖書館采訪人員和編目人員套錄后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查重，生成采訪數(shù)據(jù)庫和電子訂單，建立館藏書目數(shù)據(jù)庫，降低圖書館采編人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量與效率。為此，圖書供應(yīng)商必須具備標(biāo)準(zhǔn)化的圖書信息數(shù)據(jù)資源，及時(shí)準(zhǔn)確地向圖書館通報(bào)圖書信息，既有印刷型的書目，也有數(shù)宇化的電子書目；既有未來新書的預(yù)訂書目.更應(yīng)有反映庫存的現(xiàn)貨書目。

(三)文獻(xiàn)加工服務(wù)規(guī)范化

已往供應(yīng)商提供給圖書館的只是淺層次的供貨服務(wù)，在數(shù)據(jù)和圖書加工問題上都沒有形成有效的服務(wù)體系?，F(xiàn)在，圖書館為減輕驗(yàn)收、編目人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，普遍要求供應(yīng)商做好前期的圖書加工服務(wù)，比如完成加蓋館藏章、加貼防盜磁條、書標(biāo)、和粘貼條形碼等工序。

(四)高效率的物流配送體系

過去，圖書配送流程操作時(shí)間較長，成本高，效率低，不利于圖書與讀者及時(shí)見面?，F(xiàn)在，圖書館對(duì)配套服務(wù)的高要求使得供應(yīng)商必須具有高效率的物流配送體系，才能保證訂到的圖書能夠盡快地送抵圖書館。

(五)量體裁衣，提供優(yōu)質(zhì)的個(gè)性化服務(wù)

除了要求提供數(shù)據(jù)和圖書加工服務(wù)外，圖書館還要求供應(yīng)商提供完善的售后服務(wù)。比如，免費(fèi)送貨上門、正當(dāng)退貨、義務(wù)咨詢、有針對(duì)性地制作個(gè)性化征訂數(shù)據(jù)報(bào)送給相應(yīng)的圖書館等。還有的圖書館提出，對(duì)加蓋了館藏章的圖書，若有破損，供應(yīng)商也應(yīng)及時(shí)退貨、補(bǔ)貨或換貨；對(duì)于超過原定價(jià)30%的圖書，要求供應(yīng)商及時(shí)通報(bào)圖書館，并重新確認(rèn)訂購關(guān)系，否則圖書館可以拒收等。

(六)折扣率要優(yōu)惠并兼顧合理

圖書價(jià)格在前些年里不斷攀升，使圖書館倍感購書經(jīng)費(fèi)緊張。圖書采購利用招標(biāo)的方式進(jìn)行，將圖書折扣率提高，從而提高資金使用效益，節(jié)約資金。雖然高折扣使得圖書館可以利用同樣的資金買到更多的圖書，但是折扣越高，往往對(duì)圖書館到書率影響越大。本省的一些高校就曾經(jīng)發(fā)生過供應(yīng)商為了自身利益，拒絕進(jìn)那些發(fā)行量少且只有微薄利潤的圖書，造成圖書館訂貨量與到貨量的失衡，從而給學(xué)校的教學(xué)研究造成了不好的影響。這是高校圖書館在選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)該慎重考慮的。

隨著圖書采購招標(biāo)的不斷發(fā)展和完善，高校的圖書招標(biāo)工作必將更加規(guī)范化、科學(xué)化。

[1]黃靜.高校圖書館圖書采購探析與對(duì)策[J].河南圖書館學(xué)刊，2016，(9).

[2]蔡時(shí)連.政府招標(biāo)采購下高校圖書采購質(zhì)量控制的思考[J].圖書情報(bào)工作，2015，(S2).

[3]黃衛(wèi)華.高校圖書采購的公開招標(biāo)與競(jìng)爭(zhēng)談判[J].重慶三峽學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，(5).

[4]劉振義.高校圖書采購渠道管理[J].圖書館學(xué)刊，2012，(1).

[5]高景昌，王樹迎.對(duì)高校圖書采購招標(biāo)幾個(gè)問題的思考[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2014，(12).

趙菲菲(1982-)，女，黑龍江克山人，碩士，黑龍江省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司行政，主要從事招標(biāo)及資產(chǎn)管理研究。