國際工程項(xiàng)目合同交底經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)

(中國電建集團(tuán)華東勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司 浙江 杭州 310014)

國際工程項(xiàng)目合同交底經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)

王順波

(中國電建集團(tuán)華東勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司浙江杭州310014)

合同交底是項(xiàng)目合同執(zhí)行中非常重要的一環(huán)，通過合同交底可以使項(xiàng)目部全體成員提高合同意識(shí)、熟悉合同的工作內(nèi)容和范圍、了解合同雙方的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)，是項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的前提。工程項(xiàng)目的合同管理工作包括了變更與索賠管理，計(jì)量與成本管理，進(jìn)度與計(jì)劃管理等重要內(nèi)容。合同交底也是一個(gè)建立和明確合同管理組織和管理制度，落實(shí)合同管理程序的重要基礎(chǔ)。本文對筆者參與建設(shè)多個(gè)EPC總承包項(xiàng)目從項(xiàng)目合同執(zhí)行者的角度，總結(jié)了對計(jì)劃合同交底工作執(zhí)行中的一些體會(huì)，以供其他國際工程項(xiàng)目執(zhí)行借鑒。

工程項(xiàng)目管理;合同管理;合同交底

合同交底是指由合同簽訂人員或項(xiàng)目合同管理人員向合同執(zhí)行成員介紹合同的主要內(nèi)容，包括合同背景和基本情況、合同相關(guān)方及各方權(quán)利義務(wù)、進(jìn)度計(jì)劃及節(jié)點(diǎn)要求、質(zhì)量目標(biāo)及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收批復(fù)的程序及要求、結(jié)算方式及支付流程、爭議處理程序、違約責(zé)任、索賠要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和防范措施等。

通過向合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)對以上合同主要內(nèi)容的解釋和說明，使項(xiàng)目成員熟悉合同雙方的責(zé)任、工作內(nèi)容和范圍，了解合同雙方的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。并通過介紹項(xiàng)目合同管理程序，各職能部門的執(zhí)行要點(diǎn)和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，促使項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)提高合同意識(shí)，樹立全局觀念，將各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)一致，避免執(zhí)行中的違約行為。

合同交底可以讓合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)領(lǐng)會(huì)合同意圖，并通過討論集思廣益，引導(dǎo)大家思考并發(fā)現(xiàn)合同中潛在的問題，包括合同中可能隱藏的各類風(fēng)險(xiǎn)、合同條款中的矛盾、用詞含糊或界限不清等問題。通過合同交底和討論，可以避免進(jìn)入工作后才發(fā)現(xiàn)問題所帶來的措手不及，也有利于調(diào)動(dòng)全體項(xiàng)目成員積極完善合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施，提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)整體合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

一、合同交底的重要性

首先，合同交底是合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)人員了解合同、統(tǒng)一合同理解的需要。合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中各成員的知識(shí)結(jié)構(gòu)水平均有差異，個(gè)人工程經(jīng)驗(yàn)不同，對不同的條款也有不同深度的理解。需要通過合同交底，使項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)各成員對合同各條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí)，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`，繼而影響在遇到實(shí)際問題時(shí)處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實(shí)施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對項(xiàng)目執(zhí)行成員進(jìn)行合同交底是非常必要的，特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)，這些需要執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。

其次，合同交底是明確合同執(zhí)行成員工作界限的需要。合同文件是合同雙方正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)。合同規(guī)定了合同雙方的權(quán)利義務(wù)，規(guī)范了各項(xiàng)工程活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)、程序、界限，必須提醒合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的具體成員注意執(zhí)行各項(xiàng)工程活動(dòng)的依據(jù)和法律后果，以使在工程實(shí)施中進(jìn)行有效、及時(shí)的控制和處理，這是合同交底的基本內(nèi)容之一，也是規(guī)范合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員各項(xiàng)工作所必須的。

自從中國開啟"走出去"戰(zhàn)略以來,眾多海外項(xiàng)目都在摸索中前行。許多海外項(xiàng)目在執(zhí)行中卻往往忽視了做一個(gè)詳盡的合同交底，不少海外項(xiàng)目也為此付出了不少“學(xué)費(fèi)”。項(xiàng)目前期合同談判團(tuán)隊(duì)并不是項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，因此在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中除了項(xiàng)目經(jīng)理、總工和合同經(jīng)理對合同有所了解外，項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中的其他成員對合同具體情況并不了解，對合同談判過程中雙方的關(guān)注點(diǎn)也不是非常清楚，合同簽訂時(shí)對項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對考慮也了解不全，存在著一定的執(zhí)行難度和風(fēng)險(xiǎn)。而項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)其他成員多數(shù)也僅是通過相互之間的溝通，形成了對合同的初步認(rèn)識(shí)。因此，做好合同交底，對項(xiàng)目執(zhí)行至關(guān)重要。

二、合同交底的程序

合同交底通?？梢苑謱哟伟匆欢ǔ绦蜻M(jìn)行，根據(jù)筆者的項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)來看，合同交底可至少分為兩級(jí)：

一是項(xiàng)目合同談判、簽約團(tuán)隊(duì)成員對項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行的合同交底。通過陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)，使項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)了解合同簽訂時(shí)的基本情況，合同談判過程中雙方的關(guān)注點(diǎn)，合同簽訂時(shí)對項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對考慮，以減少合同執(zhí)行過程中的執(zhí)行難度和風(fēng)險(xiǎn)。在筆者的項(xiàng)目執(zhí)行過程中明顯感到項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)對合同情況的了解比較欠缺。因此，一方面可以盡早確定項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)主要人員，安排介入并參與到合同談判、簽訂過程；另一方面，需要對項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的主要人員進(jìn)行詳細(xì)的合同交底，保證合同談判團(tuán)隊(duì)和執(zhí)行團(tuán)隊(duì)達(dá)到對合同的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。

二是項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中合同管理人員向項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)其他成員的合同交底。對項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員陳述合同基本情況、合同工作范圍、合同執(zhí)行計(jì)劃、各職能部門的執(zhí)行要點(diǎn)、各部門和工作環(huán)節(jié)的合同風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對措施等。通過合同交底，可以達(dá)到強(qiáng)調(diào)各個(gè)職能部門在工作中需要注意的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)，對項(xiàng)目各施工隊(duì)伍的工作范圍、內(nèi)容和責(zé)任也可以一并介紹，便于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在合同的執(zhí)行過程中，少出甚至不出偏差。同時(shí)，對項(xiàng)目合同執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行分析和介紹，包括項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃，各主要單項(xiàng)工程的施工順序和安排，重要工程節(jié)點(diǎn)的完成時(shí)間要求等，使各執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員明確在項(xiàng)目的不同階段各自的工作任務(wù)，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)和努力方向。

在此基礎(chǔ)之上，項(xiàng)目各職能部門需要將具體執(zhí)行過程中的情況和發(fā)現(xiàn)的問題反饋給項(xiàng)目合同管理人員，由項(xiàng)目合同管理人員對這些遇到的問題進(jìn)行分析和處理，同時(shí)結(jié)合存在的問題對合同執(zhí)行計(jì)劃、合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險(xiǎn)防范措施進(jìn)行進(jìn)一步修改完善。如有必要，需要和項(xiàng)目合同談判團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，及時(shí)解決執(zhí)行中的問題。

三、合同交底中的注意事項(xiàng)

1、 做好項(xiàng)目合同交底的資料準(zhǔn)備工作。

在向項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)做合同交底前需要準(zhǔn)備好合同交底資料，包括最終簽字版合同、合同條款摘要和合同執(zhí)行總計(jì)劃安排以及合同澄清等文件。首先要將項(xiàng)目合同的最終簽字版文件按專業(yè)和工作需要分發(fā)給相關(guān)人員，使團(tuán)隊(duì)人員在具體工作中清楚知道工作的依據(jù)。其次，需要由合同管理人員對項(xiàng)目合同條款做出摘要，列出項(xiàng)目合同條款的主要內(nèi)容，有條件的話應(yīng)該對相似項(xiàng)目合同做出橫向?qū)Ρ?。有利于?xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的成員了解類似項(xiàng)目中合同的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)，同樣的問題可以通過集群管理的模式進(jìn)行簡化和規(guī)范，不同的問題可以區(qū)別對待，做好區(qū)分。同時(shí)，需要對項(xiàng)目執(zhí)行的總體規(guī)劃做出說明，列出項(xiàng)目執(zhí)行的重要節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵路徑，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員做到心中有數(shù)，明確工作目標(biāo)。最后，需要團(tuán)隊(duì)成員對存在的其他疑問進(jìn)行溝通和討論，解答相互之間的疑問，達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。

在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)人員對保險(xiǎn)購買責(zé)任方的理解與合同規(guī)定不同。通過溝通了解到很多同事參考的合同都是可編輯版(WORD版本)，此版本的合同責(zé)任劃分恰好與最終簽字版的合同責(zé)任劃分相反。進(jìn)一步了解此問題發(fā)現(xiàn)，為了易于閱讀和引用，項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員頻繁參閱的都是可編輯版合同。但是，項(xiàng)目合同在最終簽字前有過多次的修訂和談判，產(chǎn)生了許多過程版本，又經(jīng)過相互傳閱，難免造成中間版本流轉(zhuǎn)給項(xiàng)目執(zhí)行成員，而項(xiàng)目執(zhí)行成員在參閱合同時(shí)有可能根本沒有意識(shí)到參閱的文件可能并不是最終簽字的合同文件。鑒于此情況，項(xiàng)目計(jì)劃合同部立即將項(xiàng)目合同文件的最終簽字掃描件重新整理打包，按專業(yè)需要發(fā)送給各相關(guān)人員，強(qiáng)調(diào)以簽字掃描件為準(zhǔn)，以確保合同內(nèi)容的正確性。

2、合同交底工作應(yīng)該覆蓋到全體參與項(xiàng)目執(zhí)行成員。

合同不僅是項(xiàng)目部開展工作的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目各執(zhí)行成員做好各自工作的依據(jù)。各項(xiàng)目成員需要對合同有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，也需要根據(jù)各自不同的工作范圍、內(nèi)容，了解合同對其相關(guān)工作范圍、程序等方面的規(guī)定。筆者參與的某項(xiàng)目執(zhí)行分為三個(gè)部分，一是項(xiàng)目群團(tuán)隊(duì)，包括采購部、財(cái)務(wù)部、人資部等；二是項(xiàng)目現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)，包括計(jì)劃合同部、工程技術(shù)部、HSE部和綜合管理部；還有院總部的設(shè)備采購、進(jìn)出口和物流團(tuán)隊(duì)等。項(xiàng)目在執(zhí)行過程中合同交底工作僅針對了現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)，對項(xiàng)目群參與執(zhí)行的團(tuán)隊(duì)和院總部參與執(zhí)行的團(tuán)隊(duì)覆蓋不夠。以至于在具體執(zhí)行過程中三個(gè)團(tuán)隊(duì)中會(huì)出現(xiàn)不同的理解和操作，其中之一便是項(xiàng)目文件編號(hào)管理，幾部分團(tuán)隊(duì)各自參考各自的工作經(jīng)驗(yàn)，各有不同的編號(hào)體系，給合同管理帶來了不必要的麻煩。此外，雖然在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)對項(xiàng)目現(xiàn)場全體執(zhí)行人員進(jìn)行了計(jì)劃合同交底，然而隨著項(xiàng)目的執(zhí)行，不斷有新的員工加入到項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)中，這些后加入的成員對項(xiàng)目的具體合同情況并不了解，因此也需要對新加入團(tuán)隊(duì)的成員做定向的合同交底，提高全體成員的合同意識(shí)，使項(xiàng)目全部執(zhí)行成員都了解合同，并按合同規(guī)定開展相關(guān)工作。

3、重視對主合同和各分包合同范圍的澄清。

根據(jù)EPC總承包項(xiàng)目執(zhí)行的需要，項(xiàng)目執(zhí)行過程中會(huì)簽訂許多施工分包合同、采購合同以及咨詢服務(wù)合同等，這些是總包商對主合同的分解執(zhí)行，需要逐一對相關(guān)管理人員進(jìn)行交底，明確主合同的要求以及分包合同工作范圍。在某風(fēng)電EPC總承包合同中，設(shè)備采購、運(yùn)輸、卸貨、安裝、調(diào)試及試運(yùn)行是總包商的責(zé)任，但是這些工作的執(zhí)行卻由供貨單位、運(yùn)輸單位、安裝單位共同協(xié)調(diào)完成。在某次卸貨過程中，現(xiàn)場安裝分包商表示不負(fù)責(zé)對到場設(shè)備中的備品備件卸貨和保管。而依據(jù)分包合同工作范圍劃分所有總包單位購買的設(shè)備、材料等在由運(yùn)輸單位運(yùn)抵現(xiàn)場后，現(xiàn)場的卸貨、看管、二次倒運(yùn)等均在施工分包商的工作范圍內(nèi)，因此要求分包商做好現(xiàn)場卸貨、看管等工作。由此可以看出，雖然合同雙方簽訂了約束和明確各自責(zé)任范圍的合同文件，但是不僅我方人員，包括分包商人員也會(huì)對合同范圍界定有不清楚的地方，因此特別需要對合同各方的工作范圍界限做好澄清，并理清各分包合同與主合同的關(guān)聯(lián)。

4、加強(qiáng)持續(xù)溝通與反饋。

項(xiàng)目合同中難免會(huì)有一些規(guī)定不夠明確，這要求合同交底工作要有持續(xù)性，持續(xù)對合同交底的內(nèi)容進(jìn)行溝通，整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)協(xié)同解決遇到的問題。在某項(xiàng)目上報(bào)風(fēng)機(jī)安裝驗(yàn)收檢查清單時(shí)，現(xiàn)場監(jiān)理提出要求全部報(bào)送彩色文檔，現(xiàn)場人員并不了解合同具體要求，立即向合同管理人員反映，經(jīng)查閱項(xiàng)目合同后發(fā)現(xiàn)對此并無嚴(yán)格的要求,我方有理由拒絕現(xiàn)場監(jiān)理的要求?，F(xiàn)場人員在發(fā)現(xiàn)類似有邊界的問題時(shí)，需要及時(shí)與合同部門溝通和反饋，相互協(xié)作，共同解決合同執(zhí)行中出現(xiàn)的合同問題以避免造成項(xiàng)目不必要的損失和浪費(fèi)。

工程項(xiàng)目合同對項(xiàng)目參與方而言是至關(guān)重要的，項(xiàng)目管理是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目合同履約的前提，合同交底則是項(xiàng)目管理的首要任務(wù)之一，它關(guān)系到建設(shè)項(xiàng)目能否順利進(jìn)行并如約完成。只有在實(shí)踐中更好的運(yùn)用并加以改進(jìn)，才能使合同交底能夠更好的為項(xiàng)目執(zhí)行服務(wù)。

[1]康滿意,練金丹.合同管理中的合同交底[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì),2011(3)

[2]高起來. 淺談項(xiàng)目管理中的合同交底重要性[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào). 2010(26)

[3]郭玉龍,楊輝麗.有關(guān)施工項(xiàng)目管理中合同交底問題的探討[J]. 沿海企業(yè)與科技, 2007(06)

：王順波(1985-)，男，漢，湖北丹江口人，助理工程師，大學(xué)本科，研究方向海外項(xiàng)目工程合同管理。