高校信息化建設“走彎路”現(xiàn)象分析與對策

王成　黃莉

摘 要：目前國內高校信息化建設已取得較為突出的成就，但同時也走了一些彎路，主要體現(xiàn)在信息化管理與服務模式不完善，業(yè)務需求變動頻繁；規(guī)劃和服務設計不深入，系統(tǒng)更新升級頻繁；信息化項目定位不準，實用性較差。分析“走彎路”現(xiàn)象的根源不僅有利于避免浪費建設經費、節(jié)約建設時間，也利于推進高校信息化健康可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：高校信息化；信息化管理；項目管理

中圖分類號：G472.1 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2016）23-0064-03

一、高校信息化現(xiàn)狀及不足

國內高校信息化建設經歷了幾個不同的發(fā)展階段，從早期的孤立的業(yè)務系統(tǒng)建設到系統(tǒng)集成化、數(shù)據(jù)共享化、業(yè)務整合化等長足進步。目前不少高校已建成了較為完備的信息化服務平臺，但伴隨著大量信息化建設，也出現(xiàn)了各種走彎路現(xiàn)象，其中的經驗和教訓值得深入關注。

（1）部分信息化項目定位不準，實用性差。沒有充分調研用戶需求、使用習慣，或者沒有根據(jù)學校的信息化環(huán)境，未經科學論證就開啟建設項目。導致相關系統(tǒng)使用率不高，加上后續(xù)升級與更新問題不到位，最后只能廢棄或推倒重建。

（2）規(guī)劃和服務設計不深入，系統(tǒng)更新頻繁。由于業(yè)務系統(tǒng)頂層設計粗糙，項目的功能設計主要著眼于解決當下的問題，隨著高校業(yè)務的發(fā)展，需要不斷進行系統(tǒng)更新和升級。每次升級和更新過程都需要付出較多的時間和經費成本。信息化實施部門沒有密切關注各個業(yè)務部門的實際需要，沒有站在全校的高度統(tǒng)籌考慮項目建設，信息化建設處于某種無序狀態(tài)中。

（3）管理理念與服務理念與師生的期望有較大差距。信息化作為有力的工具，是對傳統(tǒng)的高校管理和服務理念的革命，但是傳統(tǒng)管理體系和條塊化管理服務模式，阻礙著信息化服務的進一步發(fā)展，信息化實施部門只能做有限的規(guī)劃和頂層設計來迎合學校信息化需求。

信息化“走彎路”現(xiàn)象是信息化發(fā)展到一定階段的產物，而解決“走彎路”現(xiàn)象又面臨著一系列的實際的工作困難。

（1）協(xié)調困難。體量龐大的業(yè)務系統(tǒng)使信息化改造、提升較為困難，需要協(xié)調校內不同業(yè)務部門及相關廠家；學校業(yè)務的不斷發(fā)展，對業(yè)務系統(tǒng)的內在整合提出更高要求，常常流程改動涉及多個業(yè)務系統(tǒng)，需要協(xié)調相關的業(yè)務部門及廠家，但由于項目早已完結，配合意愿和支持力度有著較大的不確定性。

（2）技術困境。由于核心技術受制于廠家，學校在業(yè)務改造方面，技術方案首先需要各廠家達成一致意見，難以落實高校多樣化的信息化需求，也難以在技術上得到較好的支撐。

（3）需要付出更多的建設經費和時間成本。信息化建設同樣存在“邊際成本”增加而效用遞減的規(guī)律，信息化提升與改造需要兼顧現(xiàn)狀態(tài)，信息化需要更多技術人員投入，溝通廠家和學校各業(yè)務部門，同時對項目管理能力提出了考驗。

信息化“走彎路”也導致了不能及時滿足師生的信息化需求；信息化升級改造費用相對較高，學校議價能力相對較弱，造成較大的費用開支。

當前部分高校面對“彎路”現(xiàn)象，往往會陷入兩難的困境：是加大投入擴建還是繼續(xù)觀望。繼續(xù)投資往往使信息化越來越被動，協(xié)調壓力、時間壓力較大，效果也不一定理想，更難以推動高校信息化可持續(xù)發(fā)展，而繼續(xù)觀望則又會錯過信息化的最佳時機。

二、信息化建設常見的“走彎路”現(xiàn)象原因分析

高校信息化的“走彎路”現(xiàn)象與信息化特質密切相關。特質一：信息化專業(yè)性較強，具有較高的專業(yè)門檻，信息化實施過程中需要對IT技術有比較深入的了解，才能充分利用好IT技術性能，才能在項目管理中科學地規(guī)劃和實施。特質二：信息化內容繁多，涉及人事、財務、學工、教務、科研等方面，包含硬件支撐平臺、網(wǎng)絡平臺、信息化服務平臺，業(yè)務相對復雜。特質三：承建廠商較多，如何有效管理廠商成為一個難題。由于業(yè)務改造往往在原有的系統(tǒng)上進行，依賴于原有建設者，削弱了學校的話語權，除了需要較多費用之外，對于技術層面的可行性及實施方案確定，各個廠家之間的協(xié)調都存在周期較長問題。特質四：與高校業(yè)務管理密切相關。信息化必然涉及對現(xiàn)有的高校組織架構、管理職能、服務模式、管理體制的解構與重組，影響到部分部門的利益。這些因素注定使高校信息化之路不平坦。

總體說來，“走彎路”大致可分為3個層次：

1.信息化實施層面的彎路現(xiàn)象

業(yè)務需求調研不明確。業(yè)務需求調研是項目建設的關鍵點之一，業(yè)務需求不明確直接導致后續(xù)項目設計、開發(fā)、實施工作錯位；常見關鍵業(yè)務需求描述含混，業(yè)務邊界及其系統(tǒng)的邏輯關系不清，直接導致在項目設計階段發(fā)生功能定位偏差。

項目設計缺乏全局性理念、全生命周期概念，沒有較為完善的頂層設計作為項目依據(jù)。項目設計需要具備豐富的項目經驗，了解學校的總體規(guī)劃和目標，如果考慮不周，必然處于不斷的修改中。

項目開發(fā)監(jiān)管不到位。缺乏足夠項目管理經驗，對項目的功能、性能監(jiān)管不細致，不了解關鍵技術，驗收過程流于形式，后期運維管控能力不足，導致過于依賴廠商，使信息化始終處于被動狀態(tài)。

信息化實施層面彎路的原因是技術層面導致的，主要是缺乏足夠的項目管理能力及過硬的IT業(yè)務素質，繼而引發(fā)需求調研、系統(tǒng)功能定位、項目設計等多方面問題，所有這些都會迫使信息化走回頭路，以彌補前面工作的不足。

2.服務模式及管理模式層面

服務模式和管理模式不能滿足師生的要求。IT技術革命帶動了信息化觀念和服務理念的提升，師生用戶不再滿足于傳統(tǒng)服務模式所帶來的信息化服務，舊有的服務和管理模式被動地應付著來自各方面的變革要求，信息化實施部門需要不斷地完善系統(tǒng)來迎合這些要求。

信息化中的管理模式未能同教育管理的要求相結合，從開發(fā)商、各高校之間、高校各部門之間等各個層面表現(xiàn)出散、小、亂的特點，缺乏從整體和全局考慮全校的業(yè)務整合及職能調整，只能對矛盾比較的突出的問題進行整合。這些先天不足，導致系統(tǒng)建設的業(yè)務需求只能迎合目前的業(yè)務現(xiàn)狀，缺乏足夠的長遠目標，實踐中容易走較多彎路。

高?？煽紤]緊緊圍繞目前的業(yè)務和管理，賦予局部或全局的改良職能，提升業(yè)務服務規(guī)劃和設計能力。同時需要信息化建設部門對業(yè)務流（面對師生服務的服務流、面對各級管理的管理流、業(yè)務數(shù)據(jù)流向的數(shù)據(jù)流），進行統(tǒng)籌考慮，利用信息化技術合理梳理流程，給師生提供更多的便捷服務。

總體來看，高校信息化還需要經過較為漫長的歷練，需要學校管理層與信息化職能機構一起做更為深入的業(yè)務服務和管理模式的思考。

3.信息化管理體制

盡管信息化為改革高校管理體制提供了強大的技術手段，但是目前高校仍然以傳統(tǒng)官僚層級體制和條塊化管理為主要特征，信息化實施機構面對相對強勢的行政權力，較難利用IT技術重構管理體系；導致目前信息化建設只能圍繞現(xiàn)有管理模式，做局部的改良，而不是圍繞“為師生服務”的終極目標重新設計管理體系。

一方面信息化具有工具性特征，是利用IT技術提升管理水平、服務水平的有力支撐；另一方面，信息化具有強大的能動作用，使原有的高校各單位對師生的服務模式、管理方式產生重大變革。目前的管理體制問題成為阻礙信息化健康且持續(xù)發(fā)展的最大障礙，管理體制處于一個不斷完善的階段，管理體制的變化必然帶來信息化服務內容變更。

總體看來，需要管理體制進行重大轉型，以師生服務為中心、以服務教學科研為目標重新構建信息化管理體制，可以帶來較為穩(wěn)定的信息化平臺。盡早確定可大幅度少走信息化彎路，獲得較好的師生服務滿意度。

三、解決之道

解決信息化中“走彎路”問題需要站在全局的高度上進行頂層設計，在管理體制上打破信息化建設固有思維，建立合理而面向長遠的信息化管理體制；業(yè)務模式上確立面向師生服務、師生管理業(yè)務模式；打造專業(yè)的信息化專業(yè)技術隊伍，提升信息化專業(yè)管理能力，把業(yè)務流、服務流、數(shù)據(jù)流、管理流融為一體，按照人、財、物的全生命周期梳理業(yè)務流程，分拆出各類業(yè)務系統(tǒng)，各業(yè)務之間業(yè)務流、數(shù)據(jù)流及服務流有機地整合在一起。

要實現(xiàn)這些功能，必須從管理體制、服務模式及管理模式、信息化實施能力上綜合考慮解決：

1.信息化管理體制上

信息化首先是管理模式、管理理念的信息化，這涉及整個單位的組織結構調整、業(yè)務流程改良和人力資源重新分配等重大舉措。如果高校仍停留在“逐級回報、分層傳達”的管理模式，在執(zhí)行層面上采用以往條塊化思路，沒有減少中間環(huán)節(jié)和扁平化管理，即便成立了信息辦或者設立CIO機構，其信息化也難以順利展開，走彎路也難以避免。

可通過對原有的管理體制進行頂層設計來解決管理體制上的問題。管理體制建設是一項系統(tǒng)而復雜的工程，所涉及的因素多，需要優(yōu)化其制度建設環(huán)境，其中包括意識環(huán)境、組織環(huán)境和人文環(huán)境等方面。在實際操作中，還要注重關系管理，提高信息化決策的科學性。注重與領域專家、需求單位、最終用戶之間的關系管理，通過設立相關委員會的形式定期交流和討論，對信息化發(fā)展提供建議和支持，為建立良好的信息化管理體制創(chuàng)造良好環(huán)境。

高效合理的信息化管理體制會帶動業(yè)務模式和管理模式的形成，并具有相對穩(wěn)定性。

2.在服務模式和管理模式上

利用信息化手段，按照人事、財務、資產全生命周期的概念，設計所能提供的信息化服務。信息化作為一種有力的工具，能在服務模式和管理模式上產生重大變革，并提供良好的技術支撐。

重整信息化管理流程，利用好信息傳遞的即時性、虛擬性、開放性，通過信息技術有效實現(xiàn)業(yè)務過程的協(xié)同性，達到服務和管理效率的高速增長。南京理工大學在線交流平臺與信訪工作銜接，以簡單的管理系統(tǒng)卻取得了良好的實踐效果，過去信訪部門收到信訪問題后向校領導打回報，待相關部門解決后再由信訪部門把結果返回給師生，改為師生直接向相關單位在線提問題，相關單位直接答復，信訪部門監(jiān)督執(zhí)行情況，有效地提升了效率、各方滿意度。

3.提升信息化實施能力

信息化建設實施能力，由規(guī)劃設計能力、項目管理能力、專業(yè)技術能力等幾個方面組成。

規(guī)劃設計能力。做好總體規(guī)劃是搞好高校信息化的關鍵，總體規(guī)劃需要在充分了解學校的信息化現(xiàn)狀、學校的發(fā)展目標，特別是學校發(fā)展對信息化需求的基礎上，結合IT技術的發(fā)展形勢做出科學、全面的規(guī)劃。目前國內高校信息化的核心仍然是管理信息化和服務信息化，針對高校信息化現(xiàn)狀，設計出具有指導意義的總體規(guī)劃，作為信息化發(fā)展基礎支撐材料。一般由信息化經驗豐富的人擔任，并需由CIO來把關。

項目管理能力。以技術部門和業(yè)務部門聯(lián)合組成項目團隊，從業(yè)務的角度去考慮系統(tǒng)的需要，利用業(yè)務部門來推動項目的實施進程。需要懂得項目管理和熟悉項目開發(fā)規(guī)范，這需要若干年的IT開發(fā)歷練，才能達到較高的項目管理和掌控能力。

專業(yè)技術能力。對高校信息化實施人員的IT素質要求較高，要求具備較扎實的計算機理論知識，掌握常用的IT技術，至少在數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡通信技術、界面技術、不同操作系統(tǒng)管理維護技術、開發(fā)語言等方面各有所長。

以上這些專業(yè)能力是高校信息化過程中不可或缺的能力，需要高校重點培養(yǎng)與支持。

四、小結

信息化過程中的“走彎路”現(xiàn)象與信息化體制、業(yè)務模式和管理模式、信息化實施能力密切相關，通過優(yōu)化管理體制可形成相對穩(wěn)定的信息化愿景，通過梳理業(yè)務服務和管理模式可大幅度減少頻繁的需求變動，通過提升信息化實施能力則能更好地貫徹落實好信息化愿景，滿足各方信息化需求。

國內高校信息化道路還很漫長，研究“走彎路”現(xiàn)象可以減少高校管理成本、節(jié)約財政預算，也是保障高校信息化建設順利實施、提升總體師生滿意度的必然選擇。

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（編輯：王天鵬）