淺談如何做好檢察檔案的開發(fā)與利用

王路遙

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展與進步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務(wù)，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價值的集中體現(xiàn)，實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的拓展與增值，充分發(fā)揮各類檔案的作用，實現(xiàn)檔案的價值。本文指出加強檢察檔案的規(guī)范化建設(shè)，是做好檔案開發(fā)與利用的基礎(chǔ)；加強檔案服務(wù)能力建設(shè)，是提升檔案服務(wù)水平的保障；創(chuàng)新檔案利用方式，是提升檔案利用與開發(fā)服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：檔案機制；檔案管理；檔案開發(fā)；檔案利用

人民檢察院的檔案是國家重要的專業(yè)檔案，真實記錄了人民檢察院的審判工作及其他各項活動，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進行審判監(jiān)督和其他工作的重要依據(jù)和必要條件。因此，合理開發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檢察檔案的作用，使檔案工作參與檢察改革、服務(wù)檢察辦案需要就顯得尤為重要。

一、深化檢察檔案工作機制建設(shè)

建立、健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成由主管檢察長領(lǐng)導(dǎo)，辦公室分管主任負責，檔案員統(tǒng)一管理與具體指導(dǎo)，各部門協(xié)調(diào)配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規(guī)范執(zhí)法、促進檢察業(yè)務(wù)工作發(fā)展的一項重要內(nèi)容，及時解決檔案工作中存在問題，及時制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監(jiān)管和服務(wù)力度，提高質(zhì)量。嚴格執(zhí)行歸檔制度，加強對重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時。加大檔案監(jiān)管力度，強化檔案“收、管、用”各個環(huán)節(jié)重點任務(wù)，切實提升檔案管理水平。

二、深化檢察檔案管理體系建設(shè)

隨著司法改革的推進和社會檔案意識的增強，依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯，訴訟檔案的法制建設(shè)也將受到更多的關(guān)注。檔案資源是一切工作開展的基礎(chǔ)，是深化管理手段、挖掘信息價值，從而換發(fā)檔案工作的生機和活力。檢察檔案記載著檢察事業(yè)的發(fā)展歷程，更主要反映著檢察工作民主法制進程和重大司法改革的原貌。

1.依法管檔，法律先行

作為檔案守護者、執(zhí)行者，必須練就一身過硬的本領(lǐng)，熟知相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度，時刻保持清醒的頭腦，及時更新、補充知識，擴大自己的知識面，嚴格按照《檔案法》規(guī)定和標準管理檔案事業(yè)，任何人都不能凌駕法律之上，凡是違反檔案法律法規(guī)的行為，都必須依法追究法律責任。作為檔案工作者只有熟悉法條，依法辦事，才能贏得社會的理解和尊重，才能為檔案事業(yè)法制化建設(shè)添磚加瓦。

2.依法管檔，從源頭抓起

檔案接收工作是檔案管理工作的起點，接收工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對待接收工作不能絲毫懈怠，更不能馬馬虎虎礙于情面，對不符合要求卷宗材料堅決退回整改。

3.依法管檔，抓好檔案入口關(guān)

在訴訟檔案歸檔時，檔案機構(gòu)應(yīng)按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號應(yīng)以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個順序號。并對訴訟卷宗的編號、案件來源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報人姓名、案由、處理結(jié)果、收案日期、結(jié)案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實、合法、有序，全面提高檔案歸檔質(zhì)量。

4.依法管檔，建立信息采集制度

加強與各部門的溝通，建立信息采集制度，信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)的基礎(chǔ)，沒有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。

三、深化檢察檔案安全保密體系建設(shè)

保障檔案實體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應(yīng)當構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系，加強內(nèi)部管理，把安全責任、安全制度、保障措施落實到實處。一是加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)投入，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案庫房、音像檔案庫房、實物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案庫房配備監(jiān)控報警設(shè)備、溫濕度控制調(diào)節(jié)設(shè)備、氣體滅火設(shè)備、驅(qū)蟲殺菌設(shè)備，配齊音像檢測和播放設(shè)備、數(shù)字化掃描、存儲、備份設(shè)備、檔案管理軟件及專用服務(wù)器，切實提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護體系，嚴格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，嚴防把涉密檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)，加強對檔案管理軟件、檔案專用計算機、檔案專用服務(wù)器和其他檔案存儲介質(zhì)的安全保密管理，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運行的安全。四是堅持定期自查和檔案安全巡查。定期清點庫存檔案，檢查借閱制度落實情況，加大互查力度，細化考核標準，確保制度落實到實處。

四、深化檢察檔案利用服務(wù)能力

隨著社會不斷發(fā)展與進步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務(wù)，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價值的集中體現(xiàn)，實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的拓展與增值，充分發(fā)揮各類檔案的作用，實現(xiàn)檔案的價值。

1.嚴格借閱檔案審批制度，確保檔案利用安全

結(jié)合檔案利用多的情況下，制定嚴格的檔案審批程序，制定檔案利用審批表，由檔案利用人簽名，填寫借閱事項、借閱目的和借閱時間，經(jīng)處室兼職檔案員簽名，報處室正、副處長審批，再報主管檢察長批準。文書檔案屬于我院機密檔案，一般不外借，如外單位利用我院文書檔案時，需經(jīng)主管檢察長批準，方可辦理借閱手續(xù)，并限期規(guī)檔。

2.嚴格借閱登記手續(xù)，確保證件齊全

檔案利用人辦理完檔案借閱審批手續(xù)后，需到檔案室填寫檔案利用登記卡，由檔案部門專職檔案員簽字確認其身份后方可借出。歸還卷宗時，由借閱人填寫歸還卷宗冊數(shù)和歸還時間，方可確認歸還卷宗。上級檢察院和同級法院、公安局、安全局，因工作需要借閱卷宗的，除上述程序外，還需持有單位介紹信、工作證經(jīng)我院辦公室主任和主管檢察長審批方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。其他單位一般不外借，因特殊情況需要借閱時，需經(jīng)主管檢察長批準，并限期歸還。

參考文獻：

[1]王建新，付亞梅，王晨.淺談如何加強檢察訴訟檔案的管理與利用[J].北京檔案，2013（10）28-30.

[2]劉小莉.檢察機關(guān)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].價值工程，2012，31（5）288-289.