高校學(xué)生檔案利用工作存在的問題與對策

戴麗虹

宿州學(xué)院辦公室，宿州，234000

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高校學(xué)生檔案利用工作存在的問題與對策

戴麗虹

宿州學(xué)院辦公室，宿州，234000

學(xué)生檔案作為高校檔案收藏門類的一種，在學(xué)生個人及學(xué)校的發(fā)展中都有著重要影響。高校學(xué)生檔案利用工作關(guān)乎學(xué)生的個人利益，也影響著高校檔案工作的發(fā)展。因此，聯(lián)系我校學(xué)生檔案利用的實際情況，針對目前高校學(xué)生檔案利用的特點，分析高校學(xué)生檔案利用工作的不足之處，以期找出提高學(xué)生檔案利用水平的對策。

學(xué)生檔案；檔案利用；檔案意識

高等學(xué)校學(xué)生檔案普遍意義上是指學(xué)生個人檔案，主要包括學(xué)生高中時期檔案、入學(xué)登記表、獎懲材料、實習(xí)鑒定表、成績表、報到證副本、教師資格認定表、畢業(yè)生登記表、黨(團)組織材料等內(nèi)容。本文所討論的學(xué)生檔案含義更廣泛，既包括畢業(yè)轉(zhuǎn)出的學(xué)生個人檔案，也包括永久保存于檔案館(室)的其他材料，如高校招生錄取大表、學(xué)籍表、入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表等。

1 高校學(xué)生檔案利用的特點

(1)學(xué)生檔案館藏數(shù)量不斷增長。隨著高校學(xué)生數(shù)量的增多，學(xué)生檔案內(nèi)容的豐富，學(xué)生檔案利用量也隨之增加。學(xué)生檔案意識提高、用人單位對檔案的重視程度提高，學(xué)生來檔案館(室)使用學(xué)生檔案的次數(shù)明顯增多。

(2)學(xué)生檔案的利用較集中。學(xué)生檔案利用的主體、內(nèi)容、方式和用戶都相對集中[1]。一般都是本校的畢業(yè)生利用學(xué)生檔案次數(shù)較多，包括因就業(yè)調(diào)取學(xué)生檔案，因升學(xué)轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，因公務(wù)員或事業(yè)單位考試而政審檔案材料，補辦畢業(yè)證或?qū)W位證等。利用者集中利用的學(xué)生檔案材料有高考招生錄取大表、學(xué)籍表和成績冊等。很多入伍的學(xué)生都需要招生大表復(fù)印件，補辦畢業(yè)證和學(xué)位證也需要招生大表、學(xué)籍表等復(fù)印件。成績表也是學(xué)生利用比較多的檔案材料之一。大部分利用者都是到館(室)直接查詢，部分通過電話或郵件方式咨詢，而且利用相對集中在畢業(yè)季。

(3)學(xué)生檔案館(室)館藏與學(xué)生檔案利用之間的矛盾。高校擴招，學(xué)生檔案數(shù)量不斷增長，而利用者檔案意識薄弱，學(xué)生檔案的利用率較低。雖然學(xué)生檔案的利用總量較低，但對要利用的學(xué)生檔案內(nèi)容、利用方式、利用效率的要求卻日益提高。目前，很多高校檔案館(室)，尤其是檔案室現(xiàn)有的硬件條件和人才配備都很難滿足用戶的高要求[2]。

2 學(xué)生檔案利用工作存在的問題

(1)檔案意識薄弱，對學(xué)生檔案了解甚少。學(xué)生檔案的主要利用者是學(xué)生，他們的檔案意識薄弱是學(xué)生檔案利用率低的主要原因之一，這很大程度上影響著學(xué)生檔案利用工作的開展。學(xué)生的檔案意識薄弱，主要有兩方面原因：一是學(xué)生自身的原因。由于學(xué)業(yè)繁忙，無暇顧及其他事情，雖然臨近畢業(yè)時輔導(dǎo)員頻繁地提示檔案的重要性，但學(xué)生因就業(yè)或升學(xué)考試都未認真了解過。二是對學(xué)生檔案的宣傳較少，學(xué)生沒有了解學(xué)生檔案的渠道。大部分高校都沒有宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價值和利用等情況，只是需要時在校園網(wǎng)站掛上關(guān)于學(xué)生檔案收集、轉(zhuǎn)遞的通知，學(xué)校宣傳力度不夠也是造成學(xué)生檔案意識薄弱的原因之一。以宿州學(xué)院為例，很多學(xué)生畢業(yè)幾年后才來詢問檔案的相關(guān)信息，有的甚至連檔案的去向都不知。他們表示之前不知道檔案的作用，現(xiàn)在用人單位要求檔案轉(zhuǎn)遞到單位時，他們才各處打聽找尋檔案的下落。

(2)學(xué)生檔案內(nèi)容不盡完善。學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容應(yīng)隨著用戶實際需求而豐富。目前，很多高校學(xué)生檔案內(nèi)容只能部分反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，無法全面體現(xiàn)學(xué)生的德智體發(fā)展情況。以宿州學(xué)院為例，學(xué)生個人檔案材料主要有高中形成的檔案、黨(團)材料、高校畢業(yè)生登記表、校級以上獎懲材料、教師資格認定表、學(xué)籍變更材料、實習(xí)鑒定表、學(xué)習(xí)成績表、就業(yè)報到證副本等內(nèi)容。這些材料只能反映學(xué)生的簡單個人信息以及在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，無法滿足用人單位對檔案利用的需求。留校保存的學(xué)生檔案主要是學(xué)籍表、成績表、高校招生錄取大表等，這些材料反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)成績狀況。現(xiàn)在大部分用人單位既希望通過檔案了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)能力，還希望通過檔案了解學(xué)生的社交能力、組織能力等。因此，學(xué)生在校期間參與的主要社團活動等記錄也應(yīng)存入檔案，以供參考。

(3)檔案專業(yè)人才缺乏，隊伍建設(shè)不完善。學(xué)生檔案雖是新增的高校檔案門類之一，但工作量大，對檔案工作者要求較高。這不僅要求檔案工作者有較高的素質(zhì)和較強的能力，而且對整個檔案人才隊伍建設(shè)也提出了更高要求。目前，很多高校專職檔案人員編制少，人才數(shù)量無法適應(yīng)日益增長的檔案工作量和信息時代檔案利用等各項需求。很多滿足設(shè)立檔案館要求的高校仍只設(shè)綜合檔案室，人員結(jié)構(gòu)配置也不合理。針對日益增長的學(xué)生檔案數(shù)量以及利用者對利用內(nèi)容、利用效率的高要求，檔案工作者已感覺到工作壓力大，力不從心。以安徽省省屬高校為例，設(shè)立檔案館的高校檔案人員配備充足，人才結(jié)構(gòu)和學(xué)歷層次較為合理。如安徽師范大學(xué)檔案館現(xiàn)有7名檔案人員，其中館長1名，兩個科室各1名科長，主要負責(zé)管理事務(wù)，其余檔案人員主要負責(zé)具體檔案業(yè)務(wù)。而宿州學(xué)院設(shè)綜合檔案室，隸屬于校長辦公室，設(shè)科長1名，另配兩名檔案工作人員，3人負責(zé)全校各門類檔案，工作壓力實在太大。面對學(xué)生檔案利用需求增大和利用效率要求的提高，有時難以適從。

(4)學(xué)生檔案的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案利用信息化也成為一種趨勢，利用者對高校檔案信息化服務(wù)要求也日益提高。目前，部分高校檔案館檔案信息化建設(shè)已逐步開展，而大部分高校還處于起步階段，尤其是學(xué)生檔案的數(shù)字化工作幾乎是空白。由于缺乏“檔案+計算機信息”方面的專業(yè)人才，學(xué)生檔案信息化建設(shè)任重道遠。

3 做好學(xué)生檔案利用工作的對策

3.1 豐富和完善學(xué)生檔案的內(nèi)容

(1)確保學(xué)生檔案材料的真實性和完整性。真實完整的學(xué)生檔案材料是學(xué)生檔案利用工作有效開展的前提。目前，大多數(shù)高校學(xué)生檔案材料采取分散管理。高中時期檔案、高校招生錄取大表在入學(xué)政審后交由綜合檔案室集中保管，新生入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表由學(xué)生處保管，實習(xí)鑒定表、教師資格認定表、黨團關(guān)系由各二級學(xué)院保管，學(xué)生成績表、學(xué)籍表等由教務(wù)處保管。為了更好地推進學(xué)生檔案的利用工作，各二級學(xué)院、部門務(wù)必要按時收集齊全相關(guān)材料，保證材料的完整性。檔案館(室)應(yīng)提前將學(xué)生檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、移交手續(xù)等內(nèi)容公布于校園網(wǎng)上，同時召開兼職檔案員工作布置會，將歸檔和移交學(xué)生檔案材料的注意事項告知。這樣方能減少學(xué)生檔案歸檔過程可能發(fā)生的錯誤，確保材料的完整性。學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)表現(xiàn)的唯一原始憑證。因此，高校檔案館(室)需組織各部門兼職檔案人員嚴格按照規(guī)定審核學(xué)生檔案材料，避免在歸檔程序中出現(xiàn)失誤，如漏裝、錯裝等；同時檔案工作人員應(yīng)提高自身檔案職業(yè)道德，杜絕學(xué)生信息造假現(xiàn)象，為學(xué)生檔案利用工作提供真實的材料依據(jù)。

(2)豐富學(xué)生檔案材料的內(nèi)容。充分發(fā)揮學(xué)生檔案價值，提高學(xué)生檔案的利用效果，要求檔案館(室)不斷豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，使其能全面反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，為用人單位判斷錄用與否提供依據(jù)。目前，學(xué)生檔案內(nèi)容只能反映學(xué)生在校的部分表現(xiàn)，無法適應(yīng)用人單位對學(xué)生檔案的利用需求。如學(xué)生成績表只是針對學(xué)生在校所學(xué)課程的成績，并不能充分體現(xiàn)學(xué)生具體的學(xué)習(xí)能力。檔案館(室)可以根據(jù)實際需求適當(dāng)增加檔案內(nèi)容，如學(xué)生自主參加的各等級考試成績單，參加較大實踐活動并取得榮譽的證明材料等內(nèi)容。優(yōu)化完善的學(xué)生檔案內(nèi)容可有效推動學(xué)生檔案利用工作的開展。

3.2 加大檔案宣傳力度，提高檔案意識

(1)重視檔案宣傳工作。大部分高校為了提高師生員工的檔案意識，也開展了一些檔案宣傳工作，但大都是臨時的、短期的，效果不明顯，并未將檔案工作的制度化、系統(tǒng)化納入檔案館(室)的整體工作規(guī)劃中。加大高校檔案宣傳力度不應(yīng)只流于形式，應(yīng)切實將檔案宣傳工作納入學(xué)校檔案館(室)工作規(guī)劃，根據(jù)館(室)工作實際需求，制定檔案宣傳計劃，分環(huán)節(jié)、分步驟有序推動。首先，在思想上高度重視檔案宣傳工作，充分認識檔案宣傳對學(xué)生檔案利用工作的重要性。其次，根據(jù)以往學(xué)生檔案利用經(jīng)驗，結(jié)合自身學(xué)生檔案利用實際需求，制定出檔案宣傳工作計劃，并作為館(室)工作內(nèi)容之一。最后，宣傳工作要循序漸進。第一步是檔案館(室)內(nèi)宣傳，檔案工作人員要提高認識，增強服務(wù)意識；第二步是在全校范圍內(nèi)進行檔案宣傳，重點針對各部門兼職檔案員和學(xué)生；第三步進行社會宣傳，對社會各用人單位進行檔案宣傳，可以搭建起學(xué)校與用人單位的溝通橋梁，從而提高學(xué)生檔案的利用效果。

(2)創(chuàng)新檔案宣傳方式。目前，較為普遍的檔案宣傳方式有網(wǎng)站宣傳、召開檔案工作會議、開辟宣傳欄等。為了更有效地利用學(xué)生檔案，檔案館(室)應(yīng)在加強傳統(tǒng)宣傳方式的同時探索新的宣傳方式，加大學(xué)生檔案的宣傳力度，提高檔案意識。第一，網(wǎng)站宣傳。高校檔案館(室)都有網(wǎng)站，且網(wǎng)頁獨立，內(nèi)容豐富；而綜合檔案室隸屬辦公室，檔案工作欄目掛在辦公室網(wǎng)站中，板塊相對較小。在這種情況下，檔案館(室)應(yīng)與其他相關(guān)部門如學(xué)生處、招生就業(yè)處、圖書館等進行溝通，將檔案相關(guān)信息掛在各部門的網(wǎng)站上，學(xué)生無意間能關(guān)注到檔案信息。也可在這些網(wǎng)站上添加檔案工作網(wǎng)頁鏈接，更好地滿足學(xué)生了解檔案信息的需求。第二，召開檔案工作會議。高校檔案館(室)組織召開全校專兼職檔案工作會議，對學(xué)生檔案的價值、歸檔范圍、歸檔程序等注意事項進行宣傳。而且這種會議要系統(tǒng)化、制度化、常態(tài)化地召開，而不是臨時性或者應(yīng)付性的。將校內(nèi)檔案工作會議日?；奖銓＜媛殭n案人員及時有效溝通，在起到宣傳作用的同時也更好地指導(dǎo)學(xué)生檔案歸檔工作的具體事務(wù)。這對學(xué)生檔案利用工作的開展有極大推動作用。第三，開辟宣傳欄，布設(shè)展板。多數(shù)高校在學(xué)生需要時，在學(xué)校各種宣傳欄上宣傳檔案知識，但次數(shù)較少，吸引力不夠。建議將學(xué)生檔案的相關(guān)知識和學(xué)生檔案利用流程以圖文并茂的方式展示在學(xué)生頻繁活動區(qū)域，如教學(xué)樓、圖書館、大學(xué)生事務(wù)管理中心等。第四，借助微信、QQ等新媒體進行宣傳。檔案館(室)可以建立一個QQ群，吸收檔案管理者和利用者進群，構(gòu)建起“檔案工作人員-兼職檔案人員-學(xué)生”之間的交流溝通紐帶，方便學(xué)生檔案利用工作的開展[3]。此外，還可以申請微信公眾號，將相關(guān)的檔案知識、學(xué)生檔案利用流程等信息以推送的形式發(fā)出，利用者也可以直接在線咨詢。采用上述多種多樣的宣傳方式宣傳檔案工作，一定能提高學(xué)生檔案的利用效率。

3.3 加強高校檔案人才隊伍建設(shè)

(1)領(lǐng)導(dǎo)重視，擴大檔案人才隊伍。隨著高校檔案門類的增多，檔案數(shù)字化建設(shè)的開展，檔案工作量日益增大，目前高校在編的檔案人員已無法應(yīng)付。在信息化背景下，社會對高校檔案工作者的能力素質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量的要求也不斷提高。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起重視，加大對檔案館(室)的人才隊伍建設(shè)的力度，根據(jù)實際需求引進人才，擴大檔案人員隊伍。同時，應(yīng)根據(jù)實際檔案工作需求，有計劃地合理引進人才。因此，高校應(yīng)多引進檔案、情報相關(guān)專業(yè)以及計算機專業(yè)人才，盡快建立起素質(zhì)高、能力強、業(yè)務(wù)精的檔案人才隊伍，以促進學(xué)校檔案工作建設(shè)，從而提高學(xué)生檔案的利用率。

(2)檔案人員應(yīng)提高自身的業(yè)務(wù)水平。檔案工作者要適應(yīng)時代發(fā)展和檔案工作的要求，不斷提升自身的理論水平和實踐能力。高校要不定期地召開檔案工作會議，提高檔案工作者的工作積極性，提高他們對學(xué)生檔案工作重要性的認識，進而提高檔案工作者的服務(wù)意識。高校還可鼓勵檔案人員參加檔案局或其他部門組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)能力。高校檔案人員可以多與其他兄弟院校檔案人員交流、學(xué)習(xí)，汲取他們有益的經(jīng)驗，提高競爭意識和服務(wù)意識。檔案人員要不斷提高自身理論素養(yǎng)和實踐能力，在實際工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，探索新思路，為學(xué)生檔案利用工作提供主動服務(wù)，發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生生活和工作中的作用，從而有效地推動學(xué)生檔案利用工作。

3.4 開展學(xué)生檔案信息化建設(shè)

(1)完善信息化所需的基礎(chǔ)設(shè)施。學(xué)校要加大資金投入，開展學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作。首先要完善學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。目前，大部分高校檔案館(室)只配有一些常規(guī)設(shè)備，如計算機、普通激光打印機、復(fù)印機等，已不能滿足學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，建議盡快配備照片打印機、彩色打印機、縮微機、高清掃描儀、刻錄機、交換機等設(shè)備，加快檔案的信息化建設(shè)。

(2)推動學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的重點工作。各高校應(yīng)根據(jù)自身實際情況，結(jié)合人才隊伍、設(shè)施水平綜合考慮，制定符合自身發(fā)展的方案。目前，一些檔案人才隊伍充足、設(shè)備齊全的高校已建立了學(xué)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，如安徽大學(xué)檔案館檔案建立了安徽大學(xué)校史檔案、資料與學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生可以快捷便利地實現(xiàn)檔案的利用。建議人才缺乏、基礎(chǔ)條件暫不能滿足信息化要求的高校檔案館(室)可根據(jù)實際需要，將學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)部分外包給社會專業(yè)機構(gòu)，如學(xué)籍表、成績表、招生大表等外包掃描、掛接等。不過，在外包過程中，一定要做好學(xué)生檔案保密工作，確保檔案實體安全和信息安全。

學(xué)生檔案利用工作既關(guān)乎學(xué)生的切身利益，也和學(xué)校的檔案事業(yè)發(fā)展緊密相連。學(xué)生檔案利用工作在不斷發(fā)展，但與日益增長的用戶需求還存在一定差距。各高校檔案館(室)要在實際工作中不斷探索，推動學(xué)生檔案利用工作穩(wěn)健發(fā)展。

[1]梁曉玲.從檔案利用看高校學(xué)生類檔案中面臨的問題及對策:以湖北文理學(xué)院檔案館檔案查詢?yōu)槔齕J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2012(5)：144-145

[2]教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z]. 北京：中華人民共和國教育部，2008

[3]毛靈芳.高校學(xué)生檔案利用工作的現(xiàn)狀分析與對策探討：基于駐地在鄭州市的所本科院校的調(diào)查[J].檔案管理，2013(1)：65-67

(責(zé)任編輯：劉小陽)

10.3969/j.issn.1673-2006.2017.05.014

2017-02-19

安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會一般研究項目“高校學(xué)生檔案利用工作研究”(2016yb21)。

戴麗虹(1989-)，女，安徽南陵人，碩士，研究方向：高校檔案管理。

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：1673-2006(2017)05-0049-04