高校官網(wǎng)通知中不規(guī)范問題探析

李海燕

宿州學(xué)院校辦公室，宿州，234000

高校官網(wǎng)通知中不規(guī)范問題探析

李海燕

宿州學(xué)院校辦公室，宿州，234000

為引起高校官網(wǎng)通知制文者的重視，提高高校官網(wǎng)通知的質(zhì)量，促進(jìn)高校官網(wǎng)通知工作的規(guī)范化，概述了高校官網(wǎng)通知在學(xué)校管理中的重要性;結(jié)合實(shí)例，分析了當(dāng)前高校官網(wǎng)通知中存在的常見問題：內(nèi)容表述不準(zhǔn)確，格式編排不規(guī)范，原則遵守不到位；并指出了出現(xiàn)問題的主要原因：通知制發(fā)者專業(yè)素養(yǎng)不夠，制文者公文意識(shí)淡薄，審核者態(tài)度有失嚴(yán)謹(jǐn)，校園系統(tǒng)不夠健全。最后，就如何規(guī)范高校官網(wǎng)通知，提出了建議：一是制發(fā)者要不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，二是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和制發(fā)者要提高思想認(rèn)識(shí)，三是要建立問責(zé)制度，四是要健全校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

高等學(xué)校；官網(wǎng)通知；規(guī)范性問題

高校官網(wǎng)通知匯集了各單位、部門可公布的各類周知性、公布性、轉(zhuǎn)發(fā)性信息，是確保學(xué)校教育、教學(xué)、科研工作順利開展的重要工具。近年來，高校推行無紙化辦公模式，提升管理水平，這對(duì)高校官網(wǎng)通知的規(guī)范化提出更高的要求。然而，目前高校官網(wǎng)通知中存在不規(guī)范問題現(xiàn)象嚴(yán)重，影響通知的有效程度，關(guān)涉發(fā)文單位的形象。目前學(xué)界有關(guān)通知寫作中不規(guī)范問題研究成果頗豐，例如李梅等從標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、主送對(duì)象、內(nèi)容模糊、邏輯矛盾等角度實(shí)例分析通知寫作中易出現(xiàn)的常規(guī)性問題[1]319；岳海翔從文種選擇、標(biāo)題擬寫，通知發(fā)布的載體形式等六個(gè)方面闡釋通知寫作中易出現(xiàn)的專業(yè)性問題[2]91，但此類研究大都是從公文的角度論述通知寫作中的不規(guī)范問題。筆者從黨和國家公文法規(guī)和約定俗成角度出發(fā)，探析高校官網(wǎng)通知中的不規(guī)范問題，以期引起官網(wǎng)通知制文者的重視，促進(jìn)官網(wǎng)通知的規(guī)范化。

1 高校官網(wǎng)通知在學(xué)校管理中的重要性

1.1 拓展工作平臺(tái)，提高工作效率

“公文作為一個(gè)特殊的媒介，起著上傳下達(dá)、交流信息、溝通情況的重要作用”[3]，是高校宣傳黨和國家教育思想、方針、政策，請(qǐng)示、匯報(bào)學(xué)校工作，指導(dǎo)教學(xué)、科研，商洽聯(lián)系事宜的重要工具。在中央“帶頭精簡會(huì)議和文件，勤儉節(jié)約，降低行政成本”的形勢(shì)下，文件印發(fā)數(shù)量減少、報(bào)送范圍縮小，在此背景下，高校基于管理工作的需要，高校官網(wǎng)通知被廣泛應(yīng)用，成為高校信息集散的主要平臺(tái)，與高校行政公文一起，滿足了師生及時(shí)高效獲取信息資源的需求，拓展了高校信息傳遞和交流的方式。同時(shí)，傳統(tǒng)公文投遞速度慢、周知范圍小，不僅存在傳遞上的不安全，也影響了文件執(zhí)行的質(zhì)量和效果，而官網(wǎng)通知的制發(fā)具有流程短、速度快、信息含量大、覆蓋面廣，節(jié)省了環(huán)節(jié)、縮短了距離，提高了工作執(zhí)行速度與力度。

1.2 公開行政事務(wù)，提升服務(wù)水平

高校官網(wǎng)通知包含了教學(xué)科研活動(dòng)、學(xué)生管理工作、人事安排、工資福利、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目招標(biāo)、重大事項(xiàng)決策以及各項(xiàng)管理規(guī)章制度等，涉面廣、層次深，教職員工可以隨時(shí)了解和關(guān)注學(xué)校每一項(xiàng)決策制定、制度出臺(tái)過程以及各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，拓寬了學(xué)校政務(wù)公開的形式，提升了學(xué)校工作透明度，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能充分接受師生員工的監(jiān)督，廣泛聽取他們的意見、建議，切實(shí)有效地解決學(xué)校管理過程中存在和可能出現(xiàn)的問題，使學(xué)校發(fā)展與師生需求相契合，從而提高管理和決策的科學(xué)性，促進(jìn)高校民主管理的進(jìn)程。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共享，推動(dòng)部門協(xié)作

高校管理工作包括行政管理和教學(xué)管理，行政部門之間、教學(xué)單位之間以及行政部門與教學(xué)單位之間辦公獨(dú)立，交流少，協(xié)作性差。為了改變這種工作方式，高校通過內(nèi)部局域網(wǎng)采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)建立有效的信息發(fā)布平臺(tái)，以制發(fā)通知的形式開發(fā)、集成、處理信息，解決了以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，實(shí)現(xiàn)資源共享。一方面資源共享為師生員工提供各類教育教學(xué)信息，滿足了師生員工的需求，提高了師生的生活質(zhì)量；另一方面資源共享增進(jìn)了單位、部門之間的相互了解，避免單位、部門之間的工作重復(fù)，推動(dòng)了高效率協(xié)作和協(xié)同工作，提高了學(xué)校的科學(xué)決策水平和辦事效率，從而提高辦學(xué)質(zhì)量。

2 高校官網(wǎng)通知中的不規(guī)范問題

高校官網(wǎng)通知除部分是已印發(fā)公文的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布外，大都無發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、無發(fā)文字號(hào)、無需加蓋公章、無印發(fā)日期等內(nèi)容，在體式上與正式印發(fā)的通知公文有所不同?！皩?duì)通知的寫作,黨和國家公文法規(guī)中有明確的規(guī)定,要按規(guī)定去辦;尚無明確規(guī)定的問題,應(yīng)堅(jiān)持約定俗成去辦,不可隨心所欲?！盵4]由于沒有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)通知制發(fā)的明確法規(guī)，各高校官網(wǎng)通知制發(fā)中都存在不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

2.1 內(nèi)容表述不準(zhǔn)確

2.1.1 標(biāo)題表述不正確

通知標(biāo)題三要素為發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，如《××學(xué)院關(guān)于召開全校教職工大會(huì)的通知》,也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān),《關(guān)于召開全校教職工大會(huì)的通知》。事由是通知標(biāo)題的核心，準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容[2]91，便于讀者看標(biāo)題知內(nèi)容。常見標(biāo)題表述錯(cuò)誤有成分殘缺，如《××學(xué)院關(guān)于開展評(píng)選表彰優(yōu)秀教師和優(yōu)秀教育工作者的通知》,動(dòng)詞“開展”后面缺少賓語“活動(dòng)”；搭配不當(dāng)，如《關(guān)于強(qiáng)化黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制有關(guān)規(guī)定的試行辦法》,動(dòng)詞“強(qiáng)化”與賓語“有關(guān)規(guī)定”搭配不當(dāng)。

2.1.2 附件與正文不一致

官網(wǎng)通知的附件是通知的一部分，一般以超鏈接形式附帶，需要閱讀者下載閱讀[5]。附件的這種“隱含”性是制作者最易忽視的部分。如某高校官網(wǎng)上一則關(guān)于全國大學(xué)生英語競(jìng)賽初賽獲獎(jiǎng)名單公示。全國大學(xué)生英語競(jìng)賽在相關(guān)高校舉行初賽，省組委會(huì)舉辦決賽，共分四個(gè)比賽項(xiàng)目，四級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)(特等獎(jiǎng)、一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)、三等獎(jiǎng))，初賽評(píng)出二三等獎(jiǎng)，決賽評(píng)出特等獎(jiǎng)和一等獎(jiǎng)。但下載通知附件后發(fā)現(xiàn)，初賽獲獎(jiǎng)名單的通知附件中包含了一等獎(jiǎng)的獲獎(jiǎng)?wù)?，從比賽賽制可知，一等?jiǎng)應(yīng)由決賽選出。

2.1.3 錯(cuò)字、漏字

“準(zhǔn)確性是公文語言的性命，是公文語體修辭最基本、最重要的要求和特點(diǎn)?！盵6]高校官網(wǎng)通知常常出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字現(xiàn)象，如一則開學(xué)領(lǐng)取教材的通知“現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)領(lǐng)取教材的名單，指派的學(xué)生請(qǐng)聽從現(xiàn)場(chǎng)工人員的安排……”應(yīng)是“聽從現(xiàn)場(chǎng)工作人員的安排”，少了一個(gè)“作”字；“在新學(xué)期，后勤集團(tuán)將再接再厲，做好全校后勤服務(wù)保障工作，不孚全校師生員工的期望”這則通知中，“負(fù)”錯(cuò)寫為“孚”，文意由“達(dá)到大家對(duì)自己的期望，使大家的希望得以實(shí)現(xiàn)”變?yōu)椤皼]有達(dá)到大家的期望，使別人對(duì)自己的希望落空”，一字之差文意卻差之千里，甚至相悖。

2.2 格式編排不規(guī)范

2.2.1 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)在官網(wǎng)通知中也很常見。如一則印發(fā)多個(gè)規(guī)章制度的通知，其正文為“《××學(xué)院會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理辦法(試行)》、《××學(xué)院政府采購管理辦法》等規(guī)章制度經(jīng)校黨委會(huì)審議，予以下發(fā)，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，其中，錯(cuò)處一：文件標(biāo)題中用了頓號(hào)，而公文規(guī)范要求標(biāo)題不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，故“××學(xué)院會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理辦法(試行)”中的頓號(hào)應(yīng)當(dāng)改為空一格；錯(cuò)處二：兩個(gè)書名號(hào)之間用了頓號(hào)，按照公文規(guī)范兩書名號(hào)之間一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。若是書名號(hào)后有(校字〔2017〕××號(hào))說明，則需加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，且發(fā)文字號(hào)中的年份必須用六角括號(hào)“〔〕”括入。此外主送機(jī)關(guān)、附件后應(yīng)當(dāng)用全角冒號(hào)等。

2.2.2 附件說明形式不規(guī)范

“附件說明”是附件在正文之后的目錄呈現(xiàn)形式，標(biāo)準(zhǔn)形式為正文最后下空一行左空2格標(biāo)注“附件”，以冒號(hào)跟附件標(biāo)題。若附件較多，用阿拉伯?dāng)?shù)字加圓點(diǎn)依序而列。在高校官網(wǎng)通知中，有關(guān)附件格式錯(cuò)誤的問題大體為以下幾種。

一是附件位于成文日期之后。

××××××

×年×月×日

附件：××××××××××

二是多個(gè)附件標(biāo)識(shí)。

附件1：××××××××××

附件2：××××××××××

三是附件名稱用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

附件: 1.《××××××××××》

2.《××××××××××》

四是附件后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

附件：1.××××××××××。

2.××××××××××。

2.2.3 成文日期書寫不規(guī)范

成文日期中的數(shù)字均用阿拉伯?dāng)?shù)字，其中年份標(biāo)全稱，月、日無虛位(即1不編為01)[7]，如2016年9月10日。常見的成文日期錯(cuò)誤格式有漢子格式“二O一六年九月十日”、用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”代替“O”的“二0一六年九月十日”、漢子數(shù)碼大小寫雜糅的“二零一六年九月十日”、夾雜拼音或英文寫法的“二O一六年九月十日”、數(shù)字簡寫“2016.09.10”“2016/9/10”“2016-9-10”等，這類夾雜數(shù)字、拼音、英文、漢字的表達(dá)方式都是不規(guī)范的。

2.3 原則遵守不到位

2.3.1 發(fā)布不及時(shí)

通知是一種講究快速靈活的公文文種，在具體時(shí)間內(nèi)及時(shí)被傳達(dá)給收文者是快速完成工作的前提[8]。尤其是突發(fā)性的、全國范圍類的、不及時(shí)執(zhí)行影響工作，要求收文機(jī)關(guān)及時(shí)發(fā)布通知，布置工作任務(wù)，傳達(dá)相關(guān)要求。未能及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)并布置工作，不僅使上級(jí)文件精神不能及時(shí)落實(shí)，更會(huì)影響學(xué)校以及全體教職工的利益。如轉(zhuǎn)發(fā)申報(bào)各類項(xiàng)目，參加國家級(jí)、省級(jí)各類比賽的通知，或以單位名義申報(bào)各類榮譽(yù)稱號(hào)，如申報(bào)省級(jí)文明單位等，因未能及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)通知并布置工作，縮短了準(zhǔn)備申報(bào)材料的時(shí)間，影響了材料的豐富性和完備性，以致實(shí)際條件優(yōu)渥卻未評(píng)選上，影響了學(xué)校和教職工本人的榮譽(yù)。

2.3.2 行文不簡潔

用詞是否凝練，行文是否簡潔，決定通知的質(zhì)量和效力[9]。通知的正文部分一般由“為什么”“做什么”“怎么做”三部分構(gòu)成。“為什么”即通知發(fā)布的原因，要簡明扼要，讓閱讀者一目了然，不可贅述。但在高校官網(wǎng)通知中常常出現(xiàn)“橡皮圖章語言”(即可以普遍套用的語言)，如“在……大力支持下”“在……領(lǐng)導(dǎo)下”“在……親切關(guān)懷下”等，中間語句冗長，以至于一則通知讀到三分之二處還不知通知的行文宗旨。

2.3.3 一文多事不確切

一文多事即一則通知包含多項(xiàng)內(nèi)容，既便于一次了解多條信息，又體現(xiàn)了學(xué)校工作的條理性、統(tǒng)籌性。如高校暑期留校學(xué)生的管理服務(wù)工作涉及到宿舍、教室、圖書館、食堂、澡堂等方面，若有關(guān)部門對(duì)涉及本部門的相關(guān)工作分別發(fā)布通知，則過于繁多，缺乏統(tǒng)籌，應(yīng)采用一文多事，匯總各部門的工作，從學(xué)校層面發(fā)布一則通知即可。但并非所有通知均可采用一文多事式，如關(guān)于做好省高校自然科學(xué)研究項(xiàng)目和人文社科研究項(xiàng)目申報(bào)工作的通知，雖同為項(xiàng)目申報(bào)工作且隸屬于同一部門，但兩個(gè)項(xiàng)目的申報(bào)對(duì)象不同，具體內(nèi)容不同，易容易造成混亂，適宜分開發(fā)布。

3 高校官網(wǎng)通知不規(guī)范問題的原因與對(duì)策

3.1 高校官網(wǎng)通知不規(guī)范問題的原因

通過對(duì)部分高校官網(wǎng)上電子公文與通知的調(diào)查分析可以看出，電子公文的制發(fā)基本能夠遵循國家、學(xué)校有關(guān)公文處理規(guī)定，比較規(guī)范；而同樣用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)的官網(wǎng)通知，在制發(fā)中則常出現(xiàn)不規(guī)范問題，其原因主要有以下幾方面：一是通知制發(fā)者專業(yè)素養(yǎng)不夠。與高校行政各部門設(shè)置專人審核、制發(fā)部門公文不同的是，高校官網(wǎng)通知的制作者可以是行政部門任何工作人員，其中非文科專業(yè)工作人員較多，且大多沒有經(jīng)過公文印制、處理工作的專業(yè)學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn)，僅依靠工作中接觸的相關(guān)知識(shí)支撐官網(wǎng)通知制發(fā)工作的運(yùn)行，對(duì)有關(guān)公文處理辦法等理論知識(shí)了解不透徹，運(yùn)用不熟練。二是制文者公文意識(shí)淡薄。部分高校官網(wǎng)通知的制發(fā)者往往也是本單位、本部門的公文制作者，他們有完備的理論知識(shí)、嫻熟的操作技巧以及超強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，在公文印制工作中很少出現(xiàn)以上所說官網(wǎng)通知中的失誤。然而，在工作流程上比通知公文制發(fā)要簡單的官網(wǎng)通知中總是出現(xiàn)如此之多的失誤，因?yàn)樗麄儧]有認(rèn)識(shí)到官網(wǎng)通知的重要性，沒有從公文制作的高度來嚴(yán)格要求自己，制作時(shí)散漫、隨意。三是審核者態(tài)度有失嚴(yán)謹(jǐn)。官網(wǎng)通知一般要經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門如校辦公室或校網(wǎng)絡(luò)信息中心的審核。部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬過于信任，審核不嚴(yán)，審核部門不講原則、監(jiān)管不力，未能按照有關(guān)要求管理、指導(dǎo)、督查官網(wǎng)通知工作，影響了通知在官網(wǎng)的最后呈現(xiàn)。四是校園系統(tǒng)不夠健全。在社會(huì)信息化、教育信息化的要求之下，校園網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用更加廣泛，對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)的要求也更高，但由于校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)選擇問題，導(dǎo)致官網(wǎng)上通知制發(fā)者嚴(yán)格按照文件規(guī)定制作、審核的通知還是存在一些問題。

3.2 高校官網(wǎng)通知不規(guī)范問題的對(duì)策

針對(duì)高校官網(wǎng)通知中出現(xiàn)不規(guī)范問題的原因，如何從根本上解決，以提高高校官網(wǎng)通知的質(zhì)量，可以從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)。

3.2.1 提升專業(yè)素養(yǎng)

提高官網(wǎng)通知制發(fā)者的專業(yè)素養(yǎng)是規(guī)范高校官網(wǎng)通知的首要前提，其有效途徑有：一是業(yè)務(wù)培訓(xùn)。鼓勵(lì)行政人員參加各類文秘工作培訓(xùn)，積極開展本校文秘工作相關(guān)培訓(xùn)；同時(shí)，考慮到高校官網(wǎng)通知制發(fā)者可為行政部門所有工作人員的復(fù)雜性，通過校外培訓(xùn)，校內(nèi)培訓(xùn)，分類、分批培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)通知制發(fā)者培訓(xùn)工作的全面性。二是主動(dòng)學(xué)習(xí)。通知制發(fā)者要提高學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，鉆研專業(yè)知識(shí)，善于提出問題，敢于打破慣例，樂于提高能力，以高水平的專業(yè)素養(yǎng)提高高校官網(wǎng)通知的質(zhì)量。

3.2.2 提高思想認(rèn)識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、官網(wǎng)通知制發(fā)者要提高認(rèn)識(shí)，以制發(fā)公文的嚴(yán)肅性規(guī)范官網(wǎng)通知的制發(fā)，增強(qiáng)嚴(yán)格按照規(guī)定制發(fā)官網(wǎng)通知的自覺性，避免隨意散漫，通過及時(shí)檢查、定期檢查把好三道關(guān)，即內(nèi)容表述是否準(zhǔn)確、格式編排是否規(guī)范、原則遵守是否到位等，不斷提高官網(wǎng)通知的質(zhì)量。

3.2.3 建立問責(zé)制度

規(guī)范官網(wǎng)通知制發(fā)程序，明確各級(jí)權(quán)責(zé)，以“誰制文，誰負(fù)責(zé)；誰審核，誰負(fù)責(zé)”的原則，全面落實(shí)高校官網(wǎng)通知工作的問責(zé)制度。部門領(lǐng)導(dǎo)審核通知時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題要嚴(yán)格追究制文者的責(zé)任；審核部門審查通知時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題要嚴(yán)格追究部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任；閱讀者閱讀通知時(shí)，如發(fā)現(xiàn)問題要嚴(yán)格追究審核部門的責(zé)任。通過多級(jí)審核、層層落實(shí)，以問責(zé)加強(qiáng)高校官網(wǎng)通知制發(fā)的監(jiān)督，以問責(zé)提高高校官網(wǎng)通知的質(zhì)量。

3.2.4 健全校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

審核部門要及時(shí)向校園網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管部門反映制發(fā)官網(wǎng)通知工作中折射出的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善問題，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主管部門要及時(shí)處理，在相互交流中不斷健全和優(yōu)化學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為高校官網(wǎng)通知制發(fā)者提供一個(gè)良好的軟硬件基礎(chǔ)，避免因系統(tǒng)不健全導(dǎo)致工作失誤。

4 結(jié) 語

網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)的發(fā)展，校園網(wǎng)使用規(guī)模的擴(kuò)大，提高了學(xué)校對(duì)教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作的要求。高校官網(wǎng)通知中出現(xiàn)的不規(guī)范問題，嚴(yán)重降低了高校官網(wǎng)通知的質(zhì)量和效能，制約了教育信息化。規(guī)范高校官網(wǎng)通知的制發(fā)工作是一項(xiàng)新的課題，學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)高校官網(wǎng)通知的重要性，制發(fā)者要提升文字水平，增強(qiáng)系統(tǒng)操作技能，從而提高官網(wǎng)通知質(zhì)量，促進(jìn)高校官網(wǎng)通知規(guī)范化發(fā)展。

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(責(zé)任編輯：胡永近)

10.3969/j.issn.1673-2006.2017.06.012

2017-02-17

李海燕(1987-)，女，安徽安慶人，碩士，助理政工師，研究方向:公文寫作。

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1673-2006(2017)06-0048-04