獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案數(shù)字化管理改革芻議
——以長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院為例

張 潔

（長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院 湖北 荊州 434020）

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案數(shù)字化管理改革芻議
——以長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院為例

張 潔

（長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院 湖北 荊州 434020）

檔案數(shù)字化管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的迫切需要，學(xué)生檔案管理也要緊跟時(shí)代的步伐，該篇文章以長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院為例，分別從學(xué)生檔案的收集范圍、管理流程、儲(chǔ)存方式、編研利用等四個(gè)方面進(jìn)行了分析和探討，提出了一系列具體的改革措施。

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案；數(shù)字化；檔案管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，校際間合作日益增多，人才培養(yǎng)模式的改革，使得學(xué)生檔案管理工作更加復(fù)雜且更具備專業(yè)性，更多的學(xué)者開始關(guān)注高校學(xué)生檔案。高校學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生在高等教育時(shí)期的個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、文化水平、社會(huì)屬性等方面的綜合記錄。大學(xué)生檔案的呈現(xiàn)方式豐富多樣，大多數(shù)高等院校歸檔材料以紙質(zhì)為主，電子檔案也在逐步進(jìn)入各高校，而通過網(wǎng)絡(luò)來查閱和展示的形式仍較少見。為適應(yīng)信息化趨勢和高等教育發(fā)展的需要，學(xué)生檔案的管理必須緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)行科學(xué)合理的布局，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

獨(dú)立學(xué)院由于建校時(shí)間不長，學(xué)生檔案的數(shù)字化改革相對(duì)較晚，學(xué)生檔案管理體系不健全，存儲(chǔ)方式、編研利用都存在一定不足，針對(duì)這些情況，現(xiàn)以長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院為例，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行研究，為獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案數(shù)字化改革提供參考：

1.豐富歸檔類別，完善學(xué)生檔案收集范圍

在我國教育制度改革的推動(dòng)下，從小學(xué)到大學(xué)，應(yīng)試教育向素質(zhì)教育的逐步轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)就業(yè)、升學(xué)、實(shí)踐等不同需求，高校學(xué)生檔案涵蓋的內(nèi)容也逐年增多，各高校對(duì)檔案材料歸檔范圍要求不一，但是也具備一些共同點(diǎn)。主要集中在報(bào)考信息、學(xué)籍信息、黨團(tuán)材料、在校成績、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)論文等幾類[1]。

2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在材料的歸檔范圍中增加了學(xué)生檔案的相關(guān)要求，主要包括高校學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。[2]雖然《辦法》的提出，使得學(xué)生檔案的歸檔范圍擴(kuò)展，但現(xiàn)有的學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容仍不完整，學(xué)生個(gè)人信息含量不全，缺乏個(gè)性化內(nèi)容，無法反映學(xué)生的綜合素質(zhì)。特別是在學(xué)生就業(yè)時(shí)，用人單位需要了解學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)、交際能力、實(shí)踐能力、誠信情況[3]，而反映學(xué)生這些內(nèi)容的檔案材料很少，無法為用人單位提供有效參考。因此，在當(dāng)今培養(yǎng)復(fù)合型人才的教育背景下，應(yīng)根據(jù)高校自身教育教學(xué)和人才培養(yǎng)改革的實(shí)際情況，結(jié)合用人單位選用人才和學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的需要，修改學(xué)生檔案歸檔范圍、豐富歸檔內(nèi)容，使學(xué)生檔案具有更大的借鑒價(jià)值，讓學(xué)生在激烈的競爭中順利就業(yè)。

學(xué)生檔案的歸檔范圍可以增加如下內(nèi)容：

（1）學(xué)生個(gè)人發(fā)展材料。高校學(xué)生的檔案材料不但要注重學(xué)生的學(xué)業(yè)成績，而且要關(guān)注學(xué)生的能力，發(fā)現(xiàn)每個(gè)學(xué)生的潛能，如創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力。要注重收集學(xué)生在興趣愛好、個(gè)人特長等反映學(xué)生成長進(jìn)步的材料，掌握每位學(xué)生的個(gè)性發(fā)展特征，將學(xué)生參加技能考試、資格考核、社會(huì)實(shí)踐、獎(jiǎng)懲情況記錄到學(xué)生檔案中。

（2）學(xué)年登記表?！皩W(xué)年登記表”內(nèi)容包括學(xué)生在每學(xué)年內(nèi)的具體經(jīng)歷情況、學(xué)生的自我總結(jié)和思考、班委評(píng)價(jià)、輔導(dǎo)員評(píng)價(jià)等，在學(xué)生的最后一學(xué)年是以“畢業(yè)生登記表”代替。以“學(xué)年鑒定表”的方式對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、思想表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐、職業(yè)規(guī)劃等方面記錄并入檔，能較好地充實(shí)學(xué)生大學(xué)期間檔案材料?！皩W(xué)年鑒定表”也是用人單位考查學(xué)生的一項(xiàng)重要支撐材料，為用人單位更為全面的了解學(xué)生提供便利。

（3）個(gè)人誠信記錄。個(gè)人誠信是衡量大學(xué)生品質(zhì)的一個(gè)重要指標(biāo)，他是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的一個(gè)重要的信用砝碼。學(xué)生誠信檔案的建立，可以通過收集學(xué)生在校期間誠實(shí)守信方面的材料，如校園卡借書卡記錄、志愿者服務(wù)、積極獻(xiàn)血、拾金不昧、見義勇為、助人為樂、慈善捐助等守信和失信行為，形成個(gè)人誠信簡歷和輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生在校期間的誠信評(píng)價(jià)的書面報(bào)告。學(xué)院應(yīng)該把誠信檔案的建立納入學(xué)生檔案管理工作一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，它來準(zhǔn)確反映學(xué)生的品德行為和信用情況。

（4）心理素質(zhì)記錄。學(xué)生的心理素質(zhì)是學(xué)校教育培養(yǎng)人才的一個(gè)重要方面，各高校基本上都建立了心理工作坊，可以把這些資料進(jìn)行收集和整理，形成學(xué)生的心理素質(zhì)記錄。對(duì)學(xué)校的教育管理者來說，可以通過查看學(xué)生的心理素質(zhì)記錄了解學(xué)生的個(gè)性特點(diǎn)，及時(shí)采取相應(yīng)的心理干預(yù)形式來促進(jìn)學(xué)生健康成才；對(duì)于用人單位選拔人才來講，可以通過心理素質(zhì)記錄知曉畢業(yè)生的心理健康狀況，挑選最合適的人才。

2.建立合理的工作協(xié)調(diào)機(jī)制，推進(jìn)學(xué)生檔案管理規(guī)范化

針對(duì)高校內(nèi)部學(xué)生檔案不協(xié)調(diào)、不規(guī)范的問題，可以對(duì)各部門各類別檔案材料標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，設(shè)計(jì)學(xué)生檔案管理工作流程圖，規(guī)范操作，及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，推動(dòng)學(xué)院學(xué)生檔案工作體系向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案可采用分階段的管理方式，可按三階段進(jìn)行：

2.1 新生入學(xué)建檔階段

首先依據(jù)教務(wù)處提供的新生資料建立新生檔案電子版名冊(cè)，其次接收各系部輔導(dǎo)員移交的新生紙質(zhì)檔案，最后與名冊(cè)進(jìn)行核對(duì)、整理裝袋、建立新生檔案并入柜。

2.2 學(xué)生在校期間檔案材料收集階段

每半年接收一次各系部輔導(dǎo)員移交的評(píng)優(yōu)表，每年接收一次各系部輔導(dǎo)員移交的學(xué)年鑒定表。期間詳細(xì)記錄學(xué)生的轉(zhuǎn)專業(yè)，入伍、休學(xué)、退學(xué)等一些學(xué)籍變動(dòng)情況，隨時(shí)做好相關(guān)檔案的調(diào)整。

2.3 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞階段

一是收集畢業(yè)生登記表、歷年成績總表、畢業(yè)生體檢表、黨員材料、報(bào)到證。二是檢查每名畢業(yè)生的檔案是否齊全，整理完畢并裝檔，最后貼上封條、蓋章。三是根據(jù)就業(yè)處提供的畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞地址進(jìn)行核對(duì)，然后交予郵局進(jìn)投遞。四是將畢業(yè)生檔案去向交予畢業(yè)班輔導(dǎo)員，最后上傳到學(xué)院網(wǎng)站，方便畢業(yè)生查詢。

新生入學(xué)檔案、在校期間形成的材料、畢業(yè)生信息，這些資料涉及的學(xué)生信息繁多，而且是經(jīng)由多部門形成的材料，如教務(wù)處、招生辦、學(xué)工處、黨委、團(tuán)委，因此每一個(gè)建檔、每一條信息錄入、每一份資料審核歸檔都要規(guī)范操作。各部門之間應(yīng)該相互合作、密切配合，全程跟蹤收集大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長資料，并隨時(shí)歸檔，保證為每位畢業(yè)生呈現(xiàn)最真實(shí)最可靠最原始的學(xué)生檔案。

3.改革學(xué)生檔案存儲(chǔ)管理方式，推進(jìn)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)一般可以通過兩種方式實(shí)現(xiàn)：一種是普通的紙質(zhì)檔案通過掃描、拍照、攝像、人工輸入等方式把傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。另一種是通過相應(yīng)的軟件，如辦公自動(dòng)化軟件，通過數(shù)字化手段將各部門產(chǎn)生的學(xué)生檔案電子文檔歸入到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中[4]。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案的管理模式，數(shù)字化在學(xué)生檔案管理中的運(yùn)用，不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)校內(nèi)教育資源的傳輸和配置，提高獨(dú)立學(xué)院學(xué)生日常管理的規(guī)范化，而且還可以實(shí)現(xiàn)與其他院校之間在信息方面的互聯(lián)互通，促進(jìn)學(xué)院工作水平和辦學(xué)水平全面提高。

在檔案數(shù)字化服務(wù)模式方面可以尋求突破，通過數(shù)字化手段逐步建立起條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，這是一個(gè)長期的逐步推進(jìn)的過程。以現(xiàn)有條件可以嘗試建立學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫和畢業(yè)生檔案去向查詢數(shù)據(jù)庫。

3.1 學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫

學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是形成檔案案卷目錄和全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是運(yùn)用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案，將每個(gè)學(xué)生的檔案材料錄入到學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫字段的設(shè)置應(yīng)該包含學(xué)生的系別、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)、籍貫、聯(lián)系方式、備注等項(xiàng)，在建好基本信息的基礎(chǔ)上，隨時(shí)補(bǔ)充錄入學(xué)生的最新信息，并及時(shí)對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。功能方面需要實(shí)現(xiàn)電子表格的導(dǎo)入和導(dǎo)出，以便今后與相關(guān)人事代理機(jī)構(gòu)、相關(guān)企事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)對(duì)接。

3.2 畢業(yè)生檔案去向查詢數(shù)據(jù)庫

目前大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的畢業(yè)生檔案派遣和去向管理還依耐人工實(shí)現(xiàn)。畢業(yè)生要了解自己的檔案去向主要依靠電話和現(xiàn)場查詢，而檔案轉(zhuǎn)遞方式改為“EMS快遞”專遞以后，還多了一項(xiàng)單號(hào)查詢。這無疑為畢業(yè)生檔案去向查詢工作增加了新內(nèi)容，因此建立畢業(yè)生檔案去向查詢數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地查詢顯得尤為必要。畢業(yè)生檔案去向查詢數(shù)據(jù)庫可通過建立EXCEL或ACCESS實(shí)現(xiàn)，再通過網(wǎng)絡(luò)上傳，畢業(yè)生進(jìn)入相關(guān)頁面，輸入姓名、身份證等相應(yīng)字段實(shí)現(xiàn)檔案去向的自我查詢。

4.注重學(xué)生檔案的開發(fā)與利用，加強(qiáng)編研，提升檔案的利用價(jià)值

學(xué)生檔案是學(xué)生在校園里學(xué)習(xí)和成長的記錄，是輔導(dǎo)員、任課老師了解學(xué)生的一個(gè)基本途徑[5]。目前許多獨(dú)立學(xué)院的學(xué)生檔案都被存放在學(xué)工處或檔案室，幾乎不會(huì)被查閱和調(diào)用，學(xué)生無法通過檔案將個(gè)人優(yōu)勢展現(xiàn)給用人單位，學(xué)生檔案也沒有發(fā)揮出畢業(yè)生推薦的作用。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案工作應(yīng)該從服務(wù)學(xué)生入手，加強(qiáng)學(xué)生檔案編研，重視學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用，對(duì)學(xué)生檔案的功能進(jìn)行拓展和延伸。

4.1 重視學(xué)生檔案編研，提高檔案利用率

高校檔案工作的最終目的是為師生提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。因此學(xué)生檔案工作也應(yīng)該以“服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)院”為主旨，圍繞人才培養(yǎng)、教學(xué)科研、社會(huì)實(shí)踐等主題進(jìn)行編研，有針對(duì)性地進(jìn)行分類匯總，可以編制學(xué)院建校史、歷年招生情況、歷年畢業(yè)生情況、學(xué)生創(chuàng)業(yè)情況、名人校友錄、各專業(yè)學(xué)生情況等特色成果，真正做到合理開發(fā)學(xué)生檔案資源，早日實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源的共享和交換。

4.2 開發(fā)學(xué)生檔案資源，發(fā)揮信息價(jià)值

搭建高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理平臺(tái)之后，學(xué)生可以通過系統(tǒng)了解個(gè)人發(fā)展情況，提早規(guī)劃個(gè)人職業(yè)發(fā)展目標(biāo)；學(xué)生家長可以利用相應(yīng)的賬號(hào)對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)、表現(xiàn)等方面的查詢，了解學(xué)生在校期間的情況，與輔導(dǎo)員進(jìn)行溝通，真正做到家校聯(lián)動(dòng)；可以通過網(wǎng)絡(luò)共享，開放一定權(quán)限，為企事業(yè)用人單位提供學(xué)生檔案基本信息，以便企業(yè)對(duì)學(xué)生有較為全面的了解，幫助其選拔所需人才。

在數(shù)字化時(shí)代下，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案的革新是現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢，將長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案從收、管、存、用，四個(gè)方面進(jìn)行改革，有利于現(xiàn)有的學(xué)生檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化，有利于充分發(fā)揮學(xué)生檔案信息資源的真正價(jià)值，為建立和健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系提供前提保障。

［1］安永峰.高校學(xué)生檔案功能拓展與管理[J].蘭臺(tái)世界,2012,(2)：38-39.

［2］張巖.提高高校學(xué)生檔案管理水平的理性思考[J].蘭臺(tái)世界,2013,(S1)：58.

［3］高宏.試論高校學(xué)生檔案管理與畢業(yè)生就業(yè)[J].山東檔案,2008,(3):49-50.

［4］白潤連.淺談高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化[J].呂梁學(xué)院學(xué)報(bào),2008,24(1):81-83.

［5］毛靈芳.高校學(xué)生檔案利用工作的現(xiàn)狀分析與對(duì)策探討[J].檔案管理,2013,(1):65-67.

Study on Independent college students archives digitization m anagement reform——Take Yangtze University College of Engineering and Technology for Example

Zhang Jie

(Yangtze University College of Engineering and Technology Hubei Jingzhou 434020)

Digital archivesmanagement is an urgent need for the development of today's society,student recordsmanagement should keep pace with the times,this paper takes Yangtze University College of engineering and technology as an example,from the student archives collection scope,management,storage,four aspects of research and utilization were analyzed and discussed,and put forward a series of concrete the reform measures.

Independent College students archives；Digitization；Archives Management

G271

A

2095-7327（2017）-12-0130-02

長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院院級(jí)教學(xué)研究項(xiàng)目“長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案數(shù)字化管理研究”（2016JY19）。

張潔（1983.1—），女，湖北荊州人，就職于長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院，學(xué)士，主要從事圖書資料和檔案管理研究。