智慧檔案館：檔案信息化建設(shè)的新階段

■邢濤

智慧檔案館：檔案信息化建設(shè)的新階段

■邢濤

檔案信息化建設(shè)是國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源建設(shè)的重要組成部分。各級國家檔案館作為重要檔案信息的保存基地，開展檔案信息化建設(shè)工作不僅有利于重要檔案資源的有效利用，對長久保存檔案信息資源、延續(xù)城市歷史文脈具有極其重要的意義。從“十五”期間開始，我國的檔案信息化建設(shè)步入了快車道，從單純的檔案數(shù)字化，到綜合的數(shù)字檔案館，再到今天基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等智能多元新技術(shù)的智慧檔案館，檔案信息化建設(shè)開始進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。

一、檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

從全國范圍來看，各級檔案部門開展的檔案信息化建設(shè)雖然成效顯著，但是受資金、技術(shù)等因素的影響，還存在一些問題和不足，制約了檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展。

一是不具備新型電子文件歸檔、接收的能力。在檔案信息化建設(shè)過程中，國家和地方相繼出臺了有關(guān)電子文件、電子數(shù)據(jù)的管理辦法，要求“保證電子文件真實(shí)、完整、可用。電子文件形成、辦理和傳輸，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保留相關(guān)元數(shù)據(jù)，重要的電子文件應(yīng)按規(guī)定保留形成過程稿，確保電子文件及反映其流轉(zhuǎn)過程的元數(shù)據(jù)在電子文件生命周期中齊全完整。在形成、辦理、歸檔、移交等過程中應(yīng)對電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字簽名，并按國家標(biāo)準(zhǔn)封裝，確保電子文件的真實(shí)性和長久可用性”。各地檔案部門雖然已經(jīng)系統(tǒng)接收電子文件，但沒有解決元數(shù)據(jù)規(guī)范管理問題，難以保障電子檔案的真實(shí)性、安全性。各專業(yè)管理機(jī)關(guān)形成的大量專業(yè)數(shù)據(jù)庫，與老百姓的生活密切相關(guān)，是重要的民生檔案信息，政府網(wǎng)站是政務(wù)公開的重要窗口，是重要的信息資源，其歸檔問題目前還沒有解決的技術(shù)手段。

二是檔案實(shí)體管理與檔案信息管理脫節(jié)，不利于檔案的安全管理和檔案信息的有效利用。受以往技術(shù)制約，檔案信息化工作的重點(diǎn)是檔案數(shù)字化及檔案信息的利用，沒有對檔案實(shí)體采用技術(shù)手段進(jìn)行管理，檔案清點(diǎn)、利用、統(tǒng)計(jì)等停留在手工操作階段，檔案出庫后存在諸多失控環(huán)節(jié)，且檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)庫之間沒有直接的關(guān)聯(lián)渠道，檔案鑒定、搶救、開放、保密、利用等工作信息在檔案實(shí)體上難以反映，檔案管理效率低，安全隱患多。

三是檔案信息資源的開發(fā)利用水平不適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。隨著檔案信息利用的范圍有利于廣、解決問題的難度有利于大，由于目前的系統(tǒng)處于目錄查詢、圖像文件閱讀的階段，沒有采用數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘、全文檢索、知識支持等技術(shù)，檔案信息利用和開發(fā)還存在明顯的差距，不利于檔案信息的高效利用和深度開發(fā)；在三網(wǎng)融合、移動(dòng)終端的新技術(shù)環(huán)境下，檔案信息資源服務(wù)社會需要跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展、豐富服務(wù)方式、拓展服務(wù)領(lǐng)域。

四是現(xiàn)有信息化技術(shù)已難以滿足檔案信息管理的需要。面對檔案信息總量快速增加，檔案利用需求日益復(fù)雜的新情況，我館現(xiàn)有管理系統(tǒng)及技術(shù)設(shè)備已經(jīng)難以滿足海量存儲、高速計(jì)算、高效傳輸?shù)男枰?，需要按照全市檔案信息化的總體部署，通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)解決管理系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施升級換代問題，跟上全市信息化建設(shè)的步伐，適應(yīng)、滿足發(fā)展的需要。

五是信息安全問題需要進(jìn)一步解決。各級檔案部門形成的數(shù)字檔案資源是本地發(fā)展的真實(shí)記錄，是無價(jià)之寶。隨著數(shù)據(jù)量的劇增，目前的安全存儲效率已經(jīng)不能滿足。數(shù)據(jù)備份的周期增長，一次完整的全備份需要2-3個(gè)月，這顯然存在安全隱患。此外，由于資金問題，原來的安全備份等級不是很高，缺少實(shí)時(shí)鏡像備份。國家檔案局也要求對檔案信息系統(tǒng)按照國家規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)安全等級管理辦法進(jìn)行定級整改。

二、智慧檔案館的基本概念

智慧檔案館是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、“三網(wǎng)融合”等新技術(shù)構(gòu)建的以智能管理多元化檔案信息資源、提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館具有檔案信息多元化、檔案實(shí)體管理物聯(lián)化、電子文件歸檔和接收網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)據(jù)存儲集約化、檔案信息開發(fā)智能化、檔案服務(wù)移動(dòng)化的特點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)基于電子文檔一體化和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉儲式管理、基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案智能管理、基于青島記憶理念的數(shù)字文獻(xiàn)資源管理、基于智慧泛在理念的檔案信息服務(wù)、基于真實(shí)可信和長期可用的檔案安全存儲、基于智能技術(shù)的檔案館工作科學(xué)管理、基于網(wǎng)格化管理的全市檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)為主要建設(shè)內(nèi)容，其目標(biāo)是通過構(gòu)建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)、智慧監(jiān)督平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度智能化管理和開發(fā)利用。

三、智慧檔案館建設(shè)主要內(nèi)容

智慧檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容包括檔案信息智慧收集平臺、政務(wù)網(wǎng)智慧檔案館平臺、局域網(wǎng)智慧檔案館平臺、互聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館平臺、檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理平臺、數(shù)據(jù)長期可用平臺等。依托檔案館資源優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢，以電子文件和專業(yè)數(shù)據(jù)庫等新型檔案資源歸檔和進(jìn)館為重點(diǎn)，建立檔案智慧收集平臺，實(shí)現(xiàn)電子檔案智能采集；采用物聯(lián)網(wǎng)和射頻技術(shù)，對檔案實(shí)體實(shí)行電子標(biāo)簽化管理，建立檔案智慧管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理；跟進(jìn)知識管理、數(shù)據(jù)倉庫、三網(wǎng)融合、移動(dòng)服務(wù)等新技術(shù)，構(gòu)建檔案信息智慧泛在的智慧檔案服務(wù)平臺，提供便捷的檔案信息服務(wù)，并發(fā)揮獨(dú)特的宣傳教育作用；采用虛擬化等檔案信息長久保存新技術(shù)，構(gòu)建檔案信息智慧保護(hù)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能備份、數(shù)據(jù)安全的智慧檢測；依托金宏網(wǎng)，構(gòu)建機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案智慧監(jiān)督平臺，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔和管理的智能監(jiān)管和遠(yuǎn)程指導(dǎo)、知識保障，提升檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督管理效能。

1.實(shí)現(xiàn)基于電子文檔一體化和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉儲式管理

加強(qiáng)對電子文件背景信息的采集歸檔,實(shí)現(xiàn)電子文件形成、流轉(zhuǎn)、版式固化、歸檔、檔案室保管、移交進(jìn)館與檔案館保管的一體化管理,從源頭上規(guī)范電子文檔管理，解決元數(shù)據(jù)采集、電子文件保真等問題。探索部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫“以庫管庫”模式。明確各部門重要業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫管理范圍和模式，將具有長久保存價(jià)值業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫列入進(jìn)館范圍。解決部門互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站信息采集歸檔問題。實(shí)施電視新聞節(jié)目采集，實(shí)現(xiàn)高清視頻自動(dòng)采集歸檔和文字新聞自動(dòng)采集歸檔。實(shí)現(xiàn)本地重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站信息歸檔。

2.實(shí)現(xiàn)基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案智能管理

采用物聯(lián)網(wǎng)射頻技術(shù)，實(shí)行檔案實(shí)體追蹤管理，提升檔案實(shí)體管理水平。實(shí)現(xiàn)檔案的智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，及時(shí)提供庫房檔案保管、檔案出庫入庫、檔案借閱、檔案整理等等信息，以提高檔案安全管理和科學(xué)管理水平。在此基礎(chǔ)上升級完善局域網(wǎng)信息管理系統(tǒng)。以現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，基于OAIS完善市縣兩級數(shù)字檔案館信息管理系統(tǒng)，提升檔案管理和信息開發(fā)水平，以適應(yīng)未來信息化發(fā)展的新趨勢。

3.實(shí)現(xiàn)基于城市記憶理念的數(shù)字文獻(xiàn)資源管理

統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字文獻(xiàn)庫的專題設(shè)置體系，提出長期的努力目標(biāo)，有計(jì)劃地大規(guī)模積累城市歷史文化資源，通過專用網(wǎng)站提供權(quán)威的城市歷史文化文獻(xiàn)，搭建開放的城市記憶體系，搶占本地歷史文化的制高點(diǎn)，更好地為文化大發(fā)展大繁榮服務(wù)。以檔案資源為基礎(chǔ)，通過收集圖書、期刊、報(bào)紙、音像等多種載體的城市歷史文化文獻(xiàn)，構(gòu)建以若干特色專題數(shù)字文獻(xiàn)庫，通過互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)，向社會提供城市歷史和文化等方面的數(shù)字文獻(xiàn)服務(wù)。

4.實(shí)現(xiàn)基于智慧泛在理念的檔案信息服務(wù)

在繼續(xù)完善原有信息發(fā)布利用平臺的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)研究建立移動(dòng)數(shù)字檔案館信息查閱中心。無線網(wǎng)絡(luò)和手機(jī)等手持設(shè)備智能化的發(fā)展，將使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用迅速由桌面終端向手持終端轉(zhuǎn)移。將檔案館信息服務(wù)納入三網(wǎng)融合新的信息服務(wù)體系，將信息共享平臺延伸到各類移動(dòng)終端平臺、電視屏幕等，在拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域方面有所突破。

5.實(shí)現(xiàn)基于海量信息的真實(shí)可信與長期可用管理

檔案館區(qū)別于圖書館等信息存儲中心的核心價(jià)值在于保證信息的真實(shí)可信和長期利用。重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)電子文件（電子檔案）信息背景信息的捕獲與封裝、各類數(shù)據(jù)資源的分層次存儲、形成基本硬件和軟件歸檔庫、搭建技術(shù)平臺支撐信息（或系統(tǒng)）長期可用。此外，還應(yīng)建立數(shù)據(jù)遷移平臺，確立遷移平臺在數(shù)字檔案館中的權(quán)威性地位，定期對館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換遷移，保證數(shù)據(jù)能在不斷發(fā)展變化的軟硬件系統(tǒng)中能正確被讀取。為保證安全，還應(yīng)建立完善本地和異地，本館的計(jì)算機(jī)中心（生產(chǎn)中心）、同城備份中心和異地容災(zāi)中心的“兩地三中心”策略的安全存儲備份平臺。

6.實(shí)現(xiàn)基于智能技術(shù)的檔案館工作科學(xué)管理

實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理。為領(lǐng)導(dǎo)提供局館內(nèi)部管理、工作任務(wù)目標(biāo)跟蹤、局館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變化等服務(wù)，分析利用者的特性和規(guī)律，為檔案資源建設(shè)和科學(xué)管理提供客觀的決策依據(jù)。實(shí)現(xiàn)智能樓宇管理。對檔案館工作人員和外來人員使用身份識別卡管理，對檔案利用實(shí)行全程化管理和一卡通服務(wù)。構(gòu)建檔案流動(dòng)警示系統(tǒng)。構(gòu)建樓宇智能化管理體系，為大樓管理提供信息保障。此項(xiàng)工作的目的是采用新技術(shù)提高檔案科學(xué)管理和大樓安全管理水平，提高工作效率，防止安全事件發(fā)生。

7.實(shí)現(xiàn)基于網(wǎng)格化管理的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)

將機(jī)關(guān)和企業(yè)監(jiān)督指導(dǎo)融入統(tǒng)一的系統(tǒng)，使之具有檔案工作政策服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范服務(wù)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)、業(yè)務(wù)檢查、問題解答、案例分析等功能，并能通過網(wǎng)絡(luò)提供智慧化的問題警示與解決辦法提示服務(wù)，從而完善在線檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作統(tǒng)一監(jiān)管模式，拓展監(jiān)管領(lǐng)域，以提升監(jiān)管效能。針對不同對象的需求特點(diǎn)，將檔案業(yè)務(wù)服務(wù)與檔案信息服務(wù)分離，構(gòu)建面向檔案人員的檔案專業(yè)網(wǎng)站，從而進(jìn)一步提高為檔案專業(yè)人員提供智力服務(wù)的水平。

作者單位：青島市黃島區(qū)檔案館