信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策

耿偉娜

摘 要： 信息化的今天處于基礎性的學生檔案管理工作正在面臨各種要求和復雜的挑戰(zhàn)，整合檔案管理的要素，規(guī)范高校學生檔案工作是高校應對現(xiàn)實性發(fā)展和需要的根本對策。研究分析了高校層面上在學生檔案管理中存在的問題，提出提高學生檔案管理意識，健全高校學生檔案管理的工作體系和機制，加強高校學生檔案管理人員和管理隊伍建設等一系列建議和對策，為高校學生檔案的現(xiàn)實性發(fā)展和對信息化更好地適應提供了借鑒。

關鍵詞：高校學生檔案 檔案管理 體系 機制 人員 隊伍 素質

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）02-0023-01

一、前言

信息化是當今高等教育必須面對的發(fā)展大趨勢，也是高?，F(xiàn)代化建設的重要途徑和手段，作為基礎性的學生檔案管理必須結合高校的發(fā)展大局和社會的進步方向。要認知學生檔案管理對高校、學生和社會的重要價值，對高校學生檔案管理存在的典型性問題加以區(qū)分、認知和解構，實施高校學生檔案管理的優(yōu)化和變革，創(chuàng)新高校學生檔案管理的體系、機制，加強高校學生檔案管理人員和管理隊伍建設為高校學生檔案管理綜合水平的提升和信息化發(fā)展?jié)摿Φ耐诰蛱峁┗A性的平臺和載體。

二、高校學生檔案管理存在的典型性問題

1.高校學生檔案管理存在認知問題

當前在高校學生檔案工作上存在兩個方面的認知問題，一方面，在高校學生檔案工作人員上和管理高校學生檔案工作的領導層面存在認知不足的問題，影響了高校學生檔案管理在實際層面上的開展，也難于發(fā)揮高校學生檔案工作對高校整體工作的加速、保障等深層次功能和價值。另一方面，在學生層面上存在對高校學生檔案管理工作認知不足的問題，一些學生將檔案工作錯誤地弱化和漠視，導致高校學生檔案出現(xiàn)信息不準確、應用不全面等問題，既不能促進高校學生檔案管理的信息化，也難于實現(xiàn)高校學生檔案工作對學生發(fā)展的保障功能。

2.高校學生檔案管理的工作體系和機制不完善

高校學生檔案管理的目標是實現(xiàn)管理的科學化、規(guī)范化，而這些目標的達成需要完善的制度、健全的體系、優(yōu)化的機制加以保障。而當前高校學生檔案管理在制度建設中存在標準不統(tǒng)一，在體系建設中存在操作不規(guī)范，在機制建設中出現(xiàn)可行性不高等實際問題，難于發(fā)揮高校學生檔案管理工作的專業(yè)功能，也不能實現(xiàn)高校學生檔案管理的發(fā)展目標。現(xiàn)實性的問題主要體現(xiàn)在體系不健全和機制不完整兩個主要環(huán)節(jié)，一方面，高校學生檔案管理自上而下的體系還存在一定的漏洞，高校學生檔案管理部門與二級學院之間存在體系上的不對接問題，導致不能形成合力，分化了學生檔案管理的細節(jié)，造成學生檔案管理的過程性和機制性的障礙，給高校學生檔案管理的整體工作帶來了困難。另一方面，高校學生檔案管理在執(zhí)行層面上存在功能障礙，信息化的高校學生檔案管理要以全面而系統(tǒng)的執(zhí)行作為保障，而不完整的機制會影響到高校學生檔案管理的實際操作，形成對高校學生檔案管理執(zhí)行力、效果的制約，不能就高校學生檔案管理的需要和高校工作的要求進行優(yōu)化和組合，出現(xiàn)了高校學生檔案管理的執(zhí)行力不足，系統(tǒng)性不強，功能性不佳等一系列問題。

3.高校學生檔案管理人員和管理隊伍整體落后

高校學生檔案管理人員和管理隊伍是實施高校學生檔案工作的基礎和平臺，受到高校學生檔案工作傳統(tǒng)觀念的影響，特別在高等教育目標性過強和系統(tǒng)性不足的影響下，管理人員和管理隊伍在素質上存在要求與實際的差距，在整體上出現(xiàn)了滯后現(xiàn)實要求，影響高校學生檔案工作的問題。一方面，高校學生檔案管理人員和管理隊伍在信息化素質和能力上難于達到規(guī)范的要求，特別是信息化系統(tǒng)的認知、檔案信息操作系統(tǒng)應用、學生檔案信息處理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)水平不高、能力不足的現(xiàn)實性問題。另一方面，高校學生檔案管理人員和管理隊伍素質不高，一些高校學生檔案管理人員沒有專業(yè)基礎和專業(yè)背景，從事管理的人員和隊伍多屬于轉崗而來，出現(xiàn)了高校學生檔案管理人員和管理隊伍與檔案工作難于適應的問題，制約檔案工作向系統(tǒng)化、高效化的發(fā)展，影響了高校學生檔案工作的質量、效率和水平。

三、信息化下高校學生檔案管理的建議和對策

1.提高高校學生檔案管理的重視水平

高校學生檔案管理需要有信息化意識作為基礎，同時也需要必要的檔案工作條件作為保障。檔案管理是一項基礎性工作，做好學生檔案管理工作有利于加強學生管理、提高學校人才培養(yǎng)水平，也有利于促進大學生成長成才。高校學生檔案管理者和工作者要高度重視，充分認識做好學生檔案管理工作的重要意義，切實增強工作責任感和使命感。要進一步增強信息化意識，不斷適應信息化背景下的學生檔案管理工作，努力提高學生檔案的管理水平和服務水平。另一方面，要針對學生檔案意識薄弱這一問題，從大一新生就開始抓好檔案宣傳教育工作，將其融入到大學生的日常教育管理工作中，努力提高學生的檔案意識和信息化意識。高校要加大投入，建設專門的學生檔案保管場所，購置計算機、掃描儀等設備，加強學生檔案的規(guī)范管理，為推進學生檔案管理的信息化提供有力保障。已設立檔案館的高校，應充分發(fā)揮檔案館的專業(yè)優(yōu)勢和指導作用，協(xié)助做好學生檔案管理工作，促進學生檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。

2.完善高校學生檔案管理的工作體系和機制

規(guī)范化和科學化是高校學生檔案管理實現(xiàn)目標的基本保障，這是實現(xiàn)高校學生檔案管理制度完善，優(yōu)化高校學生檔案管理機制，健全高校學生檔案管理體系的前提和基礎。針對現(xiàn)實高校學生檔案管理表現(xiàn)出的種種問題，要在機制建設和體系建設兩個層面上下功夫，做到對工作體系和機制的全面、系統(tǒng)完善。首先，要對高校學生檔案管理的體系進行進一步完善，針對表現(xiàn)出來的漏洞，必須解決高校學生檔案管理部門與各學院之間相互配合的問題，形成統(tǒng)一的合理，對學生檔案管理工作進行細化，清除體系上造成的高校學生檔案管理障礙，形成系統(tǒng)的合力，發(fā)揮1+1>2的效果。其次，要彌補高校學生檔案管理工作機制上的缺失，要結合信息化學生檔案工作的特點與高校工作的要求，從執(zhí)行層面上加以優(yōu)化，建立高校學生檔案管理的責任制度和執(zhí)行體系，將學生檔案管理置于高校整體工作的層面上加以優(yōu)化和組合，利用組織和綜合的力量提升高校學生檔案管理的執(zhí)行力，豐富高校學生檔案管理的組織體系，豐富高校學生檔案管理的功能和環(huán)節(jié)。

3.加強高校學生檔案管理人員和管理隊伍建設

針對高校學生檔案管理人員和管理隊伍落后的實際問題，要通過持續(xù)的隊伍建設和素質提升工程加以應對。首先要提高高校學生檔案管理人員和管理隊伍的信息化水平，豐富高校學生檔案管理人員和管理隊伍對信息技術的學習手段和方式，夯實高校學生檔案管理人員和管理隊伍信息化的基礎。高校應該從學生檔案管理的大局出發(fā)，引入信息化人才提升檔案人員對學生檔案計算機和多媒體的操作能力，使檔案管理隊伍的信息技術、應用軟件實操水平得到提升，讓高校學生檔案管理人員和管理隊伍更好地適應實際工作信息化發(fā)展的需要。其次要加強高校學生檔案管理人員和管理隊伍的素質培訓，高校學生檔案管理人員和管理隊伍要以發(fā)展的大局出發(fā)，認識到自身能力和素質上存在的與高校學生檔案工作不相適應的缺點和問題，通過檔案專業(yè)培訓、檔案管理經(jīng)驗交流、學生檔案工作再教育等工作，切實提高高校學生檔案管理人員和管理隊伍的整體技能，切實提高高校學生檔案管理的質量、效率、成績與水平。

四、結語

學生檔案是學生基礎的信息，高校在信息化時代背景下進行學生檔案的數(shù)字化建設，提升高校學生檔案質量，提高檔案管理品質成為高校學生檔案工作的要求。要繼續(xù)在高校學生檔案的日常工作和基礎環(huán)節(jié)的認識入手，結合信息化的特點，將科學管理思想和理論引入高校學生檔案管理的實際、過程和細節(jié)之中，力促高校學生檔案工作外部環(huán)境與內部條件的改善，整合高校學生檔案工作的要素，擴展高校學生檔案管理的視角，優(yōu)化高校學生檔案的專業(yè)隊伍，將高校學生檔案管理水平提升到可控制、可持續(xù)、跨越式發(fā)展的層面。

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