淺議互助縣房地產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新途徑

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會需求擴(kuò)大，房地產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展。房地產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新是成為房地產(chǎn)發(fā)展的必然趨勢。文章基于房地產(chǎn)檔案管理重要性和檔案管理問題的基礎(chǔ)上，從房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)、健全管理機(jī)制、轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度等幾方面對房地產(chǎn)管理創(chuàng)新途徑進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案；管理；創(chuàng)新

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)活動的真實記錄，是房地產(chǎn)行政部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣等房地產(chǎn)管理活動中所形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及土地使用狀況等具有保存價值的文字、圖紙等各種載體內(nèi)容的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及社會對房地產(chǎn)檔案需求的增多，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已難以滿足現(xiàn)代化、高效化的社會發(fā)展需要，需要對傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，以推動房地產(chǎn)檔案管理步入信息化、現(xiàn)代化、法制化、規(guī)范化的軌道。

1、房地產(chǎn)檔案管理的重要性

房地產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)活動中形成的各種文字、圖紙、表冊以及聲像、電子文件等材料，是從事房產(chǎn)活動真實的歷史記錄，是房產(chǎn)所有權(quán)、使用權(quán)的憑證，是一項復(fù)雜細(xì)致、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是一項功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。

房地產(chǎn)行業(yè)是我國基礎(chǔ)性支柱產(chǎn)業(yè)之一。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會需求的擴(kuò)大，房地產(chǎn)業(yè)也迅猛發(fā)展。房地產(chǎn)檔案室承擔(dān)著檔案信息的收集、整理及對外服務(wù)工作，既要提供及時準(zhǔn)確、高效的查閱服務(wù)，又服務(wù)于國有資產(chǎn)的保值增值和維護(hù)消費(fèi)者合法權(quán)益的需要。

房地產(chǎn)檔案管理準(zhǔn)確記錄了房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)活動和房地產(chǎn)地項目情況，服務(wù)于城市建設(shè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。它所提供的信息披露服務(wù)，是多元化、全方位的服務(wù)，為信息利用者提供了一個良好的溝通平臺。

房地產(chǎn)檔案是法律認(rèn)可的確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)歸屬方、鑒證房地產(chǎn)處置的有效法律證明。作為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有力存證，它為產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠法律依據(jù)，它為司法查詢提供了有力的法律依據(jù)，使之成為國家實行有效產(chǎn)權(quán)保障體系的一個要素。

房地產(chǎn)檔案是城市發(fā)展的歷史見證，是對城市發(fā)展史、發(fā)展規(guī)律等進(jìn)行研究資料的重要來源。隨著信息化發(fā)展在檔案管理中運(yùn)用，促進(jìn)了檔案管理的功能得到有效地發(fā)揮。

2、房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

雖然我縣房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理開始時間較早，有很多經(jīng)驗積累，但房地產(chǎn)檔案管理仍顯得落后，主要存在以下問題：

（1）檔案管理技術(shù)落后。房管部門登記發(fā)證是手工，對職工退回的房屋沒有及時注銷，新的住戶又辦理了房產(chǎn)證，出現(xiàn)一房兩證的狀況，因而出項一套房子有兩份檔案，拆遷房屋產(chǎn)權(quán)也不能及時注銷，數(shù)據(jù)狀態(tài)失真，沒有從根本上改變技術(shù)落后的局面。

（2）檔案管理低效率。舊的被動型管理的管理機(jī)制，難以發(fā)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)管理中存在的問題。即使發(fā)現(xiàn)，也因管理法制不健全、產(chǎn)籍資料不完備、管理體制混亂或管理手段落后，不能及時處理問題。

（3）工作人員綜合素質(zhì)低。部分產(chǎn)權(quán)檔案管理人員綜合素質(zhì)低，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。產(chǎn)權(quán)管理工作要求檔案管理人員熟悉登記制、具備測繪知識、清楚有關(guān)法律條文，否則在驗收文件時就不能及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，很容易導(dǎo)致不符合要求的資料混入檔案或檔案資料不齊全。

（4）房地產(chǎn)檔案利用利用效率低。檔案利用者查詢檔案時檔案管理人員翻原始登記資料進(jìn)行查詢，由于檔案管理人員少，工作量大，查詢難度大，從而導(dǎo)致查詢的檔案信息不準(zhǔn)確。

3、房地產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新路徑

為了滿足現(xiàn)代化、高效化的發(fā)展需要，我縣房地產(chǎn)檔案管理部門在認(rèn)清房地產(chǎn)檔案管理重要性和存在問題的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)的管理體制、管理手段等進(jìn)行創(chuàng)新，推動房地產(chǎn)檔案管理步入信息化和現(xiàn)代化的軌道。

3.1房地產(chǎn)檔案信息化

（1）提高管理信息化的認(rèn)知，形成信息化管理思維。社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展給房地產(chǎn)行業(yè)帶來生機(jī)，也對房地產(chǎn)檔案管理提出新的要求。隨著房產(chǎn)交易的日趨增多，檔案利用人次的日益增多，傳統(tǒng)手工方式的檔案管理、封閉型管理模式已經(jīng)難以滿足要求。因此，需要管理人員管理觀念的轉(zhuǎn)變，要跟隨社會的發(fā)展，將信息化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成信息化的管理思維，推動房地產(chǎn)檔案管理深化改革和創(chuàng)新，2009年我科室應(yīng)用了房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記管理系統(tǒng)，對之前的紙質(zhì)房產(chǎn)檔案全部進(jìn)行電子掃描錄入，經(jīng)過幾年的努力，房產(chǎn)檔案管理全部走上了信息化管理的軌道，大大地提高了檔案的利用效率。

（2）推動房地產(chǎn)檔案數(shù)字化。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)是房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)。對房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理、整編，生成檢索工具，為檔案資料利用者提供優(yōu)質(zhì)高效、高效、準(zhǔn)確便捷的信息查詢服務(wù)。

（3）建立房地產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。2013年，我們應(yīng)用了標(biāo)準(zhǔn)版交易權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)，建立房地產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)，將房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房地產(chǎn)交易系統(tǒng)相結(jié)合，房地產(chǎn)交易過程中生成的全部產(chǎn)權(quán)信息自動歸集到房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，并加以保存，從而保證房地產(chǎn)信息收集的及時性、全面性和準(zhǔn)確性。

3.2建立健全管理機(jī)制

（1）加強(qiáng)檔案管理人員的績效考核。因缺乏有效激勵機(jī)制，房地產(chǎn)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性不足。房地產(chǎn)檔案管理部門根據(jù)自身特點，創(chuàng)新激勵機(jī)制，將個人工作能力和業(yè)績作為考核的重要內(nèi)容，并將考核評價結(jié)果與職位晉升、年終考核相聯(lián)系，根據(jù)能力素質(zhì)定崗、定責(zé)。

（2）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理隊伍的建設(shè)，以此提供更為全面的檔案信息服務(wù)。對檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)是實施檔案管理創(chuàng)新活動的人力資源保障。房地產(chǎn)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)、科學(xué)管理方法在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能直接影響著檔案管理與服務(wù)的質(zhì)量和效率，因而，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新就必須對員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，尤其是檔案管理、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、法律知識等的培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)理論知識，計算機(jī)知識與操作技能，造就一支作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)、業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)的檔案工作隊伍。

（3）建立健全檔案管理制度.建立健全檔案管理人員崗位職責(zé)，檔案利用制度，檔案保管制度，檔案保密制度，檔案銷毀制度等，形成檔案管理制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化和科學(xué)化，使檔案管理有法可依，有章可循，做到依法治檔，科學(xué)治檔，從而更好地發(fā)揮房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)功能。

3.3增強(qiáng)高效服務(wù)意識，提高檔案的利用效率。

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)活動的真實記錄，是房地產(chǎn)真實可靠的憑證，而服務(wù)意識的增強(qiáng)，服務(wù)效率的高低，直接關(guān)系到房地產(chǎn)檔案事業(yè)的發(fā)展，知識信息時代對房地產(chǎn)檔案資料的需求呈現(xiàn)大量化和多樣化，這就要求檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，樹立“以人為本”的思想，在服務(wù)意識、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式、服務(wù)機(jī)制上不斷完善和創(chuàng)新。增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案宣傳服務(wù)力度，提高社會對房地產(chǎn)檔案的認(rèn)知，開展多樣化的服務(wù)形式，以適應(yīng)社會發(fā)展的客觀需要。

總之，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理建設(shè)在房地產(chǎn)交易以及司法查詢等環(huán)節(jié)扮演者重要的角色，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案建設(shè)直接關(guān)系著社會公眾的切身利益，為提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展，我們必須積極創(chuàng)新管理策略，規(guī)范房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作，提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)我縣房地產(chǎn)行業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

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