IT企業(yè)勞務(wù)外包審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)研究

郝立濤

摘要：本文從IT企業(yè)勞務(wù)外包存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)出發(fā)，提出了勞務(wù)外包管理模式以及加強(qiáng)勞務(wù)外包管理應(yīng)采取的措施，明確了一套完整的崗位、職責(zé)、流程設(shè)置，并且設(shè)計(jì)了勞務(wù)外包管理信息系統(tǒng)以支撐勞務(wù)外包管理。

關(guān)鍵詞：IT外包；勞務(wù)外包；外包管理信息系統(tǒng)

0.引言

勞務(wù)外包是指項(xiàng)目總承包企業(yè)將其承包項(xiàng)目中的勞務(wù)作業(yè)發(fā)包給勞務(wù)分包企業(yè)完成的活動(dòng)，具有及時(shí)性、定期性，按人、級(jí)、量和價(jià)結(jié)算的特點(diǎn)。為保證項(xiàng)目按期高質(zhì)量完成，勞務(wù)外包更傾向于對(duì)“人”的管控，且不需要業(yè)主方的同意，法律也未禁止勞務(wù)外包。

因此，現(xiàn)代IT企業(yè)大量使用勞務(wù)外包，但是，在勞務(wù)外包管理方面容易發(fā)生諸多失控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如：外包人員人口難控、外包合同簽訂滯后、工作量核銷(xiāo)與人員評(píng)級(jí)不規(guī)范，成本結(jié)算不及時(shí)、無(wú)規(guī)則等等。

鑒于以上緣由，為進(jìn)一步規(guī)范IT企業(yè)勞務(wù)外包管理，強(qiáng)化勞務(wù)外包過(guò)程管控，規(guī)避審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)勞務(wù)外包管理工作的規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高勞務(wù)外包工作效率，需要一套完善的勞務(wù)外包管理模式。

1.勞務(wù)外包原則

1.1風(fēng)險(xiǎn)與效率平衡原則。首先要保證勞務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)被控制在可接受范圍內(nèi)，同時(shí)，兼顧流程的執(zhí)行效率。

1.2專(zhuān)業(yè)分工與協(xié)作原則。各職能部門(mén)分專(zhuān)業(yè)各司其職，聯(lián)合協(xié)作，分頭把關(guān)，共同管控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

1.3責(zé)權(quán)一致原則。明確各職能部門(mén)的責(zé)任與權(quán)力，責(zé)權(quán)相符，同時(shí)，建立追責(zé)機(jī)制。

1.4信息暢通原則。資源信息要充分及時(shí)共享，消除部門(mén)間信息壁壘。

2.工作流程

3.部門(mén)崗位職責(zé)

按照勞務(wù)外包工作流程，確定人力資源部、項(xiàng)目管理部、物資部和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，落實(shí)部門(mén)分工和職責(zé)。

3.1人力資源部

風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：“人”，外包人員出入口、用人質(zhì)量，人員考核。

工作職責(zé)：負(fù)責(zé)勞務(wù)外包人員管理。按業(yè)務(wù)中心項(xiàng)目需求匯總勞務(wù)外包年度計(jì)劃、月度計(jì)劃，并滾動(dòng)修訂；收集勞務(wù)外包人員簡(jiǎn)歷，組織面試與評(píng)級(jí)；通知外包人員進(jìn)場(chǎng)與退出；管理勞務(wù)外包人員考勤與績(jī)效。

3.2項(xiàng)目管理部

風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：“事”，勞務(wù)外包必要性；勞務(wù)人員工作量；把控項(xiàng)目成本。

工作職責(zé)：負(fù)責(zé)外包項(xiàng)目管理。審核項(xiàng)目勞務(wù)外包必要性；審核勞務(wù)外包年度計(jì)劃、月度計(jì)劃；審核用人規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；審核勞務(wù)外包申請(qǐng)；參與中高級(jí)外包人員級(jí)別的復(fù)評(píng)；統(tǒng)計(jì)外包人員工作量；審核外包人員出差申請(qǐng)；根據(jù)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部的項(xiàng)目成本信息，監(jiān)控項(xiàng)目預(yù)算并預(yù)警。

3.3物資部

風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：“價(jià)”，外包人員價(jià)格，管理供應(yīng)商，結(jié)算。

工作職責(zé)：負(fù)責(zé)項(xiàng)目人員采購(gòu)管理。框架招標(biāo)確定入圍供應(yīng)商并簽訂勞務(wù)外包框架協(xié)議；向供應(yīng)商發(fā)布勞務(wù)需求信息；根據(jù)人力資源部的人員級(jí)別與供應(yīng)商談判簽訂《勞務(wù)外包確認(rèn)書(shū)》；根據(jù)項(xiàng)目管理部的工時(shí)信息，編制《勞務(wù)外包月度人工費(fèi)結(jié)算單》，匯總交通費(fèi)和差旅補(bǔ)貼，編制《勞務(wù)外包月度差旅費(fèi)結(jié)算單》并與供應(yīng)商簽字確認(rèn)；統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目外包成本，負(fù)責(zé)供應(yīng)商考核。

3.4財(cái)務(wù)資產(chǎn)部

風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)：“資金”，平衡現(xiàn)金流，項(xiàng)目資金支付。

工作職責(zé)：負(fù)責(zé)外包人員財(cái)務(wù)核算管理。審核勞務(wù)外包人員交通費(fèi)票據(jù)，計(jì)算差旅補(bǔ)貼；平衡公司現(xiàn)金流量，審核資金計(jì)劃；根據(jù)《勞務(wù)外包月度人工費(fèi)結(jié)算單》、《勞務(wù)外包月度差旅費(fèi)結(jié)算單》進(jìn)行資金支付，每月按部門(mén)、按項(xiàng)目核算成本并反饋?lái)?xiàng)目管理部。

4.勞務(wù)外包管理信息系統(tǒng)功能要求

配合上述勞務(wù)外包管理模式，可以使用信息系統(tǒng)來(lái)輔助加強(qiáng)管理，信息系統(tǒng)需要具備以下功能：

4.1勞務(wù)外包人員需求發(fā)布

物資部可以公開(kāi)發(fā)布勞務(wù)外包人員需求信息，所有已簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商在有效期內(nèi)均可查看。

4.2勞務(wù)外包人員簡(jiǎn)歷收集

供應(yīng)商可以將人員簡(jiǎn)歷上傳至系統(tǒng)，人力資源部可以在線查閱簡(jiǎn)歷。

4.3勞務(wù)外包人員面試評(píng)級(jí)

人力資源部發(fā)布勞務(wù)外包人員的面試評(píng)級(jí)結(jié)果，相應(yīng)供應(yīng)商可以查詢(xún)并確認(rèn)。

4.4出差申請(qǐng)及審批

勞務(wù)外包人員可以提出出差申請(qǐng)，包括所在項(xiàng)目、目的地、工作內(nèi)容等，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理部?jī)杉?jí)審批。

4.5交通費(fèi)及差旅補(bǔ)貼計(jì)算

勞務(wù)外包人員出差返回后，關(guān)聯(lián)到出差申請(qǐng)，補(bǔ)充填寫(xiě)出差實(shí)際往返時(shí)間，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部根據(jù)往返交通費(fèi)票據(jù)進(jìn)行審核，計(jì)算差旅補(bǔ)貼，供應(yīng)商可以查詢(xún)交通費(fèi)和差旅補(bǔ)貼情況。

4.6勞務(wù)外包人員工作量發(fā)布

項(xiàng)目管理部統(tǒng)計(jì)VP中的報(bào)工工作量，根據(jù)人資部提供的考勤信息進(jìn)行修正，然后按月度發(fā)布，相應(yīng)供應(yīng)商可以查詢(xún)。

4.7供應(yīng)商管理

物資部年初制定供應(yīng)商考核指標(biāo)，并公開(kāi)發(fā)布。物資部還可以發(fā)布供應(yīng)商季度考核結(jié)果、年度考核結(jié)果，以及對(duì)供應(yīng)商的通報(bào)、通知等信息，供應(yīng)商可以查詢(xún)。

4.8匯總統(tǒng)計(jì)

可以分月度、按供應(yīng)商、按項(xiàng)目、按部門(mén)等多維度統(tǒng)計(jì)勞務(wù)外包人員的人工費(fèi)、差旅費(fèi)、差旅補(bǔ)貼等信息。

5.結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述勞務(wù)外包管理模式，明確崗位、職責(zé)、流程，同時(shí)利用管理信息系統(tǒng)的輔助支撐作用，可以有效規(guī)避勞務(wù)外包過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)效能。