企業(yè)科技檔案超前管理制度的建設

楊靜

[摘 要]檔案超前管理是一種前端控制手段，其主張在檔案形成之前，從源頭上進行文件資料的質(zhì)量控制，以提高檔案文件的參考價值，避免珍貴文件資料的流失。對于油田企業(yè)來說，檔案資料不僅包括對企業(yè)日常工作的記錄，還含有許多技術(shù)資料和商業(yè)文件，因此必須確保文件資料的安全和完整。本文通過引入檔案超前管理制度，對油田企業(yè)內(nèi)部資料進行標準化和規(guī)范化管理，從而為提高企業(yè)市場競爭力、促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供支持。

[關(guān)鍵詞]油田企業(yè)；科技檔案；超前管理；制度建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.114

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-01

0 引 言

對于多數(shù)技術(shù)密集型企業(yè)來說，誰掌握了行業(yè)前沿技術(shù)，誰就能夠在市場競爭中占據(jù)絕對優(yōu)勢，進而提高企業(yè)市場競爭力。因此，越來越多的企業(yè)都加強了對行業(yè)前端技術(shù)的研發(fā)，并通過建立企業(yè)科技檔案超前管理制度，促進科技檔案的規(guī)范化管理，為先進技術(shù)的研發(fā)提供必要的經(jīng)驗參考和數(shù)據(jù)支持。本文首先概述了企業(yè)科技檔案超前管理制度的重要性，隨后提出了企業(yè)科技檔案超前管理制度的建設措施。

1 企業(yè)科技檔案超前管理制度的重要性

科技文件是科技檔案的主要組成部分，檔案管理人員在經(jīng)過資料收集、系統(tǒng)整理和歸檔保存等一系列工作后，將企業(yè)日常工作中所產(chǎn)生的科技文件整理成科技檔案，并進行規(guī)范化的保存。因此，為了保證企業(yè)科技檔案的完整性，檔案管理人員必須要熟知科技文件的具體運作流程和運動規(guī)律，進而將檔案管理工作適當向前延伸，在科技文件轉(zhuǎn)化成科技檔案之前，就對其進行監(jiān)督和保護。通過開展這種超前管理，能夠最大程度地保證科技文件的完整性和豐富度。

需要注意的是，科技文件在轉(zhuǎn)化為科技檔案后，并不意味著管理工作的結(jié)束。事實上，即便是完成了科技檔案的超前管理工作，企業(yè)檔案人員仍然要做好后續(xù)的檢查、監(jiān)督、查閱、指導等工作，確?？萍紮n案能夠發(fā)揮其真正的利用價值。從本質(zhì)上說，企業(yè)科技檔案應當為企業(yè)技術(shù)研發(fā)和科技進步提供一定的支持作用，而檔案人員的管理手段、管理意識、企業(yè)的管理制度，都在某種程度上決定了科技檔案的價值。從這一點來說，引入科技檔案超前管理制度，具有重要的應用價值。

2 企業(yè)科技檔案超前管理制度的建設方法

企業(yè)科技檔案的超前管理，需要從企業(yè)日常工作出發(fā)，重視科技文件的保護和監(jiān)督。因此，在超前管理制度的建設過程中，相關(guān)人員不僅要將工作重點放在檔案科技文件本身，還要重視超前管理與企業(yè)檔案管理制度之間的銜接問題，具體的建設方法如下。

2.1 明確檔案管理責任

同一企業(yè)的不同部門，所負責的工作任務各不相同，在科技檔案超前管理制度建設中所承擔的責任也有所差異。以油田企業(yè)為例，企業(yè)管理人員應當結(jié)合油田企業(yè)的實際情況，建立分工明確、責任清晰的檔案管理工作網(wǎng)絡，確保工作責任落實到個人。在這種管理制度下，檔案管理人員要明確自身的工作責任，從而確保檔案管理工作高質(zhì)量完成。企業(yè)管理人員還可以將檔案管理工作的完成情況與個人薪資水平掛鉤，以此來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

2.2 加強部門之間的合作

油田企業(yè)各項工作的開展以及科技的研發(fā)，離不開各個部門之間的協(xié)調(diào)配合。在以往的企業(yè)管理中，由于各部門之間存在“信息壁壘”，信息技術(shù)交流存在諸多障礙，制約了企業(yè)科技的發(fā)展和科技檔案的管理。在引入超前管理制度時，要打破部門之間的“信息壁壘”，確保文件資料能夠高效流轉(zhuǎn)，從而加快企業(yè)科技的研發(fā)速率，為科技檔案管理質(zhì)量的提升奠定基礎。在信息時代，誰掌握了更多的信息資源，誰就能掌握市場主動權(quán)，因此，要加強部門之間的合作，為提升檔案管理效率提供基本的保障。

2.3 建立相互呼應的制度內(nèi)容

這是制度銜接的關(guān)鍵問題，制度在內(nèi)容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施效果。對于油田企業(yè)來說，檔案超前管理制度中的文件歸檔制度與通常所說的檔案管理制度中的收集環(huán)節(jié)是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環(huán)節(jié)的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關(guān)鍵一環(huán)，也是決定科技檔案超前管理制度實用效果的主要影響因素。因此，相關(guān)人員做好對接口的制度建設，建立相互呼應的制度內(nèi)容，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎。

2.4 資源共享

實現(xiàn)企業(yè)部門之間的資源共享，可以充分發(fā)揮各部門的自身優(yōu)勢，優(yōu)化資源配置，促進文件檔案管理工作順利進行，加快企業(yè)信息化建設進程。以油田企業(yè)為例，生產(chǎn)部門應當將生產(chǎn)記錄、生產(chǎn)效率等信息與科技研發(fā)部門共享，以便于科研部門以此為依據(jù)，進行有針對性的技術(shù)改進。各個部門只有強化信息和資源共享，才能提升有限資源的利用效率，一方面幫助油田企業(yè)節(jié)省部分成本費用，另一方面也有利于提高科技研發(fā)速度，加快油田企業(yè)的技術(shù)進步和經(jīng)濟發(fā)展。

3 結(jié) 語

檔案超前管理制度作為一種新型的檔案管理手段，在提高檔案管理質(zhì)量、保證檔案管理安全等方面發(fā)揮了獨特優(yōu)勢。實際工作中發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)存在檔案管理程序不健全、缺乏監(jiān)督審查機制等問題，影響了檔案超前管理的工作質(zhì)量。因此，企業(yè)一方面要建立健全檔案超前管理制度，另一方面要重視檔案管理人員的專業(yè)培訓，從而為企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量的提升提供人才支持。

主要參考文獻

[1]譚文君.經(jīng)濟發(fā)展與競爭全球化背景下的企業(yè)檔案信息服務研究[D].昆明：云南大學，2014.

[2]姚夢暉.淺談網(wǎng)絡化背景下強化供電企業(yè)文書檔案管理的具體措施[C]//電力行業(yè)優(yōu)秀管理論文集，2014.