論采購(gòu)管理系統(tǒng)在博物院的應(yīng)用

陳靜靜

[摘 要]完善的采購(gòu)管理系統(tǒng)是規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升工作效率的根本保證。因此，本文從核心功能需求、外部接口需求、核心業(yè)務(wù)流程幾個(gè)方面詳細(xì)介紹了故宮博物院的采購(gòu)管理系統(tǒng)，并分析了采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；故宮博物院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096

[中圖分類號(hào)]F274 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-0-02

1 采購(gòu)管理系統(tǒng)概述

預(yù)算和采購(gòu)是財(cái)務(wù)管理的兩個(gè)重要方面，易用、高效、功能齊全的預(yù)算管理系統(tǒng)和采購(gòu)管理系統(tǒng)能使財(cái)務(wù)管理工作事半功倍。采購(gòu)管理系統(tǒng)是故宮博物院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，它主要用于規(guī)范故宮博物院常規(guī)采購(gòu)和政府采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先，其將故宮博物院目前在采購(gòu)申請(qǐng)工作中的每個(gè)流程都加以整理和規(guī)范，這主要包括部門申請(qǐng)、財(cái)務(wù)處審核、故宮博物院采購(gòu)審核委員會(huì)審核、采購(gòu)辦公室制訂采購(gòu)工作方案以及記錄正式進(jìn)入采購(gòu)工作各個(gè)環(huán)節(jié)流程的信息。其次，其將故宮博物院對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)及審核各個(gè)環(huán)節(jié)的管理思想、規(guī)章制度納入了流程管理中。

2 采購(gòu)系統(tǒng)需求

2.1 核心功能需求

2.1.1 采購(gòu)流程

采購(gòu)流程分為采購(gòu)申請(qǐng)流程和采購(gòu)執(zhí)行流程兩部分。

采購(gòu)申請(qǐng)流程如下：采購(gòu)申請(qǐng)流程由院內(nèi)任意員工起草，經(jīng)過(guò)層層審批，即科級(jí)、處級(jí)、財(cái)務(wù)處初審、財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)審核和院辦主任審核等流程，完成審批的全過(guò)程。采購(gòu)申請(qǐng)人在采購(gòu)申請(qǐng)單預(yù)算名稱選項(xiàng)上只能選擇本部、處的預(yù)算項(xiàng)目。采購(gòu)申請(qǐng)單上需要指定采購(gòu)執(zhí)行人。

采購(gòu)執(zhí)行流程：采購(gòu)申請(qǐng)單獲批之后，院辦發(fā)文，同時(shí)生成支付憑單給采購(gòu)執(zhí)行人，由采購(gòu)執(zhí)行人填寫(xiě)具體的報(bào)銷單據(jù)，提交財(cái)務(wù)處審核，審核通過(guò)后去財(cái)務(wù)處報(bào)銷，完成采購(gòu)執(zhí)行流程。

2.2 外部接口需求

采購(gòu)管理系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，它與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)，共同形成故宮博物院財(cái)務(wù)管理的整體解決方案。采購(gòu)子系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，將與預(yù)算管理子系統(tǒng)、固定資管理子系統(tǒng)協(xié)同完成故宮博物院的采購(gòu)業(yè)務(wù)工作。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的用戶管理模塊與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的LDAP目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行整合，以順應(yīng)統(tǒng)一身份認(rèn)證機(jī)制。

2.3 核心業(yè)務(wù)流程

2.3.1 采購(gòu)申請(qǐng)

采購(gòu)申請(qǐng)流程如圖1所示。

圖1的說(shuō)明如下?！俺蕡?bào)”向上級(jí)提交申請(qǐng)?！罢髑笠庖?jiàn)”：可以全院范圍內(nèi)選擇要征求意見(jiàn)的對(duì)象?！巴嘶亍保翰少?gòu)申請(qǐng)單退回上一步操作人?！榜g回”：結(jié)束采購(gòu)申請(qǐng)流程?！敖辉恨k”：交院辦主任，由院辦主任決定采購(gòu)采購(gòu)申請(qǐng)單下一步的走向?！跋掳l(fā)”：采購(gòu)申請(qǐng)單下發(fā)到財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)或財(cái)務(wù)處的科室?！皼Q策支持”：將采購(gòu)申請(qǐng)單發(fā)到別的部處?！罢偌晌保簩⒉少?gòu)申請(qǐng)單提交到院政采委的委員?！罢?qǐng)示院領(lǐng)導(dǎo)”：將采購(gòu)申請(qǐng)單提交到院長(zhǎng)?！鞍l(fā)文”：表示申請(qǐng)流程結(jié)束，生成文號(hào)。

2.3.2 采購(gòu)執(zhí)行

采購(gòu)執(zhí)行流程如圖2所示。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 功能模塊

采購(gòu)管理系統(tǒng)主要以故宮院內(nèi)各種采購(gòu)申請(qǐng)審核流程為主，其主要功能不但包括采購(gòu)工作流程控制，還涉及采購(gòu)執(zhí)行的模塊。同時(shí)，還有一些采購(gòu)單和支出憑單的關(guān)聯(lián)問(wèn)題。具體內(nèi)容包括五個(gè)部分：①部門采購(gòu)申請(qǐng)；②財(cái)務(wù)處采購(gòu)審核；③院辦采購(gòu)審核；④采購(gòu)單據(jù)執(zhí)行；⑤綜合統(tǒng)計(jì)查詢。

3.2 其他功能

3.2.1 預(yù)算占用

預(yù)算占用是指采購(gòu)申請(qǐng)所占用的金額。每次采購(gòu)申請(qǐng)開(kāi)始時(shí)都會(huì)從預(yù)算中預(yù)先劃出本次申請(qǐng)所占用的金額，其他的采購(gòu)申請(qǐng)將無(wú)法使用此部分的預(yù)算金額，當(dāng)整個(gè)采購(gòu)執(zhí)行完成時(shí)再根據(jù)本次采購(gòu)的實(shí)際支付情況釋放多余的占用金額。預(yù)算支付是指采購(gòu)執(zhí)行中實(shí)際支付的金額。

在實(shí)際采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，當(dāng)多個(gè)采購(gòu)?fù)瑫r(shí)申請(qǐng)支出某一項(xiàng)目下的預(yù)算時(shí)，由于申請(qǐng)人和審核人均無(wú)法知曉該項(xiàng)目預(yù)算金額的執(zhí)行和占用情況，因此，曾數(shù)次出現(xiàn)“多個(gè)采購(gòu)申請(qǐng)均成功通過(guò)審批，甚至發(fā)票已開(kāi)出，結(jié)果項(xiàng)目預(yù)算金額不足”的問(wèn)題，給預(yù)算執(zhí)行帶來(lái)不小的困難。為了解決這個(gè)難題，相關(guān)人員開(kāi)發(fā)了“預(yù)算占用”功能。這個(gè)功能將對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)資金執(zhí)行采取“先占用、后使用”的原則，即當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)通過(guò)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，申請(qǐng)資金即被占用，其他采購(gòu)只能繼續(xù)申請(qǐng)?jiān)擁?xiàng)目下“未被占用”的預(yù)算資金。若采購(gòu)最終未能執(zhí)行，申請(qǐng)單被財(cái)務(wù)處駁回或由采購(gòu)申請(qǐng)人自行刪除，其占用的預(yù)算資金將立即釋放。若采購(gòu)成功執(zhí)行完畢，系統(tǒng)將最終根據(jù)支付憑單的金額重新計(jì)算該項(xiàng)目的預(yù)算占用情況。在采購(gòu)申請(qǐng)單起草和審批的流程中，采購(gòu)申請(qǐng)人和審批人能夠隨時(shí)查看本項(xiàng)目預(yù)算資金執(zhí)行和占用的詳細(xì)情況，如預(yù)算總金額、資金占用詳細(xì)信息、未占用金額、已支付金額以及相應(yīng)的采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的決策。

3.2.2 支付憑單廢止功能

自預(yù)算調(diào)整子系統(tǒng)上線后，年度預(yù)算金額與采購(gòu)金額緊密銜接，在實(shí)際操作運(yùn)行中，存在采購(gòu)支付憑單填寫(xiě)錯(cuò)誤直接影響預(yù)算金額真實(shí)性的問(wèn)題，或者由于某種原因要廢除支付憑單，重新釋放預(yù)算金額的情況。該錯(cuò)誤的發(fā)生一般出現(xiàn)在采購(gòu)執(zhí)行完成以后，因此，為釋放預(yù)算系統(tǒng)中虛占的資金數(shù)量問(wèn)題而設(shè)計(jì)出了這個(gè)流程。財(cái)務(wù)處觸發(fā)支付憑單廢止流程，將要廢止的憑單發(fā)給指定人員，該人員填寫(xiě)好相關(guān)意見(jiàn)后，經(jīng)由部門正處同意后提回財(cái)務(wù)處，經(jīng)財(cái)務(wù)處長(zhǎng)同意后，該支付憑單廢止，同時(shí)釋放其占用的金額。

4 采購(gòu)管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果與展望

采購(gòu)管理系統(tǒng)自投入使用以來(lái)，較好地完成了故宮博物院全院的預(yù)算執(zhí)行任務(wù)，使工作人員快捷、便利地在線完成報(bào)銷手續(xù)。并由此積累了大量預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程數(shù)據(jù)，用于分析、預(yù)測(cè)預(yù)算執(zhí)行情況，極大地減少了項(xiàng)目安排過(guò)程中的人為因素和隨意性，為領(lǐng)導(dǎo)提供了決策支持，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)管理的程序化、規(guī)范化、科學(xué)化、人性化。

當(dāng)然，系統(tǒng)的完善是無(wú)止境的。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)年，該采購(gòu)系統(tǒng)在系統(tǒng)架構(gòu)方向，還應(yīng)該引入更靈活的擴(kuò)展機(jī)制，支持動(dòng)態(tài)的采購(gòu)模塊配置以及強(qiáng)大的數(shù)據(jù)挖掘能力，以更為美觀、多樣的展現(xiàn)方式。此外，還應(yīng)通過(guò)總結(jié)歷史數(shù)據(jù)，對(duì)未來(lái)的預(yù)算執(zhí)行制訂給出一些建議，形成一個(gè)“預(yù)算—執(zhí)行—完成—分析—反饋—預(yù)算”的完整閉環(huán)。

主要參考文獻(xiàn)

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