完善企業(yè)信息管理工作的有益探索

冷緣

[摘 要]現(xiàn)代企業(yè)為了提高經(jīng)濟(jì)效益，往往會(huì)在企業(yè)管理方面進(jìn)行努力，通過(guò)企業(yè)管理的辦法來(lái)增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)作效率，優(yōu)化資本結(jié)構(gòu)等。但進(jìn)行企業(yè)管理有一個(gè)前提，那就是擁有足夠的信息數(shù)據(jù)，因此，信息管理成為了現(xiàn)代企業(yè)生存的不二“法門”。本文根據(jù)筆者對(duì)企業(yè)信息管理工作的調(diào)查，總結(jié)出了其存在的問(wèn)題，并給出了解決措施，希望可以對(duì)企業(yè)改進(jìn)管理工作有益。

[關(guān)鍵詞]信息數(shù)據(jù)；企業(yè)管理；制度改進(jìn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.038

[中圖分類號(hào)]F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-00-02

21世紀(jì)是一個(gè)信息和經(jīng)濟(jì)大爆炸的時(shí)代，現(xiàn)代企業(yè)要想在社會(huì)的激流中奮勇向前，務(wù)必要將這兩項(xiàng)融入企業(yè)，所以，企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，就必須擁有先進(jìn)且完善的管理系統(tǒng)，提高管理水平，有效解決企業(yè)運(yùn)行的各種問(wèn)題，使企業(yè)良性發(fā)展。本文結(jié)合多方經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了當(dāng)前企業(yè)信息管理系統(tǒng)所存在的問(wèn)題，并提出了諸多技術(shù)方面以及管理方面的建議，希望可以為企業(yè)完善管理系統(tǒng)，提高競(jìng)爭(zhēng)力提供幫助。

1 企業(yè)管理系統(tǒng)構(gòu)建中存在的問(wèn)題

1.1 重技術(shù)，輕管理，忽視人的因素

企業(yè)信息管理系統(tǒng)集管理科學(xué)、信息科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等眾多專業(yè)知識(shí)于一體，需要多種知識(shí)一起配合。但是許多當(dāng)前企業(yè)片面的理解管理系統(tǒng)，認(rèn)為主要是電腦技術(shù)與軟件在發(fā)揮作用，人只負(fù)責(zé)操作就可以，其實(shí)不然，縱然在現(xiàn)在科技如此發(fā)達(dá)的社會(huì)，人依然發(fā)揮著主導(dǎo)作用。如果沒(méi)有人經(jīng)過(guò)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鲈O(shè)計(jì)，就不會(huì)有完善的系統(tǒng)；如果沒(méi)有人對(duì)初始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和錄入，系統(tǒng)則無(wú)法發(fā)揮作用；如果人與軟件不能協(xié)調(diào)配合，再好的軟件也徒勞無(wú)功；所以，在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中也一定要切記“以人為本”。

1.2 企業(yè)未考慮人和軟件的相互適應(yīng)，對(duì)安全軟件的應(yīng)用效果也不理想

開(kāi)發(fā)一個(gè)管理系統(tǒng)需要的是系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)運(yùn)行、系統(tǒng)評(píng)價(jià)。在確定這個(gè)管理系統(tǒng)可以有效提高企業(yè)運(yùn)行效率之后，才開(kāi)始逐漸置換。但是有不少企業(yè)，沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)，高價(jià)購(gòu)買新的系統(tǒng)并且大批購(gòu)買計(jì)算機(jī)；在購(gòu)買回來(lái)之后又不按照科學(xué)方法進(jìn)行置換，理論上應(yīng)該是先進(jìn)行試點(diǎn)替換，在各個(gè)部門先換上一臺(tái)新機(jī)器，運(yùn)行無(wú)誤之后，再大批置換。但是好多企業(yè)在購(gòu)買回來(lái)之后直接進(jìn)行置換，導(dǎo)致企業(yè)員工適應(yīng)不了新機(jī)器，不僅達(dá)不到既定的管理目標(biāo)，甚至可能會(huì)減少經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 企業(yè)未意識(shí)到提高管理人員綜合素質(zhì)的重要性

一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成敗在于人，一套管理系統(tǒng)好壞的關(guān)鍵是人，企業(yè)管理工作好壞的評(píng)價(jià)，主要是依據(jù)管理信息系統(tǒng)的效果以及它對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展所起的作用。事實(shí)證明，凡是信息化效果顯著的單位，其主要特點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)班子及職工隊(duì)伍素質(zhì)好。當(dāng)前企業(yè)管理工作所存在的問(wèn)題就是管理人員的綜合素質(zhì)較低。作為信息系統(tǒng)的管理者，除了具備較強(qiáng)的電腦技術(shù)以及對(duì)設(shè)備的操作能力，還需要有科學(xué)的管理方法，只有具備綜合素質(zhì)的管理者，才可以充分組織人與人，人與設(shè)備協(xié)調(diào)配合，共創(chuàng)利益。

2 新時(shí)期完善企業(yè)管理系統(tǒng)的策略

2.1 建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，提高工作效率

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)，與全球市場(chǎng)的形成，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域變得越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的低效率辦公手已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需要了，人們需要更高效的辦公手段。建立協(xié)同辦公系統(tǒng)就是一種可以提高辦公效率的辦法。協(xié)同辦公系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公手段相比，不僅成本低、效率高、保密性強(qiáng)，而且實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，解決了傳統(tǒng)辦公手段對(duì)紙張浪費(fèi)嚴(yán)重的問(wèn)題。企業(yè)可以通過(guò)建立協(xié)同辦公系統(tǒng)來(lái)輔助開(kāi)展信息管理工作，將所有的信息建立檔案，儲(chǔ)存在公司的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，以便于及時(shí)查詢。

2.2 有效利用數(shù)據(jù)，提高經(jīng)濟(jì)效益

現(xiàn)代的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理論認(rèn)為信息是一種重要的資源，如果能仔細(xì)研究信息，就能為公司的發(fā)展指明方向，這是企業(yè)進(jìn)行信息管理的理論依據(jù)。因此，企業(yè)要想做大做強(qiáng)，只收集數(shù)據(jù)是不夠的，還得將收集起來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，找出企業(yè)在管理方式上的缺陷，并對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)方式進(jìn)行優(yōu)化，如通過(guò)對(duì)人力資源數(shù)據(jù)的分析，進(jìn)行人事調(diào)整，把合適的人安排在合適的崗位上，并進(jìn)行“精兵簡(jiǎn)政”，辭退冗余員工。企業(yè)還可以對(duì)本季度的盈虧數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為企業(yè)下一季度的商業(yè)活動(dòng)提供參考。

2.3 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視信息管理工作

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，最重要的資源有兩種，一是資金和技術(shù)，二是信息和時(shí)間，企業(yè)的發(fā)展需要大量的資金支持，而信息則使企業(yè)掌握先機(jī)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。除此之外，企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略需要大量的數(shù)據(jù)支持，如果沒(méi)有相關(guān)的數(shù)據(jù)支持，企業(yè)掌握的信息不到位，就會(huì)做出錯(cuò)誤的判斷，導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大的損失，就像《三國(guó)演義》中，有個(gè)著名的故事是空城計(jì)，司馬懿不知道城內(nèi)具體情況，被諸葛亮用空城計(jì)戲弄，錯(cuò)失良機(jī)。因此，企業(yè)的管理者必須投入足夠的精力和資金來(lái)開(kāi)展信息管理工作。

2.4 信息管理工作由企業(yè)綜合管理部門負(fù)責(zé)

時(shí)至今日，信息管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，這已經(jīng)成為眾多企業(yè)管理者的共識(shí)。許多企業(yè)都開(kāi)始了創(chuàng)建信息管理工作的探索，在這一過(guò)程中，固然有成功的例子，但更多的卻是不成功的嘗試，例如某家企業(yè)在建立信息管理工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)了這樣一個(gè)問(wèn)題：各個(gè)部門上交的數(shù)據(jù)不一致。為了解決這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)需要為信息管理工作設(shè)立一個(gè)部門，這個(gè)部門的主要職責(zé)是綜合管理信息管理工作的各項(xiàng)事務(wù)，統(tǒng)合各類數(shù)據(jù)，為企業(yè)的各項(xiàng)決策提供數(shù)據(jù)支持。

2.5 了解市場(chǎng)需求，收集各類信息

自從建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來(lái)，市場(chǎng)這只“看不見(jiàn)的手”一直影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，許多企業(yè)都通過(guò)市場(chǎng)規(guī)律來(lái)調(diào)節(jié)生產(chǎn)，達(dá)到盈利的目的，但“常在河邊走，哪有不濕鞋”，市場(chǎng)的盲目性、滯后性會(huì)讓企業(yè)管理者“濕鞋”，導(dǎo)致遭受巨大的損失。因此，為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)收集市場(chǎng)信息，了解市場(chǎng)需求就顯得非常有必要了。企業(yè)在收集市場(chǎng)信息時(shí)，不能局限于市場(chǎng)需求這一類的信息，該行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、與該行業(yè)相關(guān)的技術(shù)發(fā)明、國(guó)家的政策方針等都需要收集，收集起來(lái)的數(shù)據(jù)要注意及時(shí)更新。

2.6 制定完善的各項(xiàng)信息管理制度

國(guó)無(wú)法不治，企業(yè)同樣如此，為了保障信息管理工作可以順利進(jìn)行，企業(yè)有必要為信息管理工作制定各種規(guī)章制度，這項(xiàng)制度應(yīng)該滿足以下特點(diǎn)。一是要具有強(qiáng)制性，為了確?？梢允占礁黜?xiàng)信息，這項(xiàng)制度必須要有強(qiáng)制性。二是要有獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度，對(duì)上交的數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)比，上交數(shù)據(jù)內(nèi)容齊全、正確的部門，企業(yè)應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于敷衍了事的部門，企業(yè)要進(jìn)行懲罰。三要有復(fù)查檢驗(yàn)機(jī)制，對(duì)于收集上來(lái)的信息要進(jìn)行核查，排除錯(cuò)誤信息。四要有統(tǒng)計(jì)整合機(jī)制，將收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，對(duì)上一階段企業(yè)的運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并為企業(yè)這一階段的運(yùn)行提出建議。

2.7 加強(qiáng)各類人員的培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

雖然說(shuō)現(xiàn)在科技發(fā)達(dá)，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，但要想實(shí)現(xiàn)“無(wú)人化”辦公，還有很長(zhǎng)的一段路要走，電腦在短時(shí)間內(nèi)還不能代替人類去思考和工作，因此，為了能高效的收集、整合各類信息，企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工接受系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，提高員工的專業(yè)素質(zhì)是非常有必要的。除此之外，企業(yè)對(duì)員工的培訓(xùn)還是一舉多得的事情。企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，既可以提升員工的能力，實(shí)現(xiàn)員工價(jià)值的“增值”，又可以高效的處理企業(yè)的事務(wù)，并為企業(yè)司創(chuàng)造更多的價(jià)值。

2.8 加強(qiáng)思想教育和宣傳工作

企業(yè)的信息管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，例如數(shù)據(jù)相互矛盾、關(guān)鍵信息缺漏、數(shù)據(jù)整合過(guò)程不規(guī)范等，造成這些問(wèn)題，一方面是員工專業(yè)素質(zhì)差，沒(méi)有接受相應(yīng)訓(xùn)練的原因，另一方面則是員工沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息管理工作的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真造成的。因此，企業(yè)要對(duì)員工開(kāi)展思想教育工作，讓員工認(rèn)識(shí)信息管理工作的重要性，同時(shí)要給員工“灌輸”危機(jī)意識(shí)，要讓員工意識(shí)到自己的命運(yùn)與企業(yè)命運(yùn)息息相關(guān)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)不善、自己也會(huì)面臨失業(yè)的危險(xiǎn)。要培養(yǎng)員工的責(zé)任心，通過(guò)制定相關(guān)的福利制度，讓員工感到企業(yè)對(duì)自己的關(guān)懷，加強(qiáng)宣傳工作，激發(fā)員工的主人翁精神。

3 完善企業(yè)管理系統(tǒng)的重要意義

管理系統(tǒng)集合人的智慧與計(jì)算機(jī)的先進(jìn)技術(shù)，企業(yè)運(yùn)用管理系統(tǒng)進(jìn)行資源管理，首先，節(jié)省了人力、物力資源，為企業(yè)節(jié)約了成本，其次，管理系統(tǒng)功能全面，涉及人事、庫(kù)存、銷售以及預(yù)估風(fēng)險(xiǎn)投資與回報(bào)多項(xiàng)內(nèi)容，可以有效輔助管理者進(jìn)行決策，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的“獨(dú)門武器”。

4 結(jié) 語(yǔ)

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，信息化管理系統(tǒng)已然成了一個(gè)不可缺少的部分，各企業(yè)需要有選擇性地參考文中總結(jié)出來(lái)的問(wèn)題以及改進(jìn)措施，完善自己的管理信息系統(tǒng)。同時(shí)在使用的過(guò)程中，不斷挖掘更加高級(jí)的系統(tǒng)，為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展以及提高整個(gè)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)效益作出貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

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