討論內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的適度開放

胡艷華

摘 要：近些年來，檔案館有著向廣大人民群眾公開開放的基本職能，但是內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)并沒有對相應(yīng)的檔案進(jìn)行開放，這樣就會給檔案的利用帶來極大的難題。檔案事業(yè)要想快速的發(fā)展，內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)就要適度的對檔案進(jìn)行開放，這樣才能充分的發(fā)揮內(nèi)部檔案的功能，本文就是對內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的適度開放論進(jìn)行分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)；適度開放論；重要性

內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的主要作用就是為相關(guān)的機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，因為這些機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)有著較強(qiáng)的內(nèi)部性，因此內(nèi)部檔案并沒有進(jìn)行適度的開放。時代在不斷的發(fā)展，人們對于檔案服務(wù)的要求也在逐漸的增加，內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)必須要對檔案進(jìn)行適度的開放這樣才能夠促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

1 內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)能夠適度開放的條件

1.1 檔案室檔案的價值得不到有效的利用

“內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)室進(jìn)行開放服務(wù)的根本原因在于社會對室藏檔案存在著利用需求?！笔也貦n案的價值形態(tài)為其適度開放提供了理論依據(jù)。首先，檔案室檔案不僅具有第一價值，同時還具有第二價值。照文件雙重價值論和文件生命周期理論，檔案室檔案實際上是處于過渡期的半現(xiàn)行文件，這就意味著部分檔案已具有第二價值，這部分檔案是可以向社會開放的，不能過于簡單地將第一價值的作用局限于檔案室，第二價值局限于檔案館。其次，根據(jù)我國的有關(guān)規(guī)定，檔案室保存的檔案并不全部向檔案館移交，省級以上機(jī)關(guān)檔案室是其長期保存的檔案的“永久”收藏基地。這部分長期保存的檔案的第一價值和第二價值被長期固化在內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)室；有些內(nèi)部的業(yè)務(wù)檔案也不向檔案館移交，造成一部分已具有第二價值的檔案滯留檔案室。倘若不適度開放內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)室，這部分長期保存的檔案的第二價值將永遠(yuǎn)不能發(fā)揮，公民對這部分檔案的利用權(quán)利將永遠(yuǎn)得不到保護(hù)。

1.2 內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)室向社會開放的實踐方興未艾

隨著改革開放的深入和內(nèi)部職能的轉(zhuǎn)變，為滿足人們對內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的利用需求，為了自身的可持續(xù)發(fā)展，一些內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)室已開始走向為社會公眾服務(wù)的新領(lǐng)域，其開放服務(wù)正逐步展開。內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)室所保存的檔案文件有別于檔案館所保存的檔案文件，其機(jī)密程度要高一些。但這里的機(jī)密性并非普遍化、一刀切，有些檔案室所保存的檔案是完令可以向社會公開的。

2 內(nèi)部檔案適度開放的重要性

2.1 是政務(wù)公開與建設(shè)和諧社會的要求

近些年來，內(nèi)部檔案變得越來越重要，也有著重要的意義，因為內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的許多檔案都涉及到政務(wù)的相關(guān)信息，作為內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)擁有這些政務(wù)信息對于機(jī)構(gòu)自身的不斷完善有著很大的優(yōu)勢。例如專題性和連續(xù)性，政務(wù)信息的有效公開可以充分的滿足廣大人民群眾對于檔案信息的要求，也可以及時地了解最新的政務(wù)信息，但是目前內(nèi)部檔案并沒有進(jìn)行適度的開放，僅僅是對內(nèi)部進(jìn)行服務(wù)。那么這些內(nèi)部檔案就不能充分的發(fā)揮自身的價值，無法為社會做出更多的貢獻(xiàn)。因此內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該在不違反相關(guān)法律規(guī)定的情況下，對內(nèi)部檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓_，這是有利于人們對于檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督的，也有利于我國檔案機(jī)構(gòu)的廉政建設(shè)，檔案事業(yè)發(fā)展的過程中是離不開廣大人民群眾的監(jiān)督的，這樣檔案政務(wù)信息的公開才是合理的。

自從改革開放以來我國的市場經(jīng)濟(jì)在迅速的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)確立，目前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)到了非常關(guān)鍵的時期，但是由于科學(xué)的管理體制并沒有建立，導(dǎo)致了社會矛盾越來越突出，在這樣的情況下，就會抑制經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是一些與人民群眾有著緊密聯(lián)系的矛盾。其中人民群眾的經(jīng)濟(jì)利益矛盾如果無法得到合理的解決，和諧社會的構(gòu)建就會受到阻礙，要想充分的緩解這一矛盾，廣大人民群眾就要對于國家的政務(wù)有著詳細(xì)的了解，而內(nèi)部檔案的適度公開就能夠使人們及時的知道國家的相關(guān)政策，從而緩解這一矛盾，因此，可以說內(nèi)部機(jī)構(gòu)檔案的適度公開是構(gòu)建和諧社會的基本條件。

2.2 能夠充分的彌補檔案管理制度的缺陷

我國有很多的檔案都是存放在檔案館的，但是我國檔案館在管理的過程中還存在的諸多的缺陷，在時間和空間上存在著嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象。伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對檔案的需求也越來越多，對檔案存放的要求也越來越高，但是從目前來看，人們只有到檔案館中才能夠利用獲得檔案中的信息，但是檔案館的公開檔案僅僅能夠進(jìn)行歷史研究，而內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的相應(yīng)檔案是能夠滿足人們的實際需要的，從而彌補了檔案館檔案存在的缺陷，因此檔案管和內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的檔案是有著很大的差別的，如果內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的檔案不能夠適度的公開，那么檔案的價值就無法得到最大程度的發(fā)揮。而且檔案館公開的檔案也有著以下幾點劣勢：首先，已經(jīng)公開的檔案信息存在著滯后或者是老化的現(xiàn)象。國家規(guī)定已經(jīng)進(jìn)入檔案館的檔案要在30年之后才能夠公開，這樣是無法滿足現(xiàn)代工作者的需要的。其次，在空間上出現(xiàn)脫節(jié)和斷層的現(xiàn)象，因為國家規(guī)定我國內(nèi)部機(jī)關(guān)的檔案信息必須要在10年或者是20年之后才能夠進(jìn)入檔案館。因此在這一過程中，其他人是不能夠?qū)n案進(jìn)行利用的。而且檔案館對于這些內(nèi)部檔案的管理并不重視，很少收藏時間較長的檔案，有些省市甚至不接收期限較長的檔案，而的檔案作為一種信息資源在逐年的增加，導(dǎo)致了檔案的需求和檔案的交接在時間上存在著一定的差異，因此內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)必須要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行檔案的開放，在這樣的情況下，才能夠使檔案得到充分的利用。

2.3 對檔案現(xiàn)行服務(wù)中心劣勢的彌補

目前，現(xiàn)行服務(wù)中心僅僅是對當(dāng)?shù)氐臋n案館已經(jīng)開放的檔案進(jìn)行服務(wù)的，盡管在信息的收集和整理上已經(jīng)起到了很大的作用，但是還存在著諸多的問題：（1）收集所涉及范圍并不廣，數(shù)量也不多，最為關(guān)鍵的是文什的完整性不能得到有效的保證；（2）服務(wù)中心實質(zhì)主要依賴于政府，檔案館只是進(jìn)行配合，這樣很難發(fā)揮服務(wù)中心更大的價值；（3）即使利用者通過服務(wù)中心找到了相關(guān)資料，但是也是比較零散的，而且也不能確保有一定的實效性。因此需要內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的適度開放來彌補這些劣勢。

3 結(jié)論

綜所述，我們知道在社會民眾對檔案需求非常強(qiáng)烈的情況下，對內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行適度的開放式非常必要的，而且目前我國已具有內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)適度開放的條件，所以可以逐漸地實現(xiàn)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的適度開放，這樣有利于檔案價值的充分利用。

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