高校二級學(xué)院辦公室工作效率的影響因素分析

戚爰偉+孫作青+門蕊

G647

一、高校二級學(xué)院辦公室工作效率的影響因素

1.工作任務(wù)重、內(nèi)容多

目前，大部分高校都采用校、院兩級協(xié)同的管理模式開展管理工作，將重心轉(zhuǎn)移到二級學(xué)院中，這就使得學(xué)院辦公室的職責(zé)顯得尤為重要。教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、就業(yè)指導(dǎo)、社會服務(wù)等諸多領(lǐng)域的工作，都需要通過二級學(xué)院的辦公室來完成。辦公室的工作需要上關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下關(guān)學(xué)生，涉及方方面面，具體包括教學(xué)管理、科研管理、人事管理、財務(wù)管理、 資產(chǎn)管理、檔案管理、后勤保障、校友聯(lián)絡(luò)、退休工作、行政管理等工作，并且面向校內(nèi)所有的師生和校外相關(guān)的企業(yè)單位服務(wù)。工作容量大、強度高、對象多、形式雜等特點，毫無疑問，影響了辦公室的工作效率，也制約了高校二級學(xué)院辦公室工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2.隊伍建設(shè)不夠完善

高校的辦公室隊伍不夠完善體現(xiàn)在以下幾點：1）高校的辦公室隊伍大多由留校年輕畢業(yè)生組成，他們往往辦公室工作經(jīng)驗少，在專業(yè)業(yè)務(wù)上不夠熟悉，管理知識儲備不充分，綜合處理能力也有待提高；2）辦公室工作的編制人員數(shù)量較少，導(dǎo)致其人均工作負(fù)荷較大；3）辦公室工作人員的工資薪酬少，相比教學(xué)科研人員來說，辦公室工作人員的薪資待遇較低；4）辦公室工作人員缺乏培訓(xùn)機會，繁雜的事務(wù)性工作花費了他們的大量時間，使得他們沒有合適的機會得到進(jìn)修培養(yǎng)，進(jìn)而完善自身綜合素質(zhì)；5）辦公室工作人員在職稱評定、職務(wù)晉升上也處于不利地位，容易使辦公室人員對職業(yè)前景失去信心，甚至消極怠工。

3.管理模式守舊滯后

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，高校的管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。由于辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷健全，高校的管理工作也越來越依賴于網(wǎng)絡(luò)，傳統(tǒng)的管理模式將逐漸不適用于現(xiàn)代的辦公室需要，積極探索網(wǎng)絡(luò)化管理方法，尋求新型的管理模式勢在必行。新形勢下的辦公室工作要求辦公室人員具有較強的管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)、決策、執(zhí)行、反饋、創(chuàng)新等綜合能力，滯后的管理理念會導(dǎo)致一些辦公室人員模糊自身角色定位，從服務(wù)者變?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)者；會使得部分辦公室人員執(zhí)行工作時懶散懈怠、馬虎隨意；會將一些辦公室人員局限在傳統(tǒng)管理框架中，產(chǎn)生單一化、程序化的工作機制，難以突破自我，開拓創(chuàng)新。

4.考核激勵機制不健全

當(dāng)代高校辦公室缺乏完善的考核機制，和相應(yīng)的競爭激勵機制，這極不利于辦公室人員的進(jìn)步與發(fā)展，也是影響辦公室工作效率的一大原因?？己藱C制不健全，那么辦公室的人員就很可能出現(xiàn)遲到、怠工的現(xiàn)象，在日常工作時拖拖拉拉，在執(zhí)行決策時缺乏決斷，在遇到難題時消極焦躁，對待工作缺乏責(zé)任意識，處理工作態(tài)度散漫、行動緩慢。同樣，激勵機制不健全，辦公室人員的工作業(yè)績無法與評獎評優(yōu)、工資提升、職稱評選掛鉤聯(lián)系起來，使得很多辦公室人員缺乏工作的動力和熱情，在日趨瑣碎重復(fù)的工作中，對職業(yè)未來的發(fā)展逐漸失去期待、信心與激情，從而對他們工作的積極性和創(chuàng)造性造成極大的制約和束縛。

二、高校二級學(xué)院辦公室工作效率的對策

1.培養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)，發(fā)揮工作職能

辦公室工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接影響著辦公室工作效率的提高。每一個辦公室人員首先要做到愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)，對待工作謙虛謹(jǐn)慎、任勞任怨，增強自身責(zé)任意識；其次要明確自身角色，做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，顧全集體利益，增強大局意識；繼而要提高政治理論水平，堅定政治立場，掌握時事動態(tài)方針政策，增強政治敏銳性；最后要堅持無私奉獻(xiàn)精神，在工作中燃燒自我，增強服務(wù)意識?？傊?，要以強烈的責(zé)任心和高度的責(zé)任感，恪盡職守、腳踏實地地做好每一項工作。遇到困難或緊急的情況，不喊苦不喊累，發(fā)揚吃苦耐勞的精神，理論結(jié)合實際，冷靜分析問題，找到解決辦法。善于將被動型服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有头?wù)，充分發(fā)揮其工作職能。

2.優(yōu)化隊伍建設(shè)，提高服務(wù)水平

在信息化時代，辦公室工作更加復(fù)雜化、多樣化、綜合化。二級學(xué)院辦公室職能發(fā)揮的好壞，工作水平的高低，關(guān)鍵在于辦公室人員的素質(zhì)。建立一支教育觀念新、 業(yè)務(wù)能力較強的二級學(xué)院辦公室隊伍，是深化高校內(nèi)部管理體制改革的有力舉措。在選聘辦公室人員時，要從專業(yè)能力、心理素質(zhì)、政治素養(yǎng)、職業(yè)修養(yǎng)等各方面全面考察，按照“精簡、統(tǒng)一、高效”的原則擇優(yōu)錄取；在培養(yǎng)辦公室人員時，可定期開展培訓(xùn)，加強辦公室人員的各項學(xué)習(xí)，針對不同人員的不同情況，形成分層次、多形式的培養(yǎng)體系。也就是說，要盡量減少高校辦公室人員素質(zhì)的不均衡現(xiàn)象，使得辦公室內(nèi)的人員能夠達(dá)成一種互相促進(jìn)、能力互補的狀態(tài)，建設(shè)一支知識化、專業(yè)化的高素質(zhì)辦公室工作隊伍，提高服務(wù)水平，增強群體效能。

3.營造結(jié)構(gòu)合理管理模式，創(chuàng)新管理理念

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，使得計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛地應(yīng)用于辦公室的工作之中，一些傳統(tǒng)守舊的管理理念和手段已經(jīng)不能迎合新時期下的辦公室工作要求。從長遠(yuǎn)的角度來分析，面對這一挑戰(zhàn)，高校應(yīng)當(dāng)以科學(xué)客觀的方式，以服務(wù)理念、執(zhí)行理念和創(chuàng)新理念三個方面為主要內(nèi)容，積極探索新型管理模式，優(yōu)化辦公室的管理結(jié)構(gòu)，充分地利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，擺脫過去的形式，創(chuàng)新管理方法。高校之間要加強交流溝通，共同探索新形勢下當(dāng)今社會高校的管理模式發(fā)展；高校要借鑒國外管理經(jīng)驗，“取其精華，去其糟粕”，總結(jié)各項管理工作，積累經(jīng)驗教訓(xùn)。對于辦公室人員來說，一支辦公室管理隊伍沒有符合時代發(fā)展、滿足學(xué)校特點的管理模式，也就難以創(chuàng)造出高水平的工作成果，因此辦公室人員要豐富管理理論知識，樹立現(xiàn)代化的管理理念，掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.不斷完善考核獎罰制度，增強工作熱情

完善辦公室的考核激勵機制，是提高辦公室工作效率的有效途徑。辦公室工作繁雜、事務(wù)性強，導(dǎo)致很多辦公室人員在工作一段時間后會感到疲乏，產(chǎn)生較大的工作壓力和一定的消極心理，嚴(yán)重者甚至失去工作熱情，影響到日常生活。完善考核激勵機制，有利于增強辦公室人員的自我認(rèn)可，提高他們的工作熱情，促進(jìn)他們進(jìn)行自我激勵與約束、自我完善與發(fā)展、自我監(jiān)督與進(jìn)步。根據(jù)不同崗位的要求和特點，制定合理的考核管理制度，強調(diào)監(jiān)督考核紀(jì)律，防止“干多干少一個樣”、“干與不干一個樣”的現(xiàn)象出現(xiàn)。采用定性和定量相結(jié)合的科學(xué)方法，對辦公室人員的“德”、“能”、“勤”、“績”進(jìn)行全方位的考察和評估，把辦公室人員的工作績效與評獎評優(yōu)，職稱評比、榮譽表彰結(jié)合起來，增強其成就感和榮耀感，將二級學(xué)院辦公室每一個人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性充分調(diào)動起來。