基于企業(yè)集團(tuán)檔案管理的問(wèn)題與現(xiàn)狀研究

李明

內(nèi)容摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體等其他技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理從實(shí)體管理進(jìn)入到信息管理，檔案的實(shí)體管理是信息管理發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，信息管理是知識(shí)管理躍進(jìn)的必經(jīng)之路，知識(shí)管理則是時(shí)代賦予檔案發(fā)展的鮮明寫照，本文重點(diǎn)就企業(yè)集團(tuán)檔案管理的問(wèn)題與現(xiàn)狀進(jìn)行了研究和分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)集團(tuán) 檔案管理 信息管理

檔案是社會(huì)組織在所屬社會(huì)背景活動(dòng)中形成的各種記錄，檔案中所記錄的信息內(nèi)容反映著記錄事件的面貌，其信息屬性則可見(jiàn)一斑。檔案的本質(zhì)屬性之一是內(nèi)容的原始性，當(dāng)前信息社會(huì)，人們對(duì)于檔案的需求不僅僅在于其本質(zhì)屬性的內(nèi)容原始性，更多的是對(duì)于利用檔案中所記載的信息內(nèi)容，和信息屬性要求逐漸提高。當(dāng)前檔案學(xué)界不僅僅研究基礎(chǔ)理論，對(duì)于檔案中信息屬性與信息價(jià)值也給予了很高的關(guān)注。因此，企業(yè)中的檔案管理者如何更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，成為其要思考的首要問(wèn)題，并在管理檔案的過(guò)程當(dāng)中能為企業(yè)更好地服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和新時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位也越來(lái)越重要。

一.檔案管理理論分析

檔案管理的最終目的是服務(wù)于檔案的需求者，檔案管理的服務(wù)對(duì)象是需要使用到相關(guān)檔案的工作人員。由于人類社會(huì)以及企業(yè)的發(fā)展歷史悠久，檔案種類繁多并且數(shù)量大，如果沒(méi)有專門的管理人員做好管理工作，則會(huì)出現(xiàn)檔案散亂、分類不明確甚至是出現(xiàn)遺失的情況。因此檔案管理的工作人員主要工作是將散亂的檔案進(jìn)行整理分類，并按照相關(guān)的制度要求對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，這也是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的基本要求。而檔案的管理水平則和社會(huì)對(duì)檔案的需求有關(guān)。如果社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案的要求不大，對(duì)檔案不夠重視，那么檔案管理的工作自然也會(huì)水平不高。但是現(xiàn)在的社會(huì)為了發(fā)展的需求，需要對(duì)大量的檔案進(jìn)行保存和參考，因此對(duì)檔案管理工作也越來(lái)越重視。目前，企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的中堅(jiān)力量，因其發(fā)展的需求，企業(yè)對(duì)檔案的管理工作要求也越來(lái)越高，檔案管理者的工作也變得越來(lái)越復(fù)雜。

二.企業(yè)集團(tuán)檔案管理中的問(wèn)題分析

在目前企業(yè)的檔案管理中，存在著管理制度不健全的問(wèn)題，導(dǎo)致管理的工作效率和水平比較低。對(duì)檔案的管理工作一般有收集、存檔、歸類、保管、外借和保密等多個(gè)環(huán)節(jié)。有些企業(yè)在這些管理環(huán)節(jié)上所制定的制度并不完善健全，存在著檔案收集不完整、存檔歸類不明確、保管不妥造成檔案遺失以及因?yàn)橥饨钑r(shí)登記的信息不健全，從而導(dǎo)致檔案沒(méi)有及時(shí)歸還或者是被損壞。這些情況都會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，給檔案自身帶來(lái)?yè)p害。對(duì)檔案管理進(jìn)行評(píng)估是指對(duì)階段性的管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。但是目前由于大部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作的不重視或者是管理制度不夠健全，從而導(dǎo)致檔案管理的評(píng)估體系也不健全。不健全的評(píng)估體系意味著企業(yè)不能對(duì)檔案管理的工作情況及時(shí)了解，也無(wú)法清楚地得知在階段性的工作當(dāng)中，檔案管理會(huì)存在哪些問(wèn)題，不能因此而及時(shí)提出相對(duì)應(yīng)的解決方案。檔案管理工作中的問(wèn)題由于不健全的評(píng)估體系而逐漸增多，最終有可能在后續(xù)的管理工作中引發(fā)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。目前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，對(duì)檔案管理的需求也有所增強(qiáng)，如果企業(yè)繼續(xù)忽視自身的檔案管理工作，只著眼于眼前的經(jīng)濟(jì)利益，最終會(huì)阻礙企業(yè)自身的發(fā)展。

三.企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作對(duì)策與方法

1.建立健全檔案管理評(píng)估體系

對(duì)企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的評(píng)估。企業(yè)檔案管理也是企業(yè)日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)之一，企業(yè)在對(duì)經(jīng)濟(jì)營(yíng)銷狀況進(jìn)行階段性評(píng)估總結(jié)的同時(shí)，也要把檔案管理工作納入到評(píng)估的范圍之內(nèi)。針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)，制定相關(guān)的評(píng)估規(guī)則和條例。在評(píng)估的過(guò)程當(dāng)中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并把問(wèn)題在企業(yè)會(huì)議中進(jìn)行討論，尋找相對(duì)應(yīng)的解決方法，防止因問(wèn)題的積壓而在管理工作中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

2.提高檔案管理中的信息化程度

在信息化全面發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理的工作也要緊跟時(shí)代的步伐。企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部根據(jù)檔案的特點(diǎn)建立一個(gè)獨(dú)立的信息化體系，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要以及對(duì)檔案的需求，形成方便快捷的檔案信息化管理系統(tǒng)，把能夠電子化的檔案?jìng)浞蓦娮游臋n，同時(shí)保留紙質(zhì)文檔，讓檔案的管理人員做好兩方面的管理工作。這樣既可以利用信息化的特點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案更加方便快捷的管理，同時(shí)可以提高檔案管理人員的工作效率，進(jìn)而從整體上提高企業(yè)整體的工作效率。

目前的企業(yè)檔案管理工作中，還存在著不少的問(wèn)題，因此為了提高企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，就要著手解決以上存在的問(wèn)題。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)管理工作的重視，完善管理制度和評(píng)價(jià)體系以及提高管理信息化的程度，同時(shí)還要提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)更好的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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[2]徐愛(ài)萍.新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（11）.

（作者單位：遼寧出版集團(tuán)有限公司）