私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟效益的相關(guān)性研究

王瑋

摘 要：私營經(jīng)濟的發(fā)展，對私營企業(yè)的檔案發(fā)展提出了更高的要求。從私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟效益的關(guān)系出發(fā)，科學(xué)合理地分析私營企業(yè)和經(jīng)濟效益的關(guān)系，提出建立科學(xué)合理的私營企業(yè)檔案，應(yīng)堅持靈活性、自主性、方便科學(xué)的原則，合理選擇檔案管理的模式，最后提出通過檔案管理提高經(jīng)濟效益的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；私營企業(yè)；經(jīng)濟效益

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03

私營企業(yè)和國營企業(yè)是國家經(jīng)濟的重要組成部分，國營企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案室或是檔案中心，有相應(yīng)的機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進(jìn)國營企業(yè)的工作順利開展。國營企業(yè)的檔案受到上級機構(gòu)的監(jiān)督和審查，使得國營企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營企業(yè)因為并不受上級機構(gòu)的監(jiān)督和審查，私營企業(yè)主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營企業(yè)開始利用電子檔案對企業(yè)進(jìn)行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發(fā)電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結(jié)合，依舊是一個需要解決的問題。

一、私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟效益之間的關(guān)系

1.科學(xué)的私營企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)經(jīng)濟效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報告、論文等形式記錄企業(yè)的過去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對過去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結(jié)，更主要的是通過檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結(jié)經(jīng)驗促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識產(chǎn)權(quán)，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預(yù)測企業(yè)的發(fā)展動力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用?，F(xiàn)有的企業(yè)檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過對社會和企業(yè)的相關(guān)方面，對各類信息進(jìn)行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問題，進(jìn)而對企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調(diào)動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進(jìn)企業(yè)人力資本的開發(fā)，評估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿??？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動力。一個企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會計檔案是指企業(yè)在一個時期收支情況的明細(xì)。一個企業(yè)是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結(jié)果。會計檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。

2.客觀的私營企業(yè)檔案管理，能夠評估企業(yè)的發(fā)展動力。私營企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進(jìn)行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿Γ肆Y本的開發(fā)能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展動力。當(dāng)然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發(fā)，才能評估到企業(yè)的發(fā)展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠為私營企業(yè)理清企業(yè)的財務(wù)，為企業(yè)正常的運轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個企業(yè)人力資本得到最大程度的開發(fā)的依據(jù)能夠為企業(yè)和員工個人的發(fā)展提供更多的無形資產(chǎn)。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業(yè)的發(fā)展?jié)摿?。但現(xiàn)存的私營企業(yè)的檔案存在流動性大、規(guī)范性不足等問題，所以私營企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。

3.規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會中，在企業(yè)界有經(jīng)濟往來的私營企業(yè)免不了會發(fā)生經(jīng)濟糾紛。對待經(jīng)濟糾紛，最好的方式是能夠達(dá)成某種經(jīng)濟利益的一致，如果達(dá)不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應(yīng)的證據(jù)，證明企業(yè)在整個經(jīng)濟往來中的合法地位。在經(jīng)濟糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當(dāng)有分量的證據(jù)。如果一個企業(yè)陷入到經(jīng)濟糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業(yè)來說會是致命的打擊。此外，在私營企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時，應(yīng)秉承公正公開的原則。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進(jìn)檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。

二、私營企業(yè)檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營企業(yè)檔案管理存在管理意識淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務(wù)于私營企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領(lǐng)導(dǎo)的審批的，哪些是必須經(jīng)過大領(lǐng)導(dǎo)的審批后才能調(diào)動檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進(jìn)檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因為員工的履歷和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進(jìn)企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實到行動中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實際中。同時，靈活性原則也使私營企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。

2.方便實用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進(jìn)行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案中心，檔案中心專門負(fù)責(zé)檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡(luò)化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點，協(xié)作式管理是堅持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點。實用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進(jìn)企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

3.效益性原則。靈活性和方便實用的原則是更好的服務(wù)于企業(yè)，私營企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實用性能夠促進(jìn)企業(yè)各個機構(gòu)的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營企業(yè)的性質(zhì)，私營企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進(jìn)自身的發(fā)展外，更能夠促進(jìn)私營企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國的市場經(jīng)濟。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營取得的效益，才能更好地為私營企業(yè)的發(fā)展提供動力。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個部門，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發(fā)和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術(shù)員工、多少領(lǐng)導(dǎo)階層的員工，分析檔案能夠促進(jìn)企業(yè)人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業(yè)的收支明細(xì)，會計檔案的明細(xì)能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營企業(yè)檔案管理能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。

4.自主性原則。私營企業(yè)和國營企業(yè)的區(qū)別是私營企業(yè)擁有更多的管理權(quán)和自主權(quán)。國營企業(yè)的檔案管理要受到上級或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級機構(gòu)的審查和監(jiān)督，私營企業(yè)的檔案管理只對自己負(fù)責(zé)，不對上級機構(gòu)負(fù)責(zé)，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應(yīng)的也存在一定的問題，例如因為不受上級機構(gòu)的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業(yè)檔案管理時要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開發(fā)和利用。

三、現(xiàn)有私營企業(yè)檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業(yè)學(xué)習(xí)國營企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進(jìn)到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權(quán)力進(jìn)行集中，檔案的調(diào)配和開發(fā)利用等的權(quán)力歸檔案室的領(lǐng)導(dǎo)階層。權(quán)力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲、管理、開發(fā)和利用有了相應(yīng)的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進(jìn)權(quán)力的集中，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國營企業(yè)相比，私營企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒有了上級機構(gòu)的監(jiān)督，私營企業(yè)的集中式管理模式也會呈現(xiàn)出管理混亂，權(quán)力的過分集中也會使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點，還要明確私營企業(yè)的缺點。取長補短，促進(jìn)私營企業(yè)的長足發(fā)展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權(quán)和管理權(quán)交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機制靈活和職責(zé)分明的特點。各個部門有權(quán)力對自己所屬的機構(gòu)進(jìn)行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點。各個部門只對自己部門的檔案進(jìn)行管理又呈現(xiàn)出職責(zé)明確的特征。職責(zé)明確、靈活性高的特點能夠促進(jìn)檔案管理的有序發(fā)展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點，也有缺點。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會出現(xiàn)各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門實際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，設(shè)置服務(wù)自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進(jìn)檔案的合理開發(fā)利用。

3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合，促進(jìn)管理的層次化和網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)作式管理堅持管理的集中統(tǒng)一，同時也下放檔案管理的權(quán)力。這樣的管理適合大中型的私營企業(yè)，大中型的私營企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應(yīng)的配套設(shè)施，成熟的軟件和硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點，針對重點的檔案管理有區(qū)別對待檔案，分類的管理促進(jìn)檔案管理的健康有序的開發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因為網(wǎng)絡(luò)化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業(yè)來說，并不能達(dá)到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運營成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。

四、通過檔案管理提高經(jīng)濟效益的措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進(jìn)機構(gòu)或部門的運轉(zhuǎn)有章可循，促進(jìn)機構(gòu)或部門的正常的運轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進(jìn)檔案管理的正規(guī)化、正?；Ｒ?guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)包括采取什么樣的檔案管理模式和設(shè)置什么樣的機構(gòu)，機構(gòu)具有哪些權(quán)利和義務(wù)，有哪個機構(gòu)對檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和審查等等。如果沒有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對相關(guān)的工作人員的責(zé)任要通過具體的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無形資產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。

2.推動檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲需要進(jìn)行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業(yè)中發(fā)展起來。電子檔案因為本身的輕便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結(jié)合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設(shè)能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應(yīng)受到嚴(yán)格的保密。現(xiàn)今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復(fù)制和泄露。在數(shù)字化的時代，應(yīng)將保密工作做到位。此外，除了建立強大的系統(tǒng)和開發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個員工的離職就很容易將企業(yè)的機密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進(jìn)行儲存。加強內(nèi)部和外部的防范，給企業(yè)檔案的管理營造一個和諧的環(huán)境。

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[責(zé)任編輯 陳 鶴]