檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題分析

李智博

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檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題分析

李智博

（吉林省洮南市經(jīng)濟(jì)局 吉林 洮南 137100）

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理的數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為發(fā)展的重要趨勢(shì)。文章基于檔案管理現(xiàn)狀，分析了檔案信息管理優(yōu)勢(shì)和安全問(wèn)題。

檔案信息管理；安全問(wèn)題；優(yōu)勢(shì)；策略

與傳統(tǒng)管理方法相比較，信息化管理具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，與此同時(shí)，檔案信息管理的安全問(wèn)題也日益凸顯出來(lái)。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 有助于提高檢索的準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)的檔案檢索要求工作人員在案卷及目錄中進(jìn)行手動(dòng)查找，這一檢索效率較低，并且出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率較大。然而，通過(guò)檔案信息化管理，提高了查找檔案信息的效率，也降低了錯(cuò)誤出現(xiàn)的概率。另外，這一新型的管理模式，讓查詢工作變得順利起來(lái)。

1.2 有助于提高檔案信息的利用率

近幾年來(lái)，環(huán)保問(wèn)題凸顯出來(lái)。隨著環(huán)境問(wèn)題的加重，無(wú)紙化辦公成為發(fā)展的趨勢(shì)，這推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展。在此背景下，辦公自動(dòng)化與紙質(zhì)檔案信息這兩者間存在著明顯的矛盾。檔案信息化管理這一模式能通過(guò)數(shù)字化的形式將檔案信息呈現(xiàn)出來(lái)，這有效的處理了辦公自動(dòng)化與紙質(zhì)檔案信息間的矛盾，還提高了檔案信息的利用率。

1.3 有助于實(shí)現(xiàn)資源共享

通過(guò)將辦公自動(dòng)化與檔案信息化管理相結(jié)合起來(lái)，檔案收集、整理、管理能融為一體。無(wú)論是文件生成，還是文件管理，都可以同步完成。

1.4 有助于提高檔案管理的效率

在檔案信息化管理的模式下，首先要將所有的紙質(zhì)檔案信息生成電子檔案信息，其次要借助自動(dòng)化工作平臺(tái)實(shí)現(xiàn)收集、檢驗(yàn)等多項(xiàng)工作。由此可見(jiàn)，檔案信息化管理工作開(kāi)始從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的管理方式。

2 檔案信息化管理的安全問(wèn)題

2.1 檔案信息的安全問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，必須要有單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)人簽字，檔案信息的真實(shí)性、合法性受到了保障。然而，檔案信息化管理的推行，這極容易被某些人修改、復(fù)制檔案信息，造成檔案信息的泄露，并也影響到檔案信息的真實(shí)性。

2.2 信息化管理過(guò)程中受到的威脅

所謂檔案信息化管理是指借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，將相關(guān)的檔案信息傳輸給另一端。然而，在傳輸檔案的過(guò)程中，竊取、偽造等安全威脅是經(jīng)常見(jiàn)的。在檔案信息化管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)病毒是最主要的安全威脅。在傳輸檔案信息的過(guò)程中，如果遭遇病毒攻擊，這會(huì)造成信息的外泄。除此之外，長(zhǎng)時(shí)間保管、儲(chǔ)存電子檔案信息，這無(wú)疑會(huì)降低計(jì)算機(jī)硬件和軟件的使用壽命。一旦不能處理好計(jì)算機(jī)硬件和軟件，嚴(yán)重的情況下可能會(huì)出現(xiàn)丟失電子檔案信息的安全問(wèn)題。

2.3 管理人員失誤引發(fā)的隱患問(wèn)題

在收集、錄入等電子檔案信息時(shí)，由于管理人員自身的素質(zhì)較低，安全意識(shí)淺薄，因此，在實(shí)際操作過(guò)程中會(huì)發(fā)生失誤，這會(huì)出現(xiàn)泄漏、丟失電子檔案信息。有些管理人員自身安全意識(shí)淡薄，甚至將自身的賬號(hào)和密碼告訴他人，這也會(huì)造成檔案信息的泄露。

3 應(yīng)對(duì)檔案信息化管理安全問(wèn)題的措施

3.1 不斷完善檔案信息安全管理制度

完善檔案信息安全管理制度，已然成為保障檔案信息安全的重要舉措。要想推動(dòng)檔案的信息化管理。首先，進(jìn)一步完善信息化管理檔案的程序，并聘請(qǐng)高素質(zhì)、高水平的管理人員，確保整個(gè)程序的安全性。其次，重視計(jì)算機(jī)的殺毒軟件。殺毒軟件并不是隨意下載的，而是要選擇正版的殺毒軟件，防止病毒入侵計(jì)算機(jī)。再次，將檔案信息安全管理制度都落實(shí)到個(gè)人，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，相關(guān)的負(fù)責(zé)人要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

3.2 采取多種多樣的防范技術(shù)

防范技術(shù)旨在保護(hù)檔案信息的安全。隨著檔案管理的信息化發(fā)展，相關(guān)單位要采取多種多樣的防范技術(shù)，具體如下：第一，加密技術(shù)。第二，簽署技術(shù)。第三，權(quán)限控制技術(shù)。第四，監(jiān)控技術(shù)。第五，防寫技術(shù)。另外，檔案管理者要想更加充分的保障檔案信息的安全性，其要聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)一步研究新型的安全技術(shù)，并做好數(shù)據(jù)備份工作，防止由于病毒入侵而丟失檔案信息現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.3 增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)

管理人員安全意識(shí)成為應(yīng)對(duì)檔案信息化管理安全問(wèn)題首要考慮的因素。作為一名檔案管理人員，其要學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，并緊跟行業(yè)動(dòng)向，提高自身的防范意識(shí)，將安全管理工作做到位，避免檔案信息被竊取現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，檔案管理人員要結(jié)合檔案信息化安全管理制度，并從自身的實(shí)際情況出發(fā)，制定保密制度。當(dāng)前，我國(guó)關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全的法律法規(guī)并不完善，健全網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)非常有必要。為此，檔案管理人員要增強(qiáng)自身的安全管理意識(shí)?，F(xiàn)在在職的檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)水平、專業(yè)技術(shù)水平與時(shí)代發(fā)展步伐并不一致，檔案管理部門要定期對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中，使得他們掌握了計(jì)算機(jī)新技術(shù)、新知識(shí)，并要引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的復(fù)合型人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)中注入新鮮的血液，提高檔案管理人員的能力。

4 總結(jié)

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)既推動(dòng)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，又改變著人們的生活。作為一名檔案管理者，他們要定期學(xué)習(xí)為自己充電，并靈活運(yùn)用新方法，解決檔案管理過(guò)程中所遇到的安全問(wèn)題，保證檔案信息的安全性，提高檔案信息化的管理水平。

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in the context of rapid development of information technology, the digitization and informatization of archives management has become an important trend of development. Based on the current situation of archives management, this paper analyzes the advantages and security of archives information management.

archive information management; Safety issues; Advantage; strategy

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.10.329

TP309

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1672-9129(2017)10-0266-02