醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的探討

鄭瑞康

【摘要】辦公自動化系統(tǒng)的使用改變了文檔的存儲方式和檔案管理的工作流程，醫(yī)院檔案管理自動化方便了信息在醫(yī)院相關(guān)部門之間的共享和交流，提高了工作效率。由于辦公自動化系統(tǒng)本身和醫(yī)院管理方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以醫(yī)院檔案管理制度需要進一步完善，以提高醫(yī)院檔案管理效果。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理；辦公自動化

信息化時代，檔案管理工作也呈現(xiàn)出自動化的特點，醫(yī)院的檔案管理采用自動化管理能夠有效替代繁瑣的人工操作，在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院管理能夠有效改變傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題，但是同時也存在安全隱患，需要格外注意。在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理需要提供一個安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并且對檔案管理工作人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，提供其綜合素養(yǎng)，以推動醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。

一、醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的特點

（一）工作效率高。在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理，在科研、人事、病歷等多方面都產(chǎn)生了重要的影響，采用辦公自動化能夠有效打破傳統(tǒng)的人工操作存在的限制，提高工作人員的工作效率，使得檔案管理工作更合理化，進行檔案保存和檢索利用也更加方便快捷。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料的收集和整理來說，辦公自動化環(huán)境使電子檔案的歸檔和檢索調(diào)用更加方便，有效提高了不同部門之間共享信息的工作效率。

（二）檔案存儲多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理多采用紙質(zhì)檔案管理的方式對檔案材料進行保存，在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院的檔案管理可以采用文本、圖像、聲音等多種形式來進行檔案記錄，拓展了檔案的記錄方式。辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理不僅減少了傳統(tǒng)檔案存儲空間，而且有助于保持檔案的完整性，有效延長檔案的使用壽命。多種多樣的信息形式豐富了檔案內(nèi)容，多樣化的檔案存儲承載了更多的信息，能夠為檔案信息調(diào)用者帶來更直觀的認(rèn)識。

（三）信息共享便捷。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理由于多部門進行檔案管理，檔案被分散在不同的部門之間，不容易保持檔案的完整性。在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理，能夠有效提高檔案的利用效率，快速查閱檔案信息，突破了檔案管理的空間限制。在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理方便檔案信息在不同部門之間的流動，便于進行檔案的管理和使用。

二、醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下存在的問題

（一）檔案保密性存在隱患。辦公自動化環(huán)境下存在著多種網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，電子文件不具有特定的字跡和簽名，檔案在錄入和保存過程中容易被復(fù)制和篡改，對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生了嚴(yán)重的威脅。醫(yī)院的電子病歷涉及到醫(yī)院的醫(yī)療安全和患者的安全和隱私，在進行檔案管理的過程中如果被泄露或者篡改，有可能產(chǎn)生重大的醫(yī)療事故，對于醫(yī)院和患者雙方都不利。

（二）對于檔案管理人員提出了新要求。辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理，由于檔案形式多樣，對于多種不同形式的檔案材料進行歸類整理對于檔案管理人員是一種挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，在使用現(xiàn)代化的檔案設(shè)備時存在一定的問題，單純地?fù)碛袡n案管理知識的人才已經(jīng)無法滿足辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理對于人才的需求，醫(yī)院檔案管理需要既懂得現(xiàn)代檔案管理知識又擁有熟練的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才來進行現(xiàn)代化檔案管理。

（三）檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院的檔案管理，由于不同部門之間存在不同的管理方式，檔案形式多種多樣，對于檔案進行統(tǒng)一整理存在一定的困難。辦公自動化環(huán)境下將傳統(tǒng)已歸類檔案進行數(shù)字化以方便檢索和利用，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對原有檔案和現(xiàn)行文件進行管理。

三、加強辦公自動化環(huán)境下檔案管理的策略

（一）加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)首先要為醫(yī)院的辦公自動化環(huán)境提供一個安全的網(wǎng)絡(luò)空間，需要保護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各個組成部分不受破壞、更改和泄露，能夠為系統(tǒng)的正常運行提供聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。醫(yī)院的辦公自動化要求醫(yī)院的工作系統(tǒng)平臺和患者個人病歷信息都是安全的，因此加強醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)安全勢在必行。

（二）完善醫(yī)院檔案管理人才隊伍。重視對于檔案法規(guī)和檔案管理專業(yè)知識技能的培訓(xùn)，開展醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗交流，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)的工程，建立相應(yīng)的考核制度能夠有效激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，促進其樹立積極的工作態(tài)度，推動醫(yī)院檔案管理工作的全面落實。

（三）制定科學(xué)的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。開展標(biāo)準(zhǔn)化的管理需要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實際特點進行，對于歸檔材料進行認(rèn)真的識別，確保檔案信息的價值。醫(yī)院檔案管理制度要明確，同時對于不符合實際情況和無法滿足時代發(fā)展需要的規(guī)定需要及時進行修改和完善，以確保醫(yī)院檔案管理工作人員的職責(zé)明確，使得檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范化管理。制定科學(xué)的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠保證不同管理部門之間進行交流溝通的便利性，便于不同部門檔案管理工作按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行歸類整理，方便信息的交流共享。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展是大勢所趨，醫(yī)院應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，制定科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高醫(yī)院檔案管理水平，以便于為醫(yī)院的發(fā)展更好地服務(wù)。

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