淺議干部人事檔案管理

曹璠

【摘要】干部人事檔案的管理與利用存在著思想觀念滯后、歸檔不規(guī)范、功效發(fā)揮較差等問題，要想改善這一現(xiàn)狀，首先需要管理人員革新自身工作理念，對檔案的管理工作予以足夠的重視；其次是建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案資料入檔歸檔程序的規(guī)范性；最后加強檔案的利用方法，提高檔案有效利用率。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；管理；利用；創(chuàng)新

在現(xiàn)實中，人事檔案管理往往容易被企業(yè)單位所忽視，隨著新時期黨的新要求部署，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，更高的標準，越來越重視人事檔案的管理，現(xiàn)行的一些人事檔案管理和檔案利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。

一、 干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題

（一）始終未能認識到檔案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業(yè)未對人事檔案管理予以足夠的重視，認為檔案管理不過是保存曾經(jīng)的歷史信息記錄，甚至個別的新員工不知道有個人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導(dǎo)致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴，人事檔案工作長期處于不被重視，被動應(yīng)付的狀況。

（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時沒有時間整理檔案，只在需要時才會去檔案室查閱，加之長時間的無專人管理，致使企業(yè)或單位的檔案管理工作根本無法達到標準化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內(nèi)容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經(jīng)專業(yè)處理，只是機械地放入歸檔，入檔不及時，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時工作中也常出現(xiàn)以往檔案歸檔不及時，導(dǎo)致部分檔案在使用時所查無據(jù)，影響工作中的使用。

（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領(lǐng)導(dǎo)也未能做到嚴格把關(guān)。于是，常常出現(xiàn)人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現(xiàn)。此外，由于未能及時辦理檔案交接手續(xù)，致使檔案數(shù)量、檔案真實性等問題責任不清，長此以往便會產(chǎn)生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續(xù)的不規(guī)范。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接是一項責任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應(yīng)指定專人負責檔案的交接工作。然而現(xiàn)實是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規(guī)定程度來執(zhí)行，該查不查、該簽字不簽字等現(xiàn)象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監(jiān)管不嚴格。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案交接過程必須接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，待領(lǐng)導(dǎo)確認并簽名后方可生效。然而部分單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案交接的監(jiān)督工作視為其他事務(wù)，認為這是檔案人員之間的事而與自身無關(guān)。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個字，沒有遵循首問負責制，甚至從不過問檔案交接的準備工作。1.人事檔案內(nèi)容失真。在人事檔案審核工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)個人檔案內(nèi)容中出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴重影響檔案質(zhì)量。又如：參加工作時間填寫不一致，由于本人不負責任地隨意填寫，給相關(guān)部門帶來不便，使得相關(guān)部門需投入人力、物力、時間去甄別鑒定。2. 人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經(jīng)常填，有的人在填寫表格時，不根據(jù)要求填寫；有的人不知道應(yīng)及時將學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導(dǎo)致個人檔案材料內(nèi)容不全。

（四）人事檔案的管理手段落后。目前，我國大部分單位在人事管理方面，雖啟用了電子數(shù)據(jù)庫，并能通過數(shù)據(jù)庫進行查找管理。然而針對電子信息檔案的管理卻無任何措施。隨著時代的不斷發(fā)展，企業(yè)或單位必須建立相應(yīng)的電子信息檔案，如此才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。

二、 加強人事檔案管理的幾點措施

首先，相關(guān)工作人員必須革新自身的工作理念，對檔案管理工作予以高度的重視。人事檔案是企業(yè)或單位人事管理的重要檔案，應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)乃至全社會的高度重視，現(xiàn)在黨和國家對人事檔案管理越來越重視，制度越來越嚴格，宣傳力度越來越親民，革新工作理念，高度重視人事檔案管理工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

其次是建立完善的檔案資料歸檔入檔程序，保證人事檔案內(nèi)容健全，將人事檔案資料的收集工作視作人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。隨著干部任用制度改革的不斷深入，所需入檔的資料越來越多，這就要求人事檔案管理人員在單位大力宣傳人事檔案，讓職工切實了解人事檔案的重要性，及時主動給相關(guān)人事部門移交相應(yīng)的學(xué)歷、培訓(xùn)原始材料，從而為人事檔案管理人員收集人事檔案資料提供便利，此外，作為人事檔案管理人員，對于入檔材料必須秉持認真負責的態(tài)度，規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作理念，對有需要的人事資料可以作為電子檔案，以便于今后工作中方便查找利用。

最后是提高檔案有效利用率。加強人事檔案管理，應(yīng)該創(chuàng)新激勵機制，打破傳統(tǒng)被動的人事資料收集模式，以主動的態(tài)度面對檔案資料的收集工作，從而促使傳統(tǒng)檔案保管者往人才信息管理者方向轉(zhuǎn)變，此外，作為企業(yè)或單位，應(yīng)加強對人事檔案的管理力度，制定相應(yīng)的人事檔案管理制度以提升管理人員的基本素質(zhì)、嚴格落實入歸檔、移交檔案等相關(guān)手續(xù)，以提升人事檔案管理人員的管理水平，切實發(fā)揮人事檔案管理工作的實際效用。