醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的問題與對策

凌金梅

【摘要】隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)學(xué)檔案的價(jià)值日益凸顯，其中包含大量醫(yī)學(xué)成果、專家經(jīng)驗(yàn)，不僅是非常關(guān)鍵的信息資源，更是十分珍貴的無形資產(chǎn)，加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案管理不容忽視。本文從醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的主要問題入手，探究提出解決對策，以促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)檔案；檔案管理；問題；對策

醫(yī)學(xué)檔案是眾多專業(yè)檔案中的一種，它具備客觀真實(shí)性、信息性、知識(shí)存儲(chǔ)性等特征，保存醫(yī)學(xué)檔案的一個(gè)主要目的就是存儲(chǔ)醫(yī)學(xué)知識(shí)。所以醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員為患者治療疾病的依據(jù)、參考，為進(jìn)一步發(fā)揮醫(yī)學(xué)檔案的作用，務(wù)必要優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案管理。隨著信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理也應(yīng)正視問題，并及時(shí)采取有效的對策解決問題，從而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，提高醫(yī)學(xué)檔案管理水平。

一、醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的主要問題

（一）醫(yī)學(xué)檔案管理制度不完善。當(dāng)下，醫(yī)學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)醫(yī)院管理醫(yī)學(xué)檔案的情況是不一樣的，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案管理局面混亂。與此同時(shí)，傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)涵、外延受到迅猛發(fā)展的技術(shù)手段及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的巨大沖擊，各級(jí)醫(yī)院在沒有得到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的管理制度約束的情況下只能按照自己的理解與實(shí)踐開展檔案管理工作，造成部分很有價(jià)值的醫(yī)學(xué)檔案材料被遺漏，或檔案材料的重點(diǎn)內(nèi)容不突出、文字資料與圖表資料不符等問題，加上醫(yī)院隨意擺放醫(yī)學(xué)檔案資料，查閱起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率偏低。

（二）檔案管理科技化水平偏低。醫(yī)學(xué)檔案是一項(xiàng)非營利性的項(xiàng)目，一直都沒能得到醫(yī)院的重視，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，往往不會(huì)對醫(yī)學(xué)檔案管理這一毫無利益的項(xiàng)目進(jìn)行投資，造成醫(yī)學(xué)檔案管理經(jīng)費(fèi)始終處于不足的狀態(tài)，檔案管理工作的科技水平無法緊跟時(shí)代潮流，阻礙檔案價(jià)值的發(fā)揮。

（三）醫(yī)學(xué)檔案利用意識(shí)較薄弱。改善醫(yī)療效果、滿足患者需求、提高經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益一直是醫(yī)院的重點(diǎn)工作，而醫(yī)學(xué)檔案的立卷、歸檔、整理等無法給醫(yī)院帶來任何直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而要投入人員、空間、設(shè)備等，且見效緩慢。因而醫(yī)學(xué)檔案利用意識(shí)較薄弱，醫(yī)院往往忽略對檔案的開發(fā)與利用，無法對醫(yī)學(xué)檔案寶貴的價(jià)值有充分的認(rèn)識(shí)，疏于利用檔案，造成巨大的資源浪費(fèi)。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)不高。如今，各個(gè)醫(yī)院普遍面臨一個(gè)現(xiàn)狀，即專業(yè)的檔案管理人才十分匱乏。一般情況下，醫(yī)院都讓兼職人員負(fù)責(zé)管理醫(yī)學(xué)檔案，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識(shí)，無法使用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段，不能跟上科技發(fā)展步伐。醫(yī)院在日常的運(yùn)行中主要把精力用在了培養(yǎng)技術(shù)人員之上，往往忽略培養(yǎng)和提高醫(yī)學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，造成人員的工作能力無法滿足時(shí)代要求。

二、解決醫(yī)學(xué)檔案管理問題的對策

（一）完善醫(yī)學(xué)檔案管理制度，順利開展檔案管理工作。完善的制度是醫(yī)院順利開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作的必要保障。醫(yī)學(xué)檔案實(shí)際上是醫(yī)院開展各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，它不但能為醫(yī)院的決策、計(jì)劃提供依據(jù)，還能在醫(yī)院的改革與發(fā)展中發(fā)揮其作為物質(zhì)基礎(chǔ)的作用，醫(yī)院的成長歷程無不通過醫(yī)學(xué)檔案的形式來體現(xiàn)。醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案管理工作是否準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完善，這不僅與檔案人員是否認(rèn)真做好了科研文件的形成、積累、整理、歸檔等工作有直接關(guān)聯(lián)，還需要醫(yī)院的決策層依據(jù)國家規(guī)定將醫(yī)學(xué)檔案管理囊括到常規(guī)管理制度之中，從而有機(jī)結(jié)合醫(yī)學(xué)檔案管理與醫(yī)院日常工作，同步管理醫(yī)院工作與醫(yī)學(xué)檔案建檔工作。因此，醫(yī)院要及時(shí)建立健全醫(yī)學(xué)檔案管理體制，建立三級(jí)檔案管理系統(tǒng)，由院長、檔案部門、專職檔案人員共同構(gòu)建自上而下的醫(yī)學(xué)檔案管理機(jī)制，通過一把手負(fù)責(zé)機(jī)制的運(yùn)行，采取行政手段對醫(yī)學(xué)檔案實(shí)施統(tǒng)一的、集中的管理。與此同時(shí)，醫(yī)院還要將醫(yī)療技術(shù)部門、技術(shù)人員以及檔案部門等的職責(zé)理順，醫(yī)療技術(shù)部門及技術(shù)人員主要是在日常的醫(yī)學(xué)活動(dòng)中形成醫(yī)學(xué)文件、圖像等材料，而檔案部門則要時(shí)刻跟蹤醫(yī)學(xué)檔案整理情況，在督促醫(yī)療技術(shù)人員依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和制度要求落實(shí)檔案整理工作的同時(shí)給予其必要的指導(dǎo)，嚴(yán)格依據(jù)既定制度開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）加大檔案管理資金投入，提高管理的科技化水平。醫(yī)院要進(jìn)一步創(chuàng)新醫(yī)學(xué)檔案管理模式，加大對醫(yī)學(xué)檔案管理的資金投入，保證在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代管理知識(shí)和大量先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)手段，提高醫(yī)學(xué)檔案管理的科技化水平。醫(yī)學(xué)檔案管理人員要積極將紙質(zhì)檔案匯集成音像、光盤、縮微品等醫(yī)學(xué)檔案信息資源，并借助互聯(lián)網(wǎng)的支持，科學(xué)地應(yīng)用醫(yī)學(xué)檔案管理工作的輔助工具，對醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行深加工與傳遞，通過引入和改進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的方式減少醫(yī)學(xué)檔案存儲(chǔ)空間，為查閱檔案提供便利，提高醫(yī)學(xué)檔案編研質(zhì)量以及管理效率。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院要積極應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段儲(chǔ)存醫(yī)院各種各樣的檔案，并開展醫(yī)學(xué)檔案信息保密工作，重視建設(shè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。另外，醫(yī)院應(yīng)積極建立先進(jìn)的、專門的檔案管理室，統(tǒng)一管理醫(yī)學(xué)檔案，并重視加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)用專業(yè)軟件系統(tǒng)加強(qiáng)對醫(yī)學(xué)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理的科技化、信息化。

（三）改進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)工作，提高檔案信息利用效率。醫(yī)院管理人員要不斷增強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案宣傳意識(shí)，提高人們對檔案信息的知曉率，從而強(qiáng)化醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)。醫(yī)院要根據(jù)醫(yī)學(xué)檔案信息利用的變化情況，積極探究醫(yī)學(xué)檔案利用服務(wù)的新方式、新途徑，檔案人員要了解并掌握醫(yī)院館藏檔案的類別、存放地點(diǎn)，從而為醫(yī)學(xué)檔案資料的利用者提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。同時(shí)，在醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)方式方面要盡快完成從以往的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化成主動(dòng)服務(wù)的過程，做好信息反饋工作，進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)工作，提高醫(yī)學(xué)檔案信息的利用效率。具體而言，醫(yī)院檔案部門要多路徑、多渠道地開發(fā)醫(yī)學(xué)檔案信息資源，為醫(yī)院的疾病預(yù)防、治療以及控制等提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；結(jié)合醫(yī)院日常工作的實(shí)際需求，編制多種多樣的醫(yī)學(xué)檔案信息檢索工具，支持對醫(yī)學(xué)檔案信息的充分利用；廣泛收集信息，確保醫(yī)學(xué)檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性；改革傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)檔案借閱模式，拓寬醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)方式，為使用者提供網(wǎng)上借閱服務(wù)，提高醫(yī)學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量；推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案的信息化與數(shù)字化進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案信息的共享，提高信息利用率。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)，提升醫(yī)學(xué)檔案管理水平。現(xiàn)代化的醫(yī)學(xué)檔案管理工作的量很大，較過去簡單的建檔、存檔工作而言發(fā)生了顯著的變化，當(dāng)今的醫(yī)學(xué)檔案管理不再是單純地收集、保管、編目、統(tǒng)計(jì)病歷檔案，而要建設(shè)醫(yī)院信息中心，總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，使今后開展各項(xiàng)工作時(shí)能獲得科學(xué)化的參考和建議。這就對檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求，他們不但要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要掌握醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)等，盡管這些都是邊緣學(xué)科，但能促使檔案人員在醫(yī)學(xué)檔案管理工作將知識(shí)與信息融為一體。因此，加大培訓(xùn)醫(yī)學(xué)檔案管理人員的力度是醫(yī)院務(wù)必要落實(shí)的一項(xiàng)工作，檔案管理人員素質(zhì)的提高是大勢所趨，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才勢在必行。醫(yī)院只有及時(shí)建立一支戰(zhàn)斗力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，才能合理而有效地管理醫(yī)學(xué)檔案，通過檔案人才梯隊(duì)的建立形成一套系統(tǒng)的、完整的人員培養(yǎng)機(jī)制，針對醫(yī)院每一名在職檔案管理人員實(shí)施規(guī)范的、系統(tǒng)的、全方位的培訓(xùn)，幫助他們增加業(yè)務(wù)知識(shí)、提高檔案管理能力，同時(shí)開闊醫(yī)學(xué)檔案管理視野，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)及修養(yǎng)，提高檔案人員的職業(yè)道德水平，從而更好地適應(yīng)醫(yī)學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，提升醫(yī)學(xué)檔案管理水平。

三、結(jié)語

當(dāng)下的醫(yī)學(xué)檔案管理中還存在一些問題，醫(yī)院只有高度重視醫(yī)學(xué)檔案管理工作，完善建立醫(yī)學(xué)檔案管理制度，加大對檔案管理的資金投入，并致力于改進(jìn)檔案服務(wù)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能使醫(yī)學(xué)檔案管理得到持續(xù)的改革和優(yōu)化，從而提高醫(yī)學(xué)檔案管理質(zhì)量，最大限度發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，更好地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作。

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