淺析醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的問(wèn)題與措施

吳鳳英

【摘要】隨著人們生活水平的提高，人們更加關(guān)注醫(yī)療保險(xiǎn)。醫(yī)療保險(xiǎn)直接關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益，更是民生大事，也是國(guó)家做出相關(guān)決策的主要依據(jù)。從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)分析，當(dāng)中還存在著一些問(wèn)題，本文筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)針對(duì)這些問(wèn)題提出對(duì)應(yīng)的改善措施，旨在提高醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；醫(yī)保檔案；管理

醫(yī)療保險(xiǎn)事關(guān)民生大事。在2009年新醫(yī)改推動(dòng)以來(lái)，即《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見(jiàn)》中，把“加快推進(jìn)基本醫(yī)療保障制度建設(shè)”列為重點(diǎn)改革項(xiàng)目。為此，從開始到現(xiàn)在乃至今后，健全全民醫(yī)保體系建設(shè)是各級(jí)政府部門、醫(yī)院及廣大群眾共同完成的重大民生項(xiàng)目，直接關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益，而醫(yī)療保險(xiǎn)工作涉及到的內(nèi)容非常多，工作量大而且復(fù)雜，而且隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，險(xiǎn)種業(yè)務(wù)還在不斷地增加，對(duì)應(yīng)的單病種分值管理、門診特定病種管理、全院住院醫(yī)保費(fèi)用、特殊門診費(fèi)用和普通門診費(fèi)用的結(jié)算、對(duì)賬和數(shù)據(jù)分析工作等管理工作也在不斷增加，這些現(xiàn)實(shí)的因素必然要求對(duì)當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行改善，針對(duì)醫(yī)院醫(yī)保檔案管理存在的問(wèn)題并提出對(duì)應(yīng)的改善措施，積極推進(jìn)社保、醫(yī)保等等民生檔案工作更加規(guī)范化。

一、醫(yī)院醫(yī)保檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理不夠規(guī)范。醫(yī)院醫(yī)保檔案管理工作屬于新型檔案管理工作，由于檔案管理工作的特殊性，目前在實(shí)際管理的過(guò)程中，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理人員的檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)，從而導(dǎo)致管理不夠規(guī)范。任何一種檔案都屬于不可再生資源，醫(yī)保檔案更是如此，而實(shí)際工作中相關(guān)工作人員并沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理知識(shí)缺乏，加之檔案管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的不夠重視，在醫(yī)保檔案管理工作上的投資力度比較小，這是導(dǎo)致醫(yī)保檔案管理工作無(wú)法順利開展的主要原因之一，醫(yī)院醫(yī)保檔案工作經(jīng)費(fèi)如果得不到該有保障，很多切實(shí)的工作都無(wú)法有效實(shí)施。目前，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理還是依靠經(jīng)驗(yàn)管理為主，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，依靠經(jīng)驗(yàn)管理的管理方式方法已經(jīng)無(wú)法跟上發(fā)展的節(jié)奏，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期對(duì)管理工作的要求，例如：軟件設(shè)施、硬件設(shè)施沒(méi)有落實(shí)到位，最終這些因素都會(huì)影響到醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的順利開展。

（二）工作人員配置不齊全。隨著醫(yī)療保險(xiǎn)險(xiǎn)種的不斷增加，醫(yī)保檔案數(shù)量也越來(lái)越多，面對(duì)龐大的檔案數(shù)量，目前醫(yī)保檔案管理部門并沒(méi)有配置充足的工作人員來(lái)進(jìn)行檔案管理。醫(yī)保檔案分類錯(cuò)綜復(fù)雜，內(nèi)容繁多，隨著國(guó)家醫(yī)保政策的不斷深入，很多檔案不僅要按照原來(lái)的工作性質(zhì)進(jìn)行分類，而且還要根據(jù)新時(shí)期的要求進(jìn)行深入管理，例如：?jiǎn)挝换蚣w參保，并且這些檔案里面還有一些特保人員。面對(duì)龐大的投保人員的醫(yī)保檔案，醫(yī)保檔案管理部門目前沒(méi)有配置足夠的人員來(lái)管理，而且很多管理人員還是屬于辦公室兼職人員，因此，在實(shí)際工作中根本無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需要。

（三）缺乏專業(yè)管理技術(shù)。信息時(shí)代下的傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的要求，醫(yī)保檔案逐漸轉(zhuǎn)向信息化管理發(fā)展。電子信息技術(shù)的支持下市面上有很多檔案管理軟件，目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理所采用的檔案管理軟件并不統(tǒng)一，這也是增加醫(yī)保檔案管理難度的主要原因之一。加之醫(yī)保政策在醫(yī)保檔案實(shí)際管理過(guò)程中比較靈活，如果沒(méi)有專業(yè)的管理技術(shù)進(jìn)行支持，大部分醫(yī)保檔案管理軟件并不適合當(dāng)前的狀況。由于缺乏專業(yè)的管理技術(shù)，醫(yī)院醫(yī)保管理往往會(huì)采取經(jīng)驗(yàn)管理的方式來(lái)進(jìn)行管理，這就埋下了一定的隱患。

二、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的措施

（一）規(guī)范管理流程。根據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院應(yīng)該建立業(yè)務(wù)檔案室，并且配置對(duì)應(yīng)的檔案管理人員，對(duì)醫(yī)保檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的收集、分析、整理、歸檔，要最大限度保障醫(yī)保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面。根據(jù)《醫(yī)療保險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)檔案管理的工作制度》來(lái)看，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理工作要將醫(yī)療保險(xiǎn)文件材料的形成、收集、整理、歸檔與保管工作納入日常工作范圍當(dāng)中，同時(shí)要將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到人頭上，要保障醫(yī)院醫(yī)保檔案管理制度健全，管理措施逐一落實(shí)，要最大限度保障新產(chǎn)生的醫(yī)療保險(xiǎn)險(xiǎn)種業(yè)務(wù)能夠與業(yè)務(wù)經(jīng)辦實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，對(duì)業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔的流程進(jìn)行優(yōu)化與完善，要保障醫(yī)院醫(yī)保檔案整理歸檔職責(zé)清晰明了，移交順暢。

（二）建立醫(yī)院醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案工作制度。醫(yī)院醫(yī)保檔案要真實(shí)、完整、安全，必須滿足社會(huì)各個(gè)方面對(duì)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案信息的利用為檔案管理工作的原則，醫(yī)院醫(yī)保部門需要建立文件材料收集、整理、分析、歸檔等等細(xì)節(jié)方面的工作制度，同時(shí)還需要注意建立并完善借閱、利用、銷毀等等方面的制度，對(duì)醫(yī)保文件材料的收集、整理、歸檔和檔案管理和利用工作進(jìn)行完善。醫(yī)院醫(yī)保檔案管理部門可以從這些方面切實(shí)進(jìn)行：第一，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理部門要設(shè)立專用的檔案庫(kù)房。根據(jù)我國(guó)檔案管理方面的規(guī)定與要求，專用檔案庫(kù)房必須要配置防火、防潮、防高溫、防盜等等設(shè)施設(shè)備，檔案庫(kù)房的溫度與濕度要時(shí)刻關(guān)注，必須要達(dá)到合適的標(biāo)準(zhǔn)，從硬件設(shè)施方面保障醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的安全。第二，使用密集架。根據(jù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，將標(biāo)準(zhǔn)保管期限的各科室所涉及的專業(yè)性文字材料、電子文檔等等醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案全宗卷，在密集架上進(jìn)行歸檔，通過(guò)這樣的方式能夠?qū)⒋_保檔案的連續(xù)性，還能更好地保存歷史記錄。第三，歸檔文件材料收集整理工作。通常醫(yī)保檔案都是根據(jù)“年度-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，醫(yī)保檔案涉及到的真實(shí)、合法、有效的材料都必須全部收集歸檔，然后進(jìn)行分類與排列，然后根據(jù)保管的期限編號(hào)目錄與頁(yè)號(hào)。

（三）加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理人員的培訓(xùn)力度。醫(yī)院醫(yī)保檔案管理工作屬于醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)工作，由于醫(yī)保檔案管理工作的特殊性，更加需要重視并不斷加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。醫(yī)院醫(yī)保檔案管理部門可以采取“走出去”的學(xué)習(xí)理念，向醫(yī)保檔案管理較好的單位學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)先進(jìn)單位如何將相關(guān)管理法規(guī)如何融合到工作中，更要培養(yǎng)自己檔案管理的意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理具體業(yè)務(wù)的了解與掌握。

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