淺析信息化背景下的高校會計檔案管理

董南秀

【摘要】隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校會計檔案信息化管理改革逐漸提上日程。對此，筆者根據(jù)當(dāng)前高校會計信息管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，對高校會計檔案信息化管理的重要性進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】會計檔案；信息化；管理；優(yōu)化措施

高校改革的逐漸深入推動著高校管理方式的不斷進(jìn)步。其中會計檔案管理的信息化就是重要的改革舉措。通過會計檔案的信息化管理，聯(lián)通了高校的管理網(wǎng)絡(luò)，提升了硬件設(shè)施的利用度，加快了學(xué)校管理效率，為學(xué)校的現(xiàn)代化管理帶來顯著的提升。

一、高校會計檔案管理信息化的必要性

（一）深化高校管理改革。高校會計檔案管理信息化是全面推動高校管理改革的重要舉措。信息化的辦公方式轉(zhuǎn)變了高校財務(wù)管理中落后的辦公方式，同時也推動了高校會計工作人員組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。因此，高校財務(wù)檔案管理信息化是建立透明高校財務(wù)體系的關(guān)鍵，也是我國高等教育進(jìn)一步完善的必由之路。

（二）提升高校管理效率。高校通過對財務(wù)檔案管理實行信息化改革，可以有效地提升財務(wù)辦公的工作效率，從而推動高校管理效率的提升。財務(wù)信息化建設(shè)帶動了管理網(wǎng)絡(luò)的信息化，高校領(lǐng)導(dǎo)和審計部門可以隨時調(diào)取財務(wù)檔案和資料電子版，便捷地提取財務(wù)檔案。并且根據(jù)電子信息技術(shù)跟蹤痕跡，提升會計工作的透明度。

（三）提升財務(wù)信息準(zhǔn)確性。財務(wù)會計管理檔案的信息化利用計算機(jī)設(shè)置的系統(tǒng)和辦公軟件，因此在數(shù)據(jù)上可以借助計算機(jī)的高速精確計算能力，降低財務(wù)檔案管理和數(shù)據(jù)處理中的繁瑣的計算問題。并且通過信息化的資料管理，將財務(wù)檔案按照預(yù)先設(shè)定的方式進(jìn)行存儲。大幅度降低了工作人員的工作量，同時也降低了出現(xiàn)錯誤的幾率。提高了高校財務(wù)會計檔案管理的質(zhì)量。

二、當(dāng)前高校財務(wù)管理中存在的問題

（一）管理制度缺失。當(dāng)前，高校在會計檔案管理中還存在不少問題，其中最重要的就是管理制度的缺失。當(dāng)前我國許多高校尤其是高職院校中，財務(wù)會計檔案的管理并沒有形成完善的儲存和管理機(jī)制。同時，對于會計檔案管理的信息化建設(shè)，不少學(xué)校也缺少相應(yīng)的管理制度，對于電子資料的管理方式也存在一定程度的混亂。檢查和監(jiān)督機(jī)制缺失，導(dǎo)致檔案資料不完整，嚴(yán)重制約了會計檔案電子信息化管理的發(fā)展。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)安全性較差。當(dāng)前高校在網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的建設(shè)也存在一定的漏洞。會計檔案是關(guān)系到高校財務(wù)信息安全的重要資源，因此必須加強(qiáng)對信息管理的安全保護(hù)。但是在許多學(xué)校的管理中，對于網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)僅僅依靠防火墻和系統(tǒng)防護(hù)，缺少關(guān)鍵的信息安全維護(hù)設(shè)置，會計檔案的安全性防護(hù)能力較差。

（三）財務(wù)管理團(tuán)隊管理不善。當(dāng)前我國高校的財務(wù)信息管理團(tuán)隊對于會計檔案的管理方式和管理理念較為落后。首先在管理理念上，認(rèn)為會計檔案的信息化管理只是對管理軟件和操作系統(tǒng)的管理，缺少全局化的空間信息資源管理眼光。第二，在管理中缺少責(zé)任心，對于原始資料中的錯誤信息缺少核對工作，導(dǎo)致會計信息的錯誤一錯再錯。第三，缺少培訓(xùn)和在崗教育，導(dǎo)致管理技術(shù)和手段長期停留在較為低級的程度。

三、高校會計檔案管理信息化的改進(jìn)措施

（一）完善管理制度。對于當(dāng)前高校會計檔案的信息化管理，必須建立完善的管理制度才能保證管理工作的順利進(jìn)行。對此，高校的檔案信息管理人員首先要深入研究信息化技術(shù)以及檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)學(xué)校的專業(yè)方向、等級設(shè)計出符合現(xiàn)狀的檔案管理制度。第二，就是深入研究會計法律和法規(guī)，提高信息化會計檔案管理合法性，保證符合審計監(jiān)督部門的監(jiān)管規(guī)定。第三，明確檔案管理的負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)部門，完善會計檔案信息化管理的流程，比如：檔案的錄入、核對、儲存、管理、審核、調(diào)取等。

（二）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。會計檔案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的會計檔案管理工作人員。因此，高校的人力資源部門需要在未來的人才招聘和管理中，做好人才的儲備工作。首先，要根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展形勢制定符合專業(yè)崗位的人才招聘計劃，設(shè)置財務(wù)會計專業(yè)的人員進(jìn)行專職檔案管理。第二，要加強(qiáng)信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，通過多途徑、多角度和案例化的實踐管理，提升會計檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。第三，就是設(shè)置合理的晉升通道，讓會計檔案管理工作人員可以通過合適的途徑實現(xiàn)晉升，完善工作人員的職業(yè)生涯規(guī)劃，留住寶貴人才。

（三）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安保能力建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)時代，網(wǎng)絡(luò)安全以及系統(tǒng)的安全防護(hù)能力關(guān)系到系統(tǒng)能否順利運轉(zhuǎn)。因此，提升會計檔案信息化管理能力還需要做好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全防護(hù)能力。對此，高校信息技術(shù)管理部門需要根據(jù)會計的工作內(nèi)容，制定相應(yīng)的防護(hù)計劃。對此筆者建議從內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩個層面建立防火墻。對外網(wǎng)，要建立防火墻和殺毒軟件的雙重防護(hù)機(jī)制，杜絕木馬、黑客的入侵，降低損失。對內(nèi)網(wǎng)，要加強(qiáng)安全密鑰和使用者權(quán)限的設(shè)置，通過安全權(quán)限限制對會計信息的調(diào)取和流通。

四、結(jié)語

會計信息檔案是高校財務(wù)工作的重要記錄，也是高校管理和發(fā)展中所留存的重要資源。所以高校會計管理部門必須隨著管理技術(shù)的進(jìn)步不斷升級管理措施，推動會計檔案管理的規(guī)范化和有效性，促進(jìn)高校改革的進(jìn)一步深入。

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