學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

章雷芬

【摘要】本文重點(diǎn)對(duì)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀進(jìn)行重點(diǎn)闡述，并根據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況制定了解決問(wèn)題的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理現(xiàn)代化；現(xiàn)狀；對(duì)策

學(xué)校檔案管理的重點(diǎn)是增強(qiáng)學(xué)校信息資源的管理，促進(jìn)學(xué)校和社會(huì)共同發(fā)展。隨著信息科技化和社會(huì)資源化的發(fā)展，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)于完善學(xué)校檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理發(fā)展具有重大實(shí)際意義，本文針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)分析，現(xiàn)綜述如下。

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員素質(zhì)不高?，F(xiàn)在很多學(xué)校的檔案管理人員不是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的，檔案管理人員由于素質(zhì)不高，缺少專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，所以對(duì)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)學(xué)生、教職工的基本檔案信息進(jìn)行整理、存檔、信息檢索等就是檔案現(xiàn)代化管理，有的則認(rèn)為對(duì)紙質(zhì)信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)電子管理就是檔案管理現(xiàn)代化了，這些因素都導(dǎo)致學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化工作開(kāi)展不暢，效率極低。加上這些管理人員一般都身兼多職，導(dǎo)致檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)參差不齊，出現(xiàn)很多有的懂計(jì)算機(jī)但對(duì)檔案管理理論和實(shí)踐不熟悉等現(xiàn)象，有的則計(jì)算機(jī)知識(shí)和管理知識(shí)都很缺乏。

（二）缺乏統(tǒng)一的檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)。由于各個(gè)學(xué)校購(gòu)置的計(jì)算機(jī)和工作軟件都不一樣，所以對(duì)自己學(xué)校的檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)也是不一樣的。有的學(xué)校為了節(jié)約管理成本和經(jīng)濟(jì)資源，一般會(huì)傾向于購(gòu)置經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的工作軟件，但是這種類(lèi)型的軟件工作性能很低。有的學(xué)校經(jīng)濟(jì)寬裕則會(huì)舍得花高價(jià)購(gòu)置性能好的軟件。最終計(jì)算機(jī)性能的不同所配套使用的軟件也會(huì)不一樣，大大降低了檔案管理的通用性，對(duì)于學(xué)校檔案和人才中心及其他單位之間的信息交換是非常不利的，部分檔案數(shù)據(jù)的資源共享也是很難實(shí)現(xiàn)的，長(zhǎng)此以往，這對(duì)于校園檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化管理的制定也是非常不利的。除此之外，有的學(xué)校雖購(gòu)置了高性能的管理軟件和計(jì)算機(jī)，但沒(méi)有投入使用，在一定程度上這對(duì)我國(guó)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也是一種制約。

（三）檔案管理現(xiàn)代化工作基礎(chǔ)薄弱。學(xué)校的文書(shū)紙質(zhì)檔案管理工作是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，學(xué)校相應(yīng)工作人員在制作電子文檔的過(guò)程中相應(yīng)人員已經(jīng)對(duì)文件進(jìn)行格式標(biāo)準(zhǔn)化梳理等前處理了，所以對(duì)檔案管理的工作管理實(shí)施了規(guī)范。但是學(xué)校在具體執(zhí)行工作時(shí)，一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的主觀性等因素會(huì)使得檔案管理隨意性加大，這樣就會(huì)導(dǎo)致不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范的文件大量出現(xiàn)，這在一定程度上給管理人員的數(shù)據(jù)檢索和錄入增加難度并降低了其準(zhǔn)確性，對(duì)于檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和優(yōu)化是非常不利的。由于學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作薄弱導(dǎo)致檔案材料的收集、歸類(lèi)、編排等多環(huán)節(jié)工作繁瑣性加大，影響了信息檢索和利用及檔案的現(xiàn)代化管理，對(duì)于學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展和建設(shè)是具有一定制約性的。

二、學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)化對(duì)策

（一）提高學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理人員的綜合素質(zhì)。隨著學(xué)校檔案現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展力度的增大，學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理對(duì)管理人員的要求和綜合素質(zhì)越來(lái)越高。一方面要增加對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培訓(xùn)方式要符合全方位、多元化等基本培訓(xùn)要求。學(xué)校同時(shí)也要定期對(duì)其進(jìn)行考核，不斷豐富他們的檔案管理理論和管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)學(xué)校也要有意識(shí)地選拔全能型管理人才，使管理人員同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技能和管理經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理人員綜合素質(zhì)的提高和學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理效率。

（二）對(duì)檔案管理現(xiàn)代化實(shí)行統(tǒng)一管理。首先，應(yīng)該對(duì)學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理采購(gòu)使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件進(jìn)行統(tǒng)一，保障數(shù)據(jù)信息操作管理與操作系統(tǒng)配套統(tǒng)一，方便學(xué)?？梢杂行У貙?duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。另外不同學(xué)校之間的一些基本管理數(shù)據(jù)程序信息要實(shí)現(xiàn)共享，有利于各個(gè)學(xué)校在第一時(shí)間能掌握最新最全的動(dòng)態(tài)信息。需要大家密切關(guān)注的是在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享的時(shí)候也要做好檔案私密數(shù)據(jù)信息的安全力度，防止其他不法分子盜取學(xué)校學(xué)生、教職工的檔案信息。

（三）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作管理。針對(duì)學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)工作薄弱的情況，一方面學(xué)校要優(yōu)化檔案、文書(shū)互相脫節(jié)的管理模式，加強(qiáng)對(duì)大對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完善和軟件更新，減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失與浪費(fèi)，全力發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)行文文件過(guò)程，學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)要將檔案前后管理工作緊密聯(lián)系起來(lái)。雖然檔案內(nèi)容無(wú)法更改但是可以通過(guò)技術(shù)對(duì)學(xué)生、教職工的姓名、密級(jí)、時(shí)間、問(wèn)號(hào)等信息進(jìn)行著錄，結(jié)合數(shù)據(jù)來(lái)編制檢索工具。另外還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)分析檔案的內(nèi)容和主題，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)。加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作不僅能簡(jiǎn)化檔案現(xiàn)代化管理程序，同時(shí)還能提高檔案信息的查準(zhǔn)率和查全率，對(duì)于學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理的程序性、規(guī)范性發(fā)展具有重大實(shí)際意義。

三、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀不是一天兩天能夠改善的，針對(duì)上文中學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中存在的檔案管理人員素質(zhì)不高、缺乏統(tǒng)一的檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理現(xiàn)代化工作基礎(chǔ)薄弱等問(wèn)題，筆者結(jié)合實(shí)際情況制定了相應(yīng)的對(duì)策，隨著我國(guó)電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理制度的不斷完善，相信不久的將來(lái)，我國(guó)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也會(huì)走向新的高度。

【參考文獻(xiàn)】

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