提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

任祥鳳

【摘要】公路系統(tǒng)檔案管理在公路系統(tǒng)建設(shè)中能夠發(fā)揮巨大的作用，然而現(xiàn)階段我國公路系統(tǒng)檔案管理工作的狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有些甚至已經(jīng)嚴(yán)重地阻礙了我國公路系統(tǒng)檔案管理水平的提高。本文圍繞提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇展開討論，希望能夠為相關(guān)人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】公路系統(tǒng)；檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

一、公路系統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀

公路系統(tǒng)信息管理過程極易發(fā)生突發(fā)問題，加之公路建設(shè)與生產(chǎn)加工、原料采集、供給營銷等等相關(guān)，無疑都使得公路系統(tǒng)的檔案管理工作具備了高復(fù)雜性、高難度等等特點。公路系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)包含了眾多的內(nèi)容（生產(chǎn)銷售、客戶及供應(yīng)商數(shù)據(jù)等），在公路項目建設(shè)過程中發(fā)揮著無可替代的作用。提高公路系統(tǒng)檔案管理工作水平有利于全面提高公路項目建設(shè)質(zhì)量，此項工作的重點在現(xiàn)階段被放置在了全面應(yīng)用現(xiàn)代化通信技術(shù)與信息技術(shù)方面。由于我國公路系統(tǒng)檔案管理缺乏完整性，很多工作的重心被放在了工程項目進(jìn)度層面，檔案管理工作的隨意性加大，因而檔案管理一直是項目建設(shè)過程中的薄弱環(huán)節(jié)。此外，由于缺乏重視度，我國公路系統(tǒng)檔案管理從業(yè)人員大多為非專業(yè)人士，這些人缺乏安全、責(zé)任意識，在落實檔案管理的過程中極容易隨意操作，加之信息化應(yīng)用程度不高，不僅加大了檔案管理工作的難度，更降低了檔案工作的效率。如公路建設(shè)過程中的檔案記錄缺失難以為后續(xù)公路通車提供歷史依據(jù)，公路檔案的作用難以發(fā)揮，公路資料的整理也因此被復(fù)雜化。

二、檔案管理存在的問題

（一）重視程度缺乏連續(xù)性。我國公路系統(tǒng)檔案管理工作于2005年前后大范圍開展，工作的重點是提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。我們必須得承認(rèn)，在國家號召之下，公路系統(tǒng)的檔案管理獲得了前所未有的高度重視，檔案管理部門也因此設(shè)立了長、短期奮斗目標(biāo)。然而就現(xiàn)階段實際情況看來，很多單位在實現(xiàn)了短期目標(biāo)以后，極容易出現(xiàn)“驕傲自滿”的情緒，繼而無意識地出現(xiàn)了管理松懈問題。管理松懈導(dǎo)致長期目標(biāo)的實現(xiàn)難以落實，加之檔案管理無法快速取得成效，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度也隨之降低，愿意投入進(jìn)此項工作的精力、財力以及人力都有所下降，進(jìn)而導(dǎo)致公路系統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)工作淡化、邊緣化等等問題。值得一提的是，有些單位受制于編制、職數(shù)等等的限制，大肆縮減專業(yè)管理人員而聘用兼職人員，檔案管理工作的質(zhì)量以及檔案管理的業(yè)務(wù)水平因此備受制約，檔案管理的發(fā)展也因此遭遇瓶頸。

（二）收集歸納缺乏全面性。公路系統(tǒng)的檔案內(nèi)容包括聲像資料、實物檔案以及數(shù)據(jù)資料，然而很多基層單位只注重數(shù)據(jù)質(zhì)量，對于聲像資料以及實物檔案的整理歸檔并不重視，很多聲像資料及實物檔案在收集的過程中流失，或是被控制在個別檔案管理人員手中，一旦出現(xiàn)諸如檔案管理人員調(diào)崗等等問題，那么檔案信息隨之將不可避免地面臨遺失問題。加之很多單位的信息檔案未能及時納入檔案室管理，電子檔案建設(shè)不到位，管理者缺乏操作電腦的能力，無一不加劇了檔案丟失的風(fēng)險。

（三）管理利用缺乏實用性。公路系統(tǒng)的檔案管理工作很少能夠在短期之內(nèi)就獲得成效，很多管理工作都是在系統(tǒng)的長遠(yuǎn)建設(shè)中發(fā)揮推動作用、帶動社會經(jīng)濟(jì)效益提高的。由于未能迅速獲益，很多管理者因此難以科學(xué)地把握“藏”與“用”之間的關(guān)系，繼而出現(xiàn)重“藏”輕“用”問題。此外，現(xiàn)階段不存在科學(xué)定位檔案管理使用的相關(guān)規(guī)定，檔案管理所能夠產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益沒有廣泛宣傳，檔案管理人員不知道科學(xué)的檔案管理與自身經(jīng)濟(jì)效益之間的聯(lián)系，檔案信息的開發(fā)嚴(yán)重不足，檔案的利用效率差強(qiáng)人意。

（四）隊伍建設(shè)缺乏長期性。一直來，我國公路系統(tǒng)檔案管理工作一直由辦公室負(fù)責(zé)，受客觀條件制約，辦公室人員的變動相對頻繁，新人由于不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，加之缺乏必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，往往難有較高的檔案管理科學(xué)性意識，在落實相關(guān)管理工作的時候隨意性較大，檔案的收集，整理歸檔質(zhì)量參差不齊，致使檔案工作的結(jié)果與期望值出現(xiàn)較大偏差，檔案管理隊伍建設(shè)缺乏長期性。

三、提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）加強(qiáng)經(jīng)常性教育提高認(rèn)識。思想決定意識，意識決定行為，良好的檔案管理思想是做好檔案管理工作的必要條件。公路系統(tǒng)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者們必須重視檔案管理工作的規(guī)范化，強(qiáng)化檔案部門文件管理的超前控制，盡可能避免檔案移交等等過程，確保檔案管理過程科學(xué)化、合理化。其次，積極開展與檔案管理相關(guān)的教育活動，提高相關(guān)者的重視程度，確保領(lǐng)導(dǎo)者們能夠充分發(fā)揮模范帶頭作用。眾所周知，領(lǐng)導(dǎo)者是企業(yè)發(fā)展方向的決策者，只有確保領(lǐng)導(dǎo)們重視公路系統(tǒng)檔案管理才能夠上行下令使所有的檔案管理人員都能夠懷有高度的歷史使命感和責(zé)任感、積極地對待檔案管理工作，以耐心細(xì)致的工作態(tài)度提高檔案管理質(zhì)量。

（二）定期歸檔保證檔案齊全完整。對于檔案管理工作而言，檔案收集、整理、歸檔是其基礎(chǔ)性工作。對公路系統(tǒng)而言，檔案不僅包括文書檔案，還包括實物檔案聲像檔案、基建檔案等等，涉及的范圍極廣。管理者在定期對檔案進(jìn)行歸檔的時候，需要全方位考慮現(xiàn)實情況，在保證檔案質(zhì)量的同時，保證檔案齊全完整。管理人員應(yīng)該懷有高度的責(zé)任感認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別與檔案相關(guān)的各類信息材料，對符合歸檔的材料要及時處理，對手續(xù)不齊全的材料需要及時退回并責(zé)令相關(guān)部門補(bǔ)辦，以保證檔案的準(zhǔn)確性、真實性和完整性，以備后查。

（三）強(qiáng)化利用發(fā)揮檔案信息功能。檔案管理的根本目標(biāo)在于充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案資源得到共享利用。實現(xiàn)檔案價值的最主要途徑是檔案利用，而檔案利用開發(fā)是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)。想要有效提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化水平，必須從加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)出發(fā)，確保檔案人員能夠在科學(xué)落實收集、整理、鑒定、保管等工作的基礎(chǔ)上開展檔案編目、檢索等工作，編制科學(xué)的、與實際相匹配的檢索工具，充分發(fā)揮電子計算機(jī)管理優(yōu)勢健全檢索、匯編等等工作。值得一提的是，檔案信息的組織化、系統(tǒng)化有利于提高檔案資料的使用率，因此應(yīng)被予以重視。

（四）不斷提升檔案管理隊伍素質(zhì)。檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，其素質(zhì)高低直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著科技的進(jìn)步，檔案管理過程中涉及的、與科技相關(guān)的事物越來越多，設(shè)備的更新、載體的多樣化等無一不對檔案管理人員素質(zhì)提出高要求。為了滿足檔案管理的實際需求，企業(yè)方面應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。當(dāng)然，想要整體拔高檔案管理隊伍素質(zhì)，企業(yè)方面還應(yīng)有意識地吸納檔案管理方面的專業(yè)人士，充分發(fā)揮專業(yè)人士的專業(yè)技能，進(jìn)而帶動整個檔案管理隊伍向著高素質(zhì)方向發(fā)展。

四、結(jié)束語

公路系統(tǒng)檔案管理在公路系統(tǒng)建設(shè)中能夠發(fā)揮巨大的作用，然而現(xiàn)階段我國公路系統(tǒng)檔案管理工作的狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有些甚至已經(jīng)嚴(yán)重地阻礙了我國公路系統(tǒng)檔案管理水平的提高。隨著我國社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案管理科學(xué)化已經(jīng)成為我國信息化建設(shè)前進(jìn)不可或缺的一部分?，F(xiàn)如今，檔案管理在各個領(lǐng)域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。公路系統(tǒng)檔案管理的科學(xué)性與人們的生產(chǎn)生活關(guān)系密切，采取有效措施提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)水平已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。管理者們需要以科學(xué)理論為指導(dǎo)，利用科學(xué)的辦法不斷完善檔案管理制度，加速公路系統(tǒng)檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。相信通過相關(guān)人士的不懈努力，我國公路系統(tǒng)的檔案管理水平一定能夠獲得發(fā)展，我國公路系統(tǒng)的檔案管理也一定能夠走上可持續(xù)發(fā)展的道路。

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