圖書館參考咨詢檔案收集與管理現(xiàn)狀分析及優(yōu)化措施探討

陳穎

【摘要】隨著信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，促使各個行業(yè)發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，圖書館參考咨詢檔案的管理方法與管理模式也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，新形勢下如何加強(qiáng)圖書館查考咨詢檔案收集與管理就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。鑒于此，本文主要針對圖書館參考咨詢檔案收集與管理現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施與建議。

【關(guān)鍵詞】圖書館；參考咨詢檔案；收集與整理；現(xiàn)狀

參考咨詢是圖書館員對讀者在利用文獻(xiàn)和找尋知識、情報過程中提供幫助的活動。它以協(xié)助檢索、解答咨詢和專題文獻(xiàn)報道等方式向讀者提供事實(shí)、數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)線索。參考咨詢工作作為圖書館業(yè)務(wù)的一項核心部分，其直接代表著圖書館讀者服務(wù)的發(fā)展方向。參考咨詢檔案指的是圖書館參考咨詢工作原始記錄的各種資料，包括咨詢內(nèi)容的學(xué)科范圍，查找路徑和方法，檢索的主題和關(guān)鍵詞，資料來源（含數(shù)據(jù)庫、館藏資料、Internet資源等）及檢索結(jié)果等信息。作為一種文獻(xiàn)檔案，參考咨詢檔案本身蘊(yùn)藏著極為寶貴的資源，加強(qiáng)圖書館參考咨詢檔案的收集與整理有利于圖書館業(yè)務(wù)工作的開展。美國是現(xiàn)代圖書館參考咨詢工作的發(fā)源地，從19世紀(jì)末開始，許多美國圖書館非常重視參考咨詢資料的積累。如美國圖書館學(xué)家拉德（（J.N.Larned，1836-1913）在從事參考咨詢工作時，把讀者的疑難問題及其答案整理為5本書—《參考實(shí)錄》（ History of Ready Reference，1893 ）。他所工作的水牛城圖書館（Buffalo Library）直到1937年還將其作為咨詢參考書。由此可知，參考咨詢檔案管理工作對于圖書館咨詢工作的影響巨大，然而，因?yàn)楦鞣矫嬖颍瑘D書館參考咨詢檔案收集與管理工作仍然存在一些不足，如何改善這些不足，為廣大用戶提供更好的信息服務(wù)，是值得我們認(rèn)真思考和解決的一個重要課題。

一、圖書館參考咨詢檔案收集與管理現(xiàn)狀

（一）重視程度不足。因?yàn)閳D書館本身對參考咨詢檔案收集與管理工作沒有達(dá)成共識，大部分圖書館對該項工作的重視程度不足，一些圖書館僅僅開展原始記錄而不進(jìn)行整理保存，使得大量的參考咨詢資源存在流失的現(xiàn)象；部分圖書館雖然構(gòu)建了原始檔案記錄，但沒有進(jìn)行檔案分類管理，導(dǎo)致檢索極為繁雜。上述情況不僅制約了圖書館參考咨詢檔案管理工作的開展，同時也對圖書館參考咨詢工作造成了不良影響。

（二）仍舊以傳統(tǒng)收集模式為主。部分圖書館針對讀者的需求與咨詢內(nèi)容仍舊沿用手頭登記的模式來開展，針對部分特定咨詢的情況無法開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計與質(zhì)量分析，因?yàn)闀鴮懖粔蛞?guī)范，查找路徑、主題、關(guān)鍵詞、參考和檢索過的文獻(xiàn)資料沒有及時記錄下來，導(dǎo)致收集與記錄不夠完善，到需要的時候，往往難以提供有效的資料。

（三）管理流程不夠規(guī)范。各個圖書館針對參考咨詢檔案的收集與整理工作存在自成一體、各自為政、程序各異以及水平不一的現(xiàn)象。一方面，部分圖書館參考咨詢檔案并沒有設(shè)置固定存放空間，管理流程不夠規(guī)范；另一方面，一些圖書館參考咨詢檔案的信息描述與信息組織方面連最為基本的項目字段、表格均沒有進(jìn)行統(tǒng)一要求，管理極為混亂。

（四）缺乏專業(yè)收集與整理檔案隊伍。部分基層圖書館因?yàn)槿肆Y源的短缺，參考咨詢檔案收集與管理工作基本都是安排兼職人員，缺乏專業(yè)收集與整理檔案隊伍，導(dǎo)致隊伍整體素質(zhì)參次不齊，難以保證檔案規(guī)范立卷、歸檔。

二、優(yōu)化措施與建議

（一）加強(qiáng)參考咨詢檔案認(rèn)知。要想加強(qiáng)圖書館參考咨詢檔案收集與管理工作，必須要從思想層面加強(qiáng)參考咨詢檔案的認(rèn)知，在圖書館內(nèi)部樹立參考咨詢檔案存檔意識與良好習(xí)慣。這就需要各個圖書館基于自身實(shí)際情況，在內(nèi)部建立一套行之有效的參考咨詢檔案管理體系，從而有效保障參考咨詢檔案的安全性與完整性，保障參考咨詢檔案收集與管理工作得到有效落實(shí)。

（二）提升參考咨詢檔案信息化水平。隨著計算機(jī)技術(shù)在圖書館的普及與應(yīng)用，越來越多的圖書館開始利用計算機(jī)對參考咨詢檔案進(jìn)行科學(xué)管理。要利用計算機(jī)管理咨詢檔案，首先，要選擇一個好的咨詢業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件，要求系統(tǒng)功能通用性好，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范，能聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行。其次，要自建一個咨詢檔案數(shù)據(jù)庫，將參考咨詢檔案的材料進(jìn)行數(shù)字化處理，對解決咨詢問題所產(chǎn)生的信息資源進(jìn)行合理整序，按類別存儲。再次，將了解到的讀者常見的、共性的問題及答案匯總整理，并建成一個知識咨詢庫。比如，圖書館檔案管理部門可以嘗試選擇軟件企業(yè)設(shè)計針對性的檔案管理軟件，并設(shè)計相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中形成具有自身特色的館藏檔案資料，類似參考咨詢工具書、咨詢業(yè)務(wù)培訓(xùn)教材以及圖書館服務(wù)宣傳手冊等相關(guān)內(nèi)容，以此來幫助圖書館提升公眾服務(wù)形象。

（三）建立規(guī)范化的流程管理。參考咨詢檔案只有在形成以后才完全進(jìn)入真正意義層面的檔案管理階段。為有效解決當(dāng)前參考咨詢檔案館管理流程不規(guī)范的現(xiàn)狀，使得參考咨詢檔案在各個生命周期的價值得以有效發(fā)揮，圖書館必須要建立規(guī)范化的流程管理，主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：1.入檔流程。圖書館每一項參考咨詢業(yè)務(wù)相關(guān)材料都必須要安排該項業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人來進(jìn)行收集與整理，等到參考咨詢業(yè)務(wù)完成以后再把對應(yīng)材料交付給檔案管理人員。檔案管理人員則根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行清點(diǎn)與驗(yàn)收，進(jìn)行檔案登記表填寫，最后通過雙方簽字確認(rèn)。2.審核流程。圖書館檔案管理部門需要定期針對參考咨詢檔案開展查漏補(bǔ)缺。首先，必須要高度重視歸檔資料的原始性，防止部分檔案管理人員為應(yīng)付工作采用憑借記憶補(bǔ)寫的方式。其次，針對參考咨詢檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，能夠在第一時間進(jìn)行有保存價值材料的補(bǔ)充。3.調(diào)用流程。參考咨詢檔案本身的不同，其保密要求也存在一定的差異性，因此在調(diào)用的時候必須要嚴(yán)格根據(jù)保密級別進(jìn)行管理。針對一般的參考咨詢檔案可以采用適當(dāng)公開的方式，使得廣大用戶能夠利用檔案數(shù)據(jù)庫直接檢索對應(yīng)的電子版。針對科技查新類型的參考咨詢檔案，其具有極高的保密級別，一般近五年內(nèi)都不允許外借，針對五年前的檔案資料則需要通過相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，進(jìn)行調(diào)用手續(xù)以后才能夠調(diào)用，并且在歸還的時候必須要進(jìn)行細(xì)致、全面的檢查，進(jìn)一步保障檔案資料的完整性。

（四）加大檔案管理隊伍培訓(xùn)力度。要想保障圖書館參考咨詢檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，解決當(dāng)前基層以兼職人員為主的方式，這就需要圖書館加大檔案管理隊伍培訓(xùn)力度，主動做好以下兩個方面的工作：一方面，加大檔案管理隊伍的繼續(xù)教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培、自學(xué)、同行交流等形式，積極進(jìn)行參考咨詢服務(wù)知識、檔案管理專業(yè)知識、信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平、信息化水平。

三、結(jié)語

綜上所述，圖書館參考咨詢檔案收集與管理工作是一項系統(tǒng)、全面的工程，需要針對當(dāng)前工作中存在的不足進(jìn)行系統(tǒng)的分析，制定針對性的解決策略，做好圖書館參考咨詢檔案的收集與管理工作，開展特色化的信息咨詢服務(wù)，促進(jìn)圖書館參考咨詢事業(yè)的發(fā)展，滿足讀者多功能、高層次的需求，更好地為社會服務(wù)。

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