集團公司如何加強對下屬子公司的檔案管理

杜轉珍

【摘要】在快速發(fā)展的當今社會，集團公司想要發(fā)展壯大，對子公司的合理控制是最重要的環(huán)節(jié)，而在整個環(huán)節(jié)中，檔案管理則是核心。本文闡述了集團公司對下屬子公司檔案工作管理的現(xiàn)狀，并根據(jù)現(xiàn)狀淺析集團公司應如何加強對下屬子公司的檔案管理進行了探討。

【關鍵詞】集團公司；子公司；檔案管理

隨著社會市場經濟的建立，社會競爭的日益激烈，在企業(yè)改革中，許多集團公司都在不同區(qū)域建立了由集團公司控制的子公司，子公司的獨立經營、核算，有利于適應市場的變化，順應企業(yè)的發(fā)展潮流，但因企業(yè)管理不當，便會產生內部利益沖突，進而影響集團公司的整體發(fā)展。目前來看，部分公司的檔案管理有所成就，但仍存在著一些問題，需要進一步完善和加強。

一、淺析當下集團公司對下屬公司的檔案管理現(xiàn)狀

（一）內容復雜、形式多樣，管理不便?！镀髽I(yè)檔案管理辦法》規(guī)定，企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。內容上，企業(yè)檔案是以科學技術檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經營銷售、物質供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團等方面檔案，故子公司的檔案數(shù)量十分龐大；表現(xiàn)形式上，檔案形成的載體也是形式多樣，有電子文件、光盤及紙質檔案等。這無疑加大了集團公司對子公司檔案管理的難度。

（二）差異較大，管理參差不齊。集團公司下子公司的分布可謂五湖四海，相對較小的集團公司子公司的分布也在不同區(qū)域，因此，形成的檔案也是分布各地，其檔案工作也呈現(xiàn)出跨地區(qū)、跨區(qū)域的特點。同時，因各個子公司所在區(qū)域不同、成立時間不同、經營內容不同等，造成子公司之間檔案管理參差不齊、檔案發(fā)展不均衡的結果。此外，為擴大經濟發(fā)展，集團會不斷增加業(yè)務范圍，拓寬行業(yè)領域，對于新領域的檔案管理，集團公司也是邊摸索邊積累，故而，給檔案的收集增添了不確定因素，給集團公司的管理造成不便。

（三）基礎不同，管理存在差異?！镀髽I(yè)檔案管理辦法》中指出，集團檔案工作在集團的層面實行統(tǒng)一管理，制定集團的管理制度和要求。而部分集團公司對子公司的檔案管理，由于集團從事的業(yè)務范圍比較廣，工作地域比較散，各子公司的現(xiàn)實情況存在差異，例如有的子公司是由原來的國有企業(yè)改制發(fā)展而來，體制相對健全，檔案基礎扎實，檔案信息化比較早、發(fā)展快。而有的子公司則是剛成立不久，還未建立檔案機構，檔案工作沒有專人管理，同時，集團公司又允許各子公司根據(jù)自身的實際情況，制定本單位的檔案管理辦法。從而促使行業(yè)間、地區(qū)間檔案管理標準存在差異。

二、集團公司對下屬公司檔案管理的加強

（一）提高檔案意識，加快信息化建設。在追求經濟效益的大環(huán)境下，部分企業(yè)的領導人只抓生產經營工作，對檔案工作的管理則不夠重視，采取“可有可無”的工作態(tài)度，此外，部分公司建立簡單的檔案管理，在信息化建設上的投入嚴重不足，既沒有管理軟件，也沒有轉換設備，有的甚至未接入互聯(lián)網(wǎng)，在集團公司收集各子公司的檔案時，出現(xiàn)檔案無法收回、檔案處置與管理工作不規(guī)范等現(xiàn)象。作為子公司的領導者，一定要認識檔案管理的重要性，提高自身認識，并建立信息化檔案管理渠道，方便即時存檔，以更好地配合集團公司檔案管理工作，推動企業(yè)發(fā)展。

（二）全面考慮，加強協(xié)調力度。因集團公司下的子公司分布區(qū)域不同，大多與集團公司不在同一區(qū)域，所以集團公司在對子公司的檔案管理時，忽略了子公司自身的檔案管理水平、工作體系以及制度實施等情況，從而出現(xiàn)檔案管理工作中錯誤百出的現(xiàn)象；子公司在制定自身的檔案管理體系時，只考慮自身的情況，導致制定出的檔案管理體系與集團公司出入頗深。所以，集團公司在管理子公司的檔案時，一定要考慮其自身情況，子公司在制定自身的檔案管理體系時，要兼顧集團公司整體的檔案體系，從而加強集團公司的管理。

（三）提高自身素質，確保檔案高質量。受各方面因素影響，集團公司以及子公司檔案管理人員中仍然存在部分學歷層次較低、知識結構不盡合理，缺乏計算機、網(wǎng)絡、多媒體等運用技術及處理信息的能力，只能在傳統(tǒng)服務層面上勞作，業(yè)務水平不高；此外，檔案管理工作中人員配備嚴重不足，專職檔案員工較少，據(jù)了解，部分公司檔案員工多數(shù)為兼職，工作精力與工作時間得不到有力保障，只能做表面較為簡單的工作，不能開展更深層次的檔案工作。集團公司在人員聘用上，一定要加大力度，尋找有能力、有才華的，與工作崗位相匹配的員工，建設一支復合型、創(chuàng)新型、高素質的檔案人員隊伍。

三、結束語

綜上所述，企業(yè)檔案信息資源作為企業(yè)發(fā)展最全面、最原始、最真實的信息記錄，承載著企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重任。同樣，企業(yè)檔案管理工作的有序進行與企業(yè)發(fā)展速度成正比，二者互相影響、互相制約。在檔案管理工作中，一定要加強集團企業(yè)對子公司的管理，確保檔案信息的質量，促使檔案信息在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更強大的作用，從而推動企業(yè)更快、更穩(wěn)地發(fā)展。

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