檔案室資料收集的制約因素及對(duì)策分析

向仕斌

【摘要】檔案資料的收集和歸類是一個(gè)非常復(fù)雜的工作，很多的單位和企業(yè)在進(jìn)行歸檔的時(shí)候不重視，或者檔案資料收集的時(shí)候受到諸多因素的影響，導(dǎo)致工作的開(kāi)展受到阻礙，在需要資料的時(shí)候找不到或者資料不全。本文針對(duì)很多企業(yè)面臨的資料收集和管理問(wèn)題提出參考意見(jiàn)，為廣大檔案工作者嘗試分析檔案資料的現(xiàn)狀和可實(shí)施的措施。

【關(guān)鍵詞】檔案室資料；收集；制約因素；對(duì)策分析

檔案管理包含了對(duì)檔案資料收集、整理、立卷、歸檔等多項(xiàng)工作，加強(qiáng)檔案管理的目的在于使得檔案的保管制度更加健全，從而促進(jìn)檔案開(kāi)放與運(yùn)用，進(jìn)一步保障檔案的功能得到充分發(fā)揮。據(jù)此，筆者關(guān)于檔案室資料收集的制約因素與應(yīng)對(duì)方法所做出的分析，也便具有了比較重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案室資料收集的現(xiàn)狀

（一）資料不齊全。部分部門開(kāi)展工作的時(shí)候認(rèn)為資料來(lái)源于自己的努力結(jié)果所得，應(yīng)該由自己保管，或者有的部門認(rèn)為將資料或者文件遞交給檔案室的資料管理庫(kù)不利于后期的資料查找，甚至有的部門因?yàn)闆](méi)有及時(shí)地將資料上交，導(dǎo)致資料遺失。而當(dāng)保存工作未能按照要求進(jìn)行或是準(zhǔn)備材料不夠齊全時(shí)，那么在具體的工作效用上也會(huì)大打折扣。

（二）檔案歸檔不合規(guī)范性要求。當(dāng)前，有的單位的規(guī)章制度沒(méi)有得到嚴(yán)格執(zhí)行，譬如，文件的跟蹤登記和傳閱沒(méi)有形成具體的標(biāo)準(zhǔn)，便容易導(dǎo)致部分文件借閱處理不規(guī)范，無(wú)法根據(jù)要求進(jìn)行資料歸納；文件的收納不根據(jù)問(wèn)題和種類進(jìn)行區(qū)分等問(wèn)題，有的材料進(jìn)行歸檔的時(shí)候?qū)⒉牧系目臻g范圍界定標(biāo)準(zhǔn)定義過(guò)寬，造成資料歸類的時(shí)候重復(fù)調(diào)用同樣的文件；對(duì)資料的期限劃分不準(zhǔn)確，資料沒(méi)有附帶相應(yīng)的目錄等；或者有的部門直接將零散的資料移交到檔案室，將部門的內(nèi)在職責(zé)轉(zhuǎn)交給資料收集工作人員，而工作人員又并非完全理解單位和企業(yè)的工作內(nèi)容。

二、企業(yè)和單位資料收集的制約因素

關(guān)于檔案資料收集工作中存在的制約性因素，簡(jiǎn)要概括起來(lái)應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)方面：

（一）部分檔案管理人員的管理意識(shí)薄弱。重視程度往往對(duì)管理者的行為產(chǎn)生引導(dǎo)作用，但是，在具體的檔案資料收集工作中，由于負(fù)責(zé)人的疏忽與能動(dòng)性的缺失，也會(huì)在檔案收集效果上體現(xiàn)出來(lái)。通常情況下，檔案室中存儲(chǔ)的檔案主要是來(lái)源于各個(gè)科室的原始記錄，主要包括工作中的書面材料、影像資料等，這些種類繁多的文檔資料都需要科室人員在日常的工作中樹(shù)立重要性意識(shí)與培養(yǎng)良好收集習(xí)慣。

（二）“賬外”文件材料的歸檔率不高。這里的“賬外”主要指的是沒(méi)有經(jīng)過(guò)文書部門登記，在收發(fā)文件記錄簿上也無(wú)法查明的文件，這其中主要囊括了各種會(huì)議性的文件稿、內(nèi)部規(guī)章制度、調(diào)研的相關(guān)材料、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及單位接收的其他文件材料等。不對(duì)這些“賬外”的檔案進(jìn)行收集，那么在后續(xù)的任務(wù)中也容易使得因收集的檔案內(nèi)容殘缺不全而使檔案失去價(jià)值。

三、提高資料收集管理質(zhì)量的對(duì)策

中央十七屆六中全會(huì)首次提出了要將中國(guó)建設(shè)為文化強(qiáng)國(guó)的目標(biāo)，因而加強(qiáng)檔案收集管理工作的重視，也成了追隨時(shí)代發(fā)展的旋律的必然性要求。只有確保檔案資料收集工作的順利實(shí)現(xiàn)，才能確保單位、部門的各項(xiàng)工作能夠有條不紊地使用檔案。關(guān)于檔案資料收集的對(duì)策，概括起來(lái)主要有以下方面的內(nèi)容：

（一）檔案管理人員要明確管理范圍。首先應(yīng)當(dāng)對(duì)管理的范圍予以明確，進(jìn)而才能確保檔案文件的價(jià)值意義與管理效用。這其中又包含了以下內(nèi)容：第一，檔案歸檔是對(duì)工作和職能最直接的詮釋，并且對(duì)于各部門開(kāi)展工作都具有極高的參考價(jià)值和研究?jī)r(jià)值。第二，資料歸檔不但是一個(gè)企業(yè)員工的責(zé)任，同時(shí)是維護(hù)集體和公民權(quán)益的一個(gè)表現(xiàn)，對(duì)促進(jìn)人類文明的進(jìn)步都具有重要價(jià)值。第三，檔案資料的收集和管理是上下級(jí)相互聯(lián)系的一種關(guān)系紐帶，能夠直接地表現(xiàn)上級(jí)的思想傳遞和下級(jí)的完成效果。第四，檔案資料的收集和管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)的企業(yè)單位工作提供參考，承載單位的歷史。只有認(rèn)清資料歸檔的意義，才能夠提高工作積極性，從而完成任務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳。檔案資料收集管理不僅僅是檔案管理人員的個(gè)人職責(zé)，解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵就在于領(lǐng)導(dǎo)的重視和措施。因此，歸檔人員應(yīng)該首先宣傳《檔案法》，根據(jù)歸檔知識(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣傳。其次，應(yīng)該多向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作開(kāi)展情況和遇到的困難，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候應(yīng)該將歸檔的質(zhì)量和任務(wù)與薪資掛鉤，并且對(duì)所有職工進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)指導(dǎo)，職工需要明確自己所在部門應(yīng)該將檔案資料移交到哪個(gè)部門，明確檔案不得占為己有，不得以任何理由拒絕檔案移交，只有帶有強(qiáng)制性才能夠保證歸檔的質(zhì)量，降低人為因素導(dǎo)致的歸檔制約。

（三）明確管理責(zé)任，將負(fù)責(zé)事項(xiàng)落實(shí)到人頭上。檔案管理人員應(yīng)該制定相應(yīng)的人員分工，為了使人力資源的運(yùn)用達(dá)到極致，最好是能夠推動(dòng)資料歸檔工作兼職化，兼職歸檔人員對(duì)自己所在部門或者所做的工作檔案進(jìn)行分類，這樣的方式不但能夠減輕檔案管理人員的工作量，同時(shí)可以減少在歸檔工作中的財(cái)政支出。其次，相關(guān)工作人員能夠更加明確地對(duì)資料進(jìn)行分類，在工作開(kāi)展的過(guò)程中因?yàn)橹R(shí)領(lǐng)域、人脈溝通、業(yè)務(wù)熟悉等多方面因素，對(duì)檔案進(jìn)行歸類相對(duì)來(lái)說(shuō)容易很多。此外，設(shè)立部門負(fù)責(zé)人，將每個(gè)部門的歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)一接收之后，為了確保歸檔資料的真實(shí)、有效、完善，由每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人對(duì)照所在部門的日常工作和目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)于不合格的檔案資料需要重新進(jìn)行整改之后再入檔，每一份資料的入檔都必須保證檔案經(jīng)過(guò)了嚴(yán)格的把控，經(jīng)過(guò)多方確認(rèn)之后才將最終的檔案根據(jù)性質(zhì)和類別進(jìn)行歸檔。

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