關(guān)于推進企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)淺析

劉琨

【摘要】在企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃中，檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)被放到一個很重要的位置，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，檔案信息化發(fā)展受到各大企業(yè)越來越多的重視，如何搞好企業(yè)檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，已經(jīng)成為一個需要我們重點關(guān)注的問題。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；信息化；數(shù)據(jù)庫

一、企業(yè)檔案的發(fā)展趨勢

檔案，作為一種原生的信息資源，是組成國家信息資源的重要部分。而企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、科研、資信、企業(yè)資產(chǎn)和管理活動的真實記錄都在企業(yè)檔案中得以反映，是企業(yè)成長過程中不可或缺的一部分。同時紙質(zhì)檔案的一些缺點與不足隨著科技的進步與發(fā)展慢慢地暴露了出來。比如隨著時間的推移，年頭已久的紙質(zhì)檔案存在著紙張變黃、變脆、字跡不再清晰、丟失等問題，而聲像檔案也會隨著時代的發(fā)展變得越來越不能順應(yīng)時代潮流而無法播放。這樣不但給整理工作帶來了困擾，還影響了查閱率，使得服務(wù)大眾的效率變低，也使得檔案自身的價值受到了一定的影響。因此，檔案信息化是不論從哪個角度分析都勢在必行的。所以現(xiàn)如今檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)正在各個企業(yè)如火如荼地進行著，煉化企業(yè)也不例外，這樣做既保證了公司建設(shè)過程中的文件和圖紙不被損壞，又在一定程度上提高了利用率，使得查閱過程更加便捷。

二、檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)目標的提出與實現(xiàn)

（一）檔案全文數(shù)據(jù)庫目標的提出。首先，企業(yè)檔案的載體正在慢慢轉(zhuǎn)變。隨著企業(yè)內(nèi)部各項工作的信息化建設(shè)不斷推進，物質(zhì)化辦公程度也在隨著信息化應(yīng)用水平的提高而不斷提高。我國檔案信息化建設(shè)伴隨著館藏檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化等廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展的檔案資源管理的熱潮取得了很好的成績。為了使檔案利用者在查閱利用等方面更加高效、快捷，我們應(yīng)改變原始的手工粗放式管理方式，開始利用網(wǎng)絡(luò)、計算機和信息系統(tǒng)開展現(xiàn)代化管理。而這一切的基礎(chǔ)，就是電子檔案。

電子檔案，是電子文件的延伸，是對國家和社會具有重要保存價值的電子文件經(jīng)整理歸檔后的檔案，是檔案數(shù)據(jù)庫的有機組成部分。新世紀檔案事業(yè)發(fā)展最重要的方向就是信息化，同時檔案工作又是企業(yè)發(fā)展的重要保證與基石，檔案中蘊藏的豐富信息在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。一個企業(yè)在建設(shè)過程中會形成大量的檔案信息，這些都是重要的記憶文件。而如何高效而合理地利用這些文件，就需要全文檔案數(shù)據(jù)庫的支持。

（二）檔案全文數(shù)據(jù)庫目標的實現(xiàn)。實現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫的先決條件就是所有檔案資料均有符合存儲、利用條件的電子文件。即所有檔案都必須有紙質(zhì)版和電子版雙套版本。實現(xiàn)方法為：新歸檔的檔案按照要求由歸檔單位提供檔案的電子文件，已經(jīng)歸檔且沒有電子文件的檔案，需要人工進行數(shù)字化處理，即對歷史檔案進行掃描。

有了檔案的電子文件與紙質(zhì)版，接下來最重要的就是檔案全文數(shù)據(jù)庫的構(gòu)架。檔案全文數(shù)據(jù)庫是以檔案管理系統(tǒng)為工具，數(shù)字化處理為前提的一套檔案利用體系。該體系由服務(wù)器、檔案管理端、用戶利用端三部分組成。服務(wù)器用來存儲數(shù)字化處理文件及檔案數(shù)據(jù)，檔案管理端用來把數(shù)字化處理文件上傳至服務(wù)器，并且對用戶利用需求進行處理，用戶利用端提出利用申請，經(jīng)過流程審批，對數(shù)字化檔案進行查閱和利用。這三個部分構(gòu)成了檔案全文數(shù)據(jù)庫的構(gòu)架。

三、檔案全文數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用

用戶如需查閱檔案數(shù)據(jù)，先在網(wǎng)上進行申請，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員兩級審核后，可以查閱相關(guān)文件。申請分為實體借查閱和電子文件查閱兩種情況，電子文件查閱即為全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)用。用戶可以在自己辦公電腦上進行所有搜索，只要是已經(jīng)上傳的電子文件，用戶都可以搜索到，然后把自己想要查看的內(nèi)容添加，申請流程，就可以在自己電腦上查看所需內(nèi)容。整個過程不需要離開電腦。

四、檔案全文數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點

一是電子檔案（圖紙）的生命力相較于紙質(zhì)檔案（圖紙）的生命力更旺盛，更加便于保存。二是對于那些利用率較高、特別重要的珍貴檔案，利用者查閱電子版即可，減少了檔案實體翻閱，可以很好地保護珍貴檔案。三是利用者可以做到足不出戶即完成檔案查閱工作，這樣既節(jié)省了查閱時間，又提高了工作效率。四是借查閱均需有網(wǎng)上流程，所有查閱都有記錄，只有經(jīng)過各級審批，利用人員才能查看權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。這樣極大地保證了數(shù)據(jù)安全。

五、結(jié)語

檔案工作是一項知識管理工作，同時知識管理又是信息管理的延伸和發(fā)展，檔案管理被人們從信息管理看成知識管理，這是認識的進一步深化，同時更加提升了檔案的社會地位。檔案工作應(yīng)當(dāng)隨著我國經(jīng)濟的快速穩(wěn)健發(fā)展而得到更多的重視，水平得到進一步提高，而為了實現(xiàn)這一目標建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫是檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展、服務(wù)于大眾的必要手段。希望通過檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進與發(fā)展，在各領(lǐng)域檔案人員的共同努力下，我國檔案事業(yè)的發(fā)展能夠蒸蒸日上，早日開啟一個全新的篇章。