基層醫(yī)院宣傳檔案管理工作的思考和探討

楊秋雨

【摘要】醫(yī)院宣傳工作中形成的各類資料經(jīng)過系統(tǒng)地整理、歸檔形成了宣傳檔案。宣傳檔案是記載醫(yī)院發(fā)展和歷程的重要資料，有著較為重要的保存和參考利用價值，為加強(qiáng)宣傳教育，提升醫(yī)院的知名度，樹立良好的形象，促進(jìn)醫(yī)生和患者之間的溝通與交流，增強(qiáng)群眾對醫(yī)院的信任起到了重要的作用，也為醫(yī)院的學(xué)術(shù)研究和科研進(jìn)步提供了重要的依據(jù)支持。

【關(guān)鍵詞】宣傳檔案管理；醫(yī)院；對策

如今的醫(yī)療市場競爭異常激烈，醫(yī)患矛盾也日趨緊張，基層醫(yī)院為樹立美譽(yù)度和知名度，消除醫(yī)患信息的不對等，營造和諧醫(yī)患關(guān)系，開展各種形式的宣傳工作，由此產(chǎn)生了大量的文字和聲像資料，這些資料記錄著醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展過程中的重大事件，具有重要的保存和利用價值。近年來，筆者所在的中山火炬開發(fā)區(qū)醫(yī)院將其整理、歸檔形成宣傳檔案，運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化手段加以管理和利用，逐步探索宣傳檔案在維護(hù)醫(yī)院良好形象、提升管理水平、打造醫(yī)院文化等方面的積極作用。本文根據(jù)工作實(shí)際，探討基層醫(yī)院宣傳檔案的收集、管理和利用。

一、 宣傳檔案的來源

醫(yī)院宣傳工作內(nèi)容包括：醫(yī)院的管理措施、改革進(jìn)程、發(fā)展動態(tài)，醫(yī)療技術(shù)的研究和成果、各類醫(yī)療服務(wù)活動、集體與個人先進(jìn)事跡，典型病例、健康知識宣傳教育等。以下三種情況產(chǎn)生的資料可整理并歸入宣傳檔案。

（一）醫(yī)院內(nèi)部撰寫的宣傳稿件和宣教資料。醫(yī)院工作人員撰寫的宣傳稿件和照片，宣傳會議或相關(guān)活動而產(chǎn)生的記錄和宣傳資料等是宣傳檔案的主要來源。院內(nèi)外舉辦各種形式的健康教育宣傳活動，也形成了大量的文字和聲像資料。此外，醫(yī)院各類演講、征文、辯論比賽中的優(yōu)秀作品也可收集歸檔。

（二）醫(yī)院編寫發(fā)行的各類刊物。很多基層醫(yī)院擁有院報院刊或者內(nèi)部簡報等宣傳刊物，近年來，網(wǎng)站、微信公眾號和微博等宣傳平臺也十分普及，這些資料都應(yīng)歸檔管理。其中，院報院刊等刊物的發(fā)行有一定的周期性，比如每月或每季度一期，且發(fā)行前經(jīng)過校對和編審，是宣傳檔案穩(wěn)定并且質(zhì)量較高的來源。

（三）醫(yī)院外部各類媒體的宣傳報道。為了加大宣傳力度，醫(yī)院還經(jīng)常借助報紙、電視、廣播、外部網(wǎng)絡(luò)和新媒體平臺等媒介進(jìn)行宣傳報道，這些宣傳材料類型豐富，而且較內(nèi)部宣傳資料更加客觀、新穎，是宣傳檔案不可或缺的一部分。

二、宣傳檔案的類型

（一）文書檔案。來源于各類宣傳稿件、報刊雜志及刊登的文章、活動文字記錄等傳統(tǒng)紙質(zhì)資料，還包括科普專欄資料等，是宣傳檔案的主要類型。

（二）聲像檔案。各類宣傳活動、廣播電視的報道和專家訪談等產(chǎn)生的視頻、音頻、照片等聲像資料經(jīng)過整理形成聲像宣傳檔案。

（三）網(wǎng)絡(luò)檔案。當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代，網(wǎng)絡(luò)憑借著信息量大、傳播速度快、內(nèi)容活潑的優(yōu)勢成為最受歡迎的媒體?；鶎俞t(yī)院審時度勢，充分發(fā)揮醫(yī)院自有的網(wǎng)站、微博、微信公眾號和外部網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)媒體中進(jìn)行宣傳和科普醫(yī)療知識，在網(wǎng)絡(luò)中生成的各類資料就成為了網(wǎng)絡(luò)檔案。

三、宣傳檔案的功能和作用

第一，宣傳檔案具有真實(shí)性、可靠性、生動性等特點(diǎn)，能夠?yàn)獒t(yī)院的文化建設(shè)提供新思路，也為醫(yī)院編寫院史、各類宣傳畫冊提供重要的史實(shí)材料，是大事記的重要和有益補(bǔ)充。我院為紀(jì)念建院60周年編寫了《春華秋實(shí)60載》畫冊，其中部分內(nèi)容來自于對宣傳檔案文字與圖片資料的提取和匯總。第二，宣傳檔案是各項業(yè)務(wù)工作的重要客觀佐證。例如，2016年5月，我院新院區(qū)的建成使用受到了省、市、區(qū)級十多家媒體的關(guān)注和宣傳報道，而該項目定為“區(qū)十大民生工程”之一被列入政府工作的考核目標(biāo)，“媒體宣傳報道”是指標(biāo)之一，醫(yī)院宣傳檔案的翔實(shí)記錄使該指標(biāo)成功得分。第三，宣傳檔案的正面性和積極性對員工有巨大的教育價值，影響著整個醫(yī)院的精神面貌，有利于激發(fā)職工工作熱情，增強(qiáng)凝聚力。第四，宣傳檔案也為開展宣傳隊伍人員的培訓(xùn)提供了良好的素材和參考資料，促進(jìn)了宣傳工作水平的提升。此外，征文、演講、比賽等的優(yōu)秀文章和醫(yī)務(wù)工作者的工作體會與感悟均可集結(jié)成冊，可對外樹立正面形象、對內(nèi)鼓舞員工士氣。

四、對基層醫(yī)院宣傳檔案管理的體會和做法

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。為了做好宣傳檔案的管理工作，最好由熟悉宣傳工作的管理人員來負(fù)責(zé)宣傳檔案的收集、整理，盡可能做到全面、翔實(shí)、系統(tǒng)?；鶎俞t(yī)院行政部門工作人員往往身兼多職，檔案及宣傳工作一般由辦公室管理，甚至同一人負(fù)責(zé)，為此，醫(yī)院應(yīng)培養(yǎng)復(fù)合型人才，開展定期的規(guī)范化的職業(yè)道德、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能、信息技術(shù)、現(xiàn)代化管理方法等的培訓(xùn)，更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)和醫(yī)院發(fā)展各階段的需要和要求。檔案管理人員還要加強(qiáng)工作的使命感和責(zé)任感，充分認(rèn)識宣傳檔案對醫(yī)院管理和發(fā)展的重要作用，充分占有和收集盡可能多的資料，經(jīng)過甄別，保留有價值的資料歸檔管理。此外，對于業(yè)務(wù)科室形成的檔案資料，宣傳檔案管理人員應(yīng)變被動接受為主動上門收集資料。

（二）增強(qiáng)資料形成部門和相關(guān)人員的檔案意識。向從事稿件撰寫、宣傳工作及其他一線工作人員進(jìn)行檔案重要性的宣傳，加強(qiáng)檔案意識，使他們認(rèn)識到不僅要把醫(yī)院宣傳出去，也要把資料保存下來，使各項資料得以完整保留和科學(xué)保管，發(fā)揮最大的價值。

（三）加強(qiáng)檔案制度建設(shè)。宣傳檔案應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，明確資料的處理流程和要求，規(guī)定歸檔資料的內(nèi)容和范圍，促進(jìn)相關(guān)部門的分工與合作，加強(qiáng)交流和溝通，共同促進(jìn)宣傳檔案資料的收集、整理、保管和利用的順利進(jìn)行。

（四）發(fā)揮檔案利用和宣傳工作的相互促進(jìn)作用。進(jìn)行宣傳檔案的研究和學(xué)習(xí)，可促進(jìn)宣傳工作水平的提高。我院每年舉辦的通訊員和信息報送培訓(xùn)班，大部分課程都來自于對宣傳檔案的分析和講解。此外，在醫(yī)院各重大活動，如醫(yī)院新址落成啟用儀式、教學(xué)醫(yī)院掛牌、60周年慶典等活動的籌備組織階段，宣傳工作人員主動查找并借鑒參考以往宣傳工作資料， 擬定宣傳計劃，部署相關(guān)工作，甚至可以提前撰寫稿件提綱，提升宣傳工作的效率和效果。

同時，宣傳檔案的有效利用，又會增強(qiáng)工作人員對資料的收集和歸檔意識，形成檔案管理和利用的良性循環(huán)。

（五）實(shí)施現(xiàn)代化信息管理和利用。除了文書檔案外，宣傳檔案要盡可能保留電子文檔，利用信息技術(shù)開展全方位利用。我院根據(jù)就診患者和求職應(yīng)聘人員來院前在醫(yī)院網(wǎng)站瀏覽信息、了解醫(yī)院情況的習(xí)慣，在網(wǎng)站開辟專欄，匯總各媒體對醫(yī)院的文字、圖片、音頻視頻報道資料，標(biāo)明媒體名稱、時間、版面、采編者等信息并進(jìn)行展示。

（六）宣傳檔案管理的幾點(diǎn)做法。紙質(zhì)檔案：以我院為例，醫(yī)院每季度發(fā)行一期院報，并不定期編印各類宣傳手冊、畫冊等等，可以年度為單位，建立檔案目錄并歸檔。其他報刊雜志等紙質(zhì)媒體的報道和圖片，每年匯總成冊，建立卷宗總目錄，標(biāo)注刊登媒體名稱、時間、作者、版面等信息。醫(yī)院內(nèi)部撰寫的原始稿件無論是否刊登在媒體上均分類并做歸檔管理。聲像檔案：圖片檔案每次活動可挑出一張或幾張，沖印后歸入照片檔案卷宗，標(biāo)明卷內(nèi)的目錄，包括照片號、活動主題、時間，設(shè)立分目錄，主要有照片號、時間、地點(diǎn)、人物、攝影者。電子檔案：文字、圖片、音頻、視頻宣傳資料均可建立電子檔案，方便存儲、查找和使用。

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