信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

張玉梅

【摘要】本文以如何改革、創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作為研究目標(biāo)，并在信息化背景下闡述，希望能夠起到一定的借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文書檔案管理；信息社會；改革；創(chuàng)新

應(yīng)用信息技術(shù)能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對各單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到推動(dòng)作用，并使辦公室文書檔案管理的質(zhì)量得到有效提升。本文主要闡述了辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，提出在信息社會背景下如何改革并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作。

一、辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境

近年來，文書檔案的數(shù)量隨著各單位的發(fā)展而不斷增多，從而凸顯了原本隱藏在深處的一些不足與弊端，影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。因此，認(rèn)真地面對辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境，單位內(nèi)部各部門之間的有效溝通才能得以實(shí)現(xiàn)。

（一）缺乏整體的文書檔案整理規(guī)劃。在信息化檔案管理中，電子存檔系統(tǒng)是一個(gè)重要的組成部分，該系統(tǒng)雖然能夠?qū)n案管理的系統(tǒng)化與規(guī)范化起到幫助作用，但是整體規(guī)劃性較弱，該系統(tǒng)缺失了協(xié)調(diào)運(yùn)作模式，導(dǎo)致無法信息化地自動(dòng)生成各部門的文書管理歸檔，對管理工作形成了阻礙，因此應(yīng)對文書檔案進(jìn)行整體的協(xié)調(diào)與規(guī)劃。

（二）文書檔案管理人員的認(rèn)知水平不一。將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，需要高業(yè)務(wù)水平與高綜合素質(zhì)的管理人員進(jìn)行操作。但是，由于個(gè)體間具有不同的認(rèn)知水平與不同的操作能力，而檔案管理工作的智能化與科學(xué)化均需要較高的技術(shù)水平與認(rèn)知能力，因此容易在檔案管理工作中產(chǎn)生問題。

（三）忽視了文書檔案管理工作，檔案價(jià)值沒有得到發(fā)揮。單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的關(guān)注度較低，導(dǎo)致檔案價(jià)值無法得到充分的發(fā)揮，而檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行與資金投入均較為滯后，并出現(xiàn)信息不匹配等現(xiàn)象。因此，應(yīng)對辦公室文書檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，并對其有效價(jià)值進(jìn)行充分利用，才能保證單位文書檔案管理工作能夠順利地發(fā)展。

二、在信息社會背景下如何改革辦公室文書檔案管理工作

（一）實(shí)施“三全”管理?！叭惫芾碇傅氖侨^程管理、全員管理以及全方位管理。在全過程管理中，起點(diǎn)為檔案形成，終點(diǎn)為歸檔。由起點(diǎn)到終點(diǎn)的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)抓住重點(diǎn)，制定并實(shí)行科學(xué)的管理規(guī)劃，重點(diǎn)發(fā)展管理工作的科學(xué)性。在搜集材料時(shí)，對相關(guān)信息進(jìn)行有效、科學(xué)地整理，以防檔案中混入虛假信息，并使信息搜集的準(zhǔn)確性得到保證。在歸檔時(shí)，應(yīng)對檔案文書的寫作進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將檔案進(jìn)行分類編號。在全員管理中，應(yīng)建立單位所有員工的檔案，并將每一位員工的工作性質(zhì)進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一管理所有的文書檔案，并落實(shí)各部門的責(zé)任；同時(shí)將單位員工配合檔案管理工作的積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)“人人負(fù)責(zé)，人人監(jiān)管”。在全方位管理中，應(yīng)注意檔案管理工作的安全隱蔽性，應(yīng)統(tǒng)一管理相關(guān)部門，并均衡其力量；重視檔案的安全，避免產(chǎn)生信息外漏而對單位或員工個(gè)人產(chǎn)生不良影響。

（二）實(shí)施“三化”管理?！叭惫芾碇傅氖蔷?xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。在管理文書檔案時(shí)，應(yīng)結(jié)合單位的具體發(fā)展情況進(jìn)行管理，通過“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統(tǒng)化得以實(shí)現(xiàn)。管理與編制文書檔案時(shí)，應(yīng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術(shù)化，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機(jī)讀模式管理檢索式的文檔，避免產(chǎn)生因?yàn)橐馔饣蚝诳驮斐呻娔X信息缺失的情況。

三、對辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新

（一）創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)。規(guī)范地管理辦公室文書檔案，并創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行分類，主要分為一般、秘密、機(jī)密以及絕密四種形式；建檔管理工作應(yīng)根據(jù)文件的機(jī)密等級進(jìn)行展開，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個(gè)順序是檔案的歸檔順序。在一個(gè)單位中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機(jī)密的等級；當(dāng)文件起草與建檔時(shí)，應(yīng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格、細(xì)心地對檔案進(jìn)行分類與歸檔。

（二）提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。辦公室管理文書檔案的工作人員首先應(yīng)具有強(qiáng)烈的保密意識，才能使歸檔、建檔的管理水平得到提高。檔案管理人員不僅應(yīng)對自身行為進(jìn)行規(guī)范，并明確自己職責(zé)所在，同時(shí)還應(yīng)掌握檔案管理的方法，并遵循保密制度，及時(shí)地銷毀不易泄露且無價(jià)值的文件。提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，能夠使檔案管理工作的規(guī)范性得到提升。

（三）完善文書檔案管理制度。單位相關(guān)管理人員應(yīng)完善、規(guī)范文書檔案管理制度，叮囑辦公室檔案管理人員在工作時(shí)一定要遵守規(guī)章制度，從而在實(shí)現(xiàn)責(zé)任分工化的同時(shí)提升管理工作效率。首先，不同內(nèi)容的文件應(yīng)給予明確的責(zé)任分工。其次，分離具有公眾內(nèi)容與保密內(nèi)容的文件，使信息化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)分離得以實(shí)現(xiàn)。最后，對辦公室文書檔案的防護(hù)措施進(jìn)行加強(qiáng)，可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝報(bào)警、防火墻等安全軟件，阻止檔案泄露的情況發(fā)生。

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