科技檔案管理存在的問題分析與對(duì)策

鄭小紅

【摘要】隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平顯著提高，越來(lái)越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并廣泛應(yīng)用在檔案管理中，能夠有效提升檔案管理成效，朝著更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。就當(dāng)前科技檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，作為一項(xiàng)技術(shù)性和專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，更為客觀、全面地了解科技檔案管理特性，有利于為高質(zhì)量檔案管理工作提供更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障。故此，科技檔案管理工作應(yīng)該從多種角度進(jìn)行分析，明確檔案文件收集、分類和編目等各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的問題，提出合理的改善措施。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；檔案管理；問題；對(duì)策

檔案作為一種原始數(shù)據(jù)資料的載體，是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)反映，具有十分突出的歷史考證價(jià)值。此外，檔案也可以看作是一種知識(shí)符號(hào)的積累，是一種十分珍貴的信息資源?？蒲袡C(jī)構(gòu)和事業(yè)單位的檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間的積累中獲得了豐富的經(jīng)驗(yàn)，具有突出的參考價(jià)值和借鑒作用，同時(shí)具有真實(shí)性、廣泛性、權(quán)威性等眾多特點(diǎn)?？萍紮n案管理工作開展中，檔案管理人員應(yīng)該具備更高水平的科技素質(zhì)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)輔助檔案管理開展活動(dòng)，提升科技檔案管理質(zhì)量，促使檔案管理工作更加高效地開展。由此看來(lái)，加強(qiáng)科技檔案管理存在的問題和對(duì)策研究是十分必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展具有一定參考價(jià)值。

一、科技檔案管理中存在的問題

以中泰化學(xué)阜康能源公司科技檔案管理工作為例，公司預(yù)計(jì)在今年4月份開展工作建設(shè)糊樹脂項(xiàng)目，該項(xiàng)目工程將全新培育10個(gè)以上產(chǎn)品牌號(hào)，吸收了超過20名高科技人員，為工程項(xiàng)目提供技術(shù)支持。為了推進(jìn)糊樹脂項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)有序開展，就需要檔案管理人員同工程項(xiàng)目管理部門協(xié)調(diào)配合開展工作，提供一期項(xiàng)目建設(shè)聚合廠房、出料回收廠房、出料汽提、PVC界區(qū)外線走向圖等52個(gè)工號(hào)的竣工圖和施工檔案。與此同時(shí)，檔案管理員由于自身素質(zhì)水平較高，可以更為及時(shí)、快速地開展檔案查詢工作，為工程項(xiàng)目活動(dòng)開展提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。但是在工作期間，仍存在檔案管理常見問題，具體如下：

（一）設(shè)備資料管理分散，資料歸檔責(zé)任不明確。企業(yè)在科技檔案管理工作開展中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員應(yīng)該提高對(duì)檔案工作的重視和認(rèn)知程度，只有這樣才能確保各項(xiàng)工作更加高效開展。但是就當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其中存在很大的問題，設(shè)備資料管理過于分散，由多個(gè)部門進(jìn)行管理，資料歸檔責(zé)任不明確，致使移交檔案室的設(shè)備檔案出現(xiàn)不完整的問題。與此同時(shí)，在關(guān)于設(shè)備購(gòu)買時(shí)同供貨商簽訂的合同協(xié)議、安裝調(diào)試、檢測(cè)驗(yàn)收等材料又分別由公司采購(gòu)事業(yè)部和項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)管理，資料較為分散。

（二）檔案資料移交不及時(shí)，忽視檔案資源建設(shè)工作。公司內(nèi)部的項(xiàng)目管理部門在檔案資料收集和管理工作時(shí)，由于管理人員自身的疏忽，致使未能嚴(yán)格遵循預(yù)先設(shè)定的移交計(jì)劃時(shí)間要求，及時(shí)有效地將檔案資料移交到阜康能源公司檔案管理部門，檔案資料歸檔不及時(shí)現(xiàn)象尤為典型，很容易造成檔案資料丟失。與此同時(shí)，公司內(nèi)部的項(xiàng)目管理部門為了確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，會(huì)從其他部門臨時(shí)抽調(diào)部分人員進(jìn)行整理，但是由于這部分臨時(shí)人員自身檔案管理意識(shí)不高，實(shí)際工作開展中出現(xiàn)一系列錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響到檔案資料歸檔效率和質(zhì)量。

（三）檔案形式不規(guī)范，影響檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建。檔案管理中，公司內(nèi)部個(gè)別部門在數(shù)據(jù)資料記錄中，可能由于用筆和紙張方面存在不規(guī)范現(xiàn)象，歸檔文件的格式不清晰，導(dǎo)致檔案資料填寫不規(guī)范，不符合實(shí)際要求，嚴(yán)重影響到檔案管理成效。

二、科技檔案管理對(duì)策

（一）提高檔案利用價(jià)值和憑證作用。為了提高檔案管理工作成效，應(yīng)該健全和完善檔案管理制度，制定完善的檔案資料收集、歸檔和分類程序，選擇合理的管理方法，嚴(yán)格遵循歸檔要求，確保檔案資料原始性得到充分體現(xiàn)。檔案管理中應(yīng)該對(duì)可供利用的復(fù)印文件資料進(jìn)行歸檔，收集到原件后再替換，確保檔案資料的原始性，充分發(fā)揮檔案資料作用。

（二）提高科技檔案技術(shù)文件資料完整性。檔案管理人員在開展工作中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循工作標(biāo)準(zhǔn)和制度要求，充分了解工程項(xiàng)目的技術(shù)方案和技術(shù)路線，探究工程項(xiàng)目之間內(nèi)在聯(lián)系和因果關(guān)系，為科研人員實(shí)際工作開展提供更為堅(jiān)實(shí)的保障。更加客觀準(zhǔn)確地了解工程的具體實(shí)施過程和主要內(nèi)容。此外，為了確保檔案資料歸檔的完整性和真實(shí)性，檔案管理人員應(yīng)該選擇合理的管理方法，列出工程項(xiàng)目的具體歸檔資料清單，確保資料歸檔的完整性。

（三）改進(jìn)檔案管理分類方法。為了提升檔案管理成效，應(yīng)該注重檔案資料管理方法的選擇，根據(jù)實(shí)際情況，建立完善的分類體系，促使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。根據(jù)行業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)，制定明確的類目，突出科技檔案管理特色，提升管理成效。在設(shè)備儀器檔案管理中，可以進(jìn)一步將其劃分為綜合檔案和項(xiàng)目檔案，促使檔案管理工作更加科學(xué)合理。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案管理部門的唯一職責(zé)，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門都承擔(dān)著檔案管理重?fù)?dān)，這就需要日常工作中，各部門協(xié)力注重書寫規(guī)范，確保數(shù)據(jù)資料保存完整，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，輔助檔案管理工作有序開展，提升檔案管理成效。