中外歷史文獻(xiàn)備份保存狀況的對比考察

王麗

摘要：歷史文獻(xiàn)的備份保存在文獻(xiàn)的長期保存、管理和利用方面所發(fā)揮的作用愈加重要。有效地備份管理工作不僅能更為穩(wěn)妥、有效地傳承各個歷史時代流傳至今的珍貴文獻(xiàn)，亦為后人利用文獻(xiàn)、古為今用提供了便利。本文針對中日美三國的國立圖書館在歷史文獻(xiàn)備份保存方面所采取的具體措施進(jìn)行了對比考察，探索出日本和美國可以給中國提供借鑒的經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：歷史文獻(xiàn)；備份保存；中日美；對比

歷史文獻(xiàn)保存和管理是造福子孫后代的一件大事，當(dāng)今世界各國文化軟實力的競爭日趨激烈，各個民族、國家引以自豪的歷史底蘊和內(nèi)涵很大程度上依賴于過往的文化積淀，歷史文獻(xiàn)恰好是其中極為重要的一環(huán)。近年來世界各國逐漸意識到保存歷史文獻(xiàn)的重要性，投入大量的人力資源、技術(shù)支持和財政保障進(jìn)行歷史文獻(xiàn)的備份保存。中日美三國也不例外，在歷史文獻(xiàn)備份保存方面進(jìn)行著積極有效地探索。

一、美國的歷史文獻(xiàn)備份保存狀況

當(dāng)今世界文化方面極具影響力的美國，在歷史文獻(xiàn)的備份保存方面也是不遺余力。以下主要以國家檔案與文件署與國會圖書館為例探究其備份保存模式。

美國國家檔案與文件署成立于1934年，內(nèi)部收藏有《獨立宣言》、《美利堅合眾國憲法》等龐大的歷史資料，致力于保存和提供利用。目前為了永久保存電子記錄、供公眾在網(wǎng)絡(luò)上利用，全力籌備電子檔案館項目。國家檔案與文件署通過縮微印刷品和電子數(shù)據(jù)兩種媒介進(jìn)行備份。此外也正積極嘗試將縮微印刷品電子化?？s微印刷品從提供利用和保存兩個觀點加以實施，為防止使用造成破損和污損，確保原資料完好，將縮微印刷品作為替代物使用，以便提供給公眾使用。電子備份也是作為原資料的替代物供公眾查閱，防止原資料的劣化，或者在無法提供原資料時作為備份使用。此外，電子備份不是單純的掃描作業(yè)，也包含有保存工作的準(zhǔn)備作業(yè)、電子復(fù)印以及元數(shù)據(jù)的品質(zhì)管理等意義。不過，雖說為確保電子復(fù)印的完整性和準(zhǔn)確性努力制定了合適的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)階段無法保證其落實效果。

國會圖書館成立于1800年，在電子備份保存的原則和規(guī)范方面，將電子數(shù)據(jù)作為保存原資料的一個重要選擇；在視覺材料的電子保護指南方面，縮微印刷品是其主要保存手段。但是提到維持長時間對電子數(shù)據(jù)檢索利用方面，在擴張性、保存、徙動數(shù)據(jù)等方面未得到明確結(jié)論。

二、日本的歷史文獻(xiàn)備份保存狀況

與中國同處亞洲的日本近現(xiàn)代以來在歷史文獻(xiàn)備份保存方面傾注了大量的人力無力財力，尤其是紙質(zhì)文檔的備份工作，以精細(xì)著稱于世。以下主要以日本的國立國會圖書館為例介紹日本的歷史文獻(xiàn)備份保存狀況。

國立國會圖書館以促進(jìn)資料的利用和保存為目的，并制定了《平成21年度以后本館所藏資料保存媒介物變換基本計劃》，規(guī)定將所藏資料的備份方案由縮微印刷品變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)備份。電子化備份的理由除可更方便地提供利用之外，JIS等規(guī)格趨于完善、歐美調(diào)查研究和館內(nèi)協(xié)議制定的推進(jìn)也可以考慮在內(nèi)。

國立國會圖書館內(nèi)大規(guī)模的電子化有一部分是為電子圖書館服務(wù)以及保存進(jìn)行的備份，平成21年（2009年）第一次修正預(yù)算就高達(dá)127億日元，約90萬冊書籍進(jìn)行了電子備份。為了提供電子圖書館服務(wù)，戰(zhàn)爭前期發(fā)行的圖書、古典資料、官報、學(xué)位論文等被電子化。此外，以保存為目的做成電子備份的資料有戰(zhàn)爭前期的發(fā)行圖書、戰(zhàn)前戰(zhàn)后的雜志等。截止到2010年9月，已有戰(zhàn)爭前期發(fā)行的圖書32萬冊、戰(zhàn)爭后期發(fā)行的圖書約27萬冊、戰(zhàn)爭前期后期國內(nèi)發(fā)行雜志約1萬2千冊、古典資料6萬冊、兒童書4萬冊、博士論文14萬冊被做成電子備案，著作權(quán)的相關(guān)處理也同時進(jìn)行著。

促進(jìn)國立國會圖書館所藏資料電子化的要因在于2009年著作權(quán)法的部分修正。一直以來，只有原資料劣化、損傷的情況下才有可能將歷史文獻(xiàn)電子化，由于2009年著作權(quán)法修正，第31條“在圖書館等的復(fù)印中”增加了第2項：國立國會圖書館中的資料損傷劣化之前，交納新書樣本之后可立即將相關(guān)書目電子化。

電子數(shù)據(jù)如果用于保存，需保存至移動硬盤，如果供外界查閱則保存至系統(tǒng)硬盤內(nèi)。收錄了保存用的數(shù)據(jù)的移動硬盤需放置于保持一定濕度和溫度的書庫內(nèi)進(jìn)行保存?？s微印刷品則需放置于保存文件專用的保存庫中，在溫度為18℃、濕度為25%RH的環(huán)境下進(jìn)行管理。

三、中國的歷史文獻(xiàn)備份保存狀況

中國作為文明古國，各時代的歷史文獻(xiàn)可謂卷帙浩繁。文獻(xiàn)保存方面正式起步于新中國成立后，雖然起步相對較晚，但是近年來不斷加大備份保存力度，逐步探索出屬于本國的模式。接下來以中國國家檔案局為例進(jìn)行說明。

中國國家檔案局從屬于國務(wù)院，對全國的檔案進(jìn)行管理。1954年成立，其后文化大革命期間一度中斷，1974年重新開放。近年來，電子記錄管理方面，不斷開辟項目，制定實施要點和規(guī)格，傾力完備基礎(chǔ)。

國家檔案局進(jìn)行備份的目的之一是供社會查閱，在面向社會服務(wù)時，將縮微印刷品作為原資料的替代物，提供給所需之人。中華人民共和國檔案法實施辦法第4章第21條規(guī)定：縮微印刷品以及其他復(fù)印形式的檔案在擁有檔案所藏團體法人的簽名或者印章時與原資料具有同等效力，規(guī)定了備份檔案的正當(dāng)性。

關(guān)于電子記錄，現(xiàn)階段電子媒體的持久性問題仍未得到充分解決，“電子記錄保管暫行辦法”中規(guī)定原則上電子記錄應(yīng)與紙質(zhì)記錄一同保存。需要持久長期保存的電子記錄要全部作為紙質(zhì)記錄來留檔，與通過相關(guān)媒介保存的電子記錄一同保管。

另外，“電子記錄保管規(guī)格”規(guī)定具有永久保存價值的電子記錄，電子媒介的記錄要與紙質(zhì)媒介的記錄或者縮微印刷品的記錄同時保存。沒有相關(guān)紙質(zhì)媒介的記錄時，需要有紙質(zhì)記錄或者縮微印刷品的形式制成的替代物。

四、結(jié)語

中日美三國在歷史文獻(xiàn)的備份保存方面，都通過紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行備份，致力于保存文獻(xiàn)和向公眾開放，但同時也呈現(xiàn)出不同的特征。美國的歷史文獻(xiàn)備份保存起步較早，電子備份和縮微印刷品技術(shù)精良，同時大規(guī)模進(jìn)行。精細(xì)是日本在歷史文獻(xiàn)備份工作中的最大特征，該國縮微印刷品備份方面一直有條不紊地進(jìn)行著，電子備份最初僅局限于部分文獻(xiàn)，2009年著作權(quán)法的部分修正，自此加大對電子備份的投入，步入歷史文獻(xiàn)大規(guī)模電子化時代，并逐步取得良好成效。中國的歷史文獻(xiàn)備份保存起步較晚，開始于新中國成立之后，但是近年來無論紙質(zhì)備份還是電子備份都加快了步伐，并取得不俗的成績。由于國情的原因，中國在保存珍貴文檔和資料時，強調(diào)紙質(zhì)記錄和電子記錄的同時保存，在一定程度上加重了保存工作的工作量。他山之石，可以攻玉。今后中國可以借鑒美國在文獻(xiàn)保存工作的大視野以及日本的精細(xì)做法，洋為中用，爭取在歷史文獻(xiàn)保存工作方面取得更大的成就，為中國乃至世界文獻(xiàn)保存工作做出更大的貢獻(xiàn)。

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