淺析信息化背景下對(duì)檔案職業(yè)能力的拓展

趙維超

【摘要】本文立足于信息化背景，重點(diǎn)探討檔案工作的新特點(diǎn)以及檔案職業(yè)能力的拓展要求及其方式，以求加強(qiáng)檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案職業(yè)

一、信息化背景下檔案工作的新特點(diǎn)

（一）管理對(duì)象復(fù)雜化?！靶畔⒒笔侨祟惿鐣?huì)一個(gè)不斷演變著、推進(jìn)著的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程。這一過(guò)程通過(guò)相關(guān)信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)方面產(chǎn)生滲透作用，改變著信息的生產(chǎn)和交流方式，也成為各行各業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。就檔案工作而言，信息化首先帶來(lái)的是管理對(duì)象的復(fù)雜化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再是當(dāng)前檔案管理的全部對(duì)象，伴隨信息技術(shù)的發(fā)展、文件產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)方式的變遷，各類“原生性”的電子文件大量產(chǎn)生，同時(shí)已有的紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工也成為“再生性”的檔案信息資源。檔案呈現(xiàn)出的是多樣化的表現(xiàn)方式，館藏檔案被視為檔案信息資源整體來(lái)進(jìn)行管理，隨之必然對(duì)檔案工作者提出新的信息管理技能上的要求。

（二）管理手段數(shù)字化。管理對(duì)象的復(fù)雜和多樣，產(chǎn)生“倒逼”效應(yīng)，使得檔案管理者不得不采取數(shù)字化的管理手段，即通過(guò)相關(guān)技術(shù)，將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別與存儲(chǔ)、處理的信息，從而使檔案信息資源在存儲(chǔ)環(huán)節(jié)更加有秩序，提高檔案服務(wù)的能力與效率。以各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用為代表，其數(shù)據(jù)來(lái)源的復(fù)雜性、數(shù)據(jù)格式的多樣性、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性都是檔案管理數(shù)字化過(guò)程中必須面對(duì)的問題，這就要求檔案工作者兼具檔案管理與數(shù)據(jù)管理的能力。

（三）服務(wù)方式多樣化。在信息化發(fā)展初期，互聯(lián)網(wǎng)在全球的普及極大地提高了工作效率，而當(dāng)前以智能手機(jī)為代表的各類移動(dòng)終端再一次帶來(lái)了生活和工作方式的變革。這意味著每個(gè)人都可以隨時(shí)隨地成為信息服務(wù)的對(duì)象，享受信息服務(wù)帶來(lái)的便捷，同時(shí)加速信息資源的產(chǎn)生和傳播速度。對(duì)檔案工作者而言，這意味著提供檔案信息服務(wù)的渠道在不斷拓寬，網(wǎng)站、郵件、電話等服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足多樣化、個(gè)性化的檔案信息需求，不能滿足檔案宣傳與文化建設(shè)的要求。在當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐中，已經(jīng)有諸多檔案館開通微博、微信平臺(tái)，成為檔案服務(wù)的新路徑，這就要求檔案工作者同時(shí)具備檔案管理能力與新媒體運(yùn)用能力。

二、信息化背景下檔案職業(yè)能力的拓展要求

（一）具備檔案信息資源管理視野。檔案信息資源管理視野著重強(qiáng)調(diào)的是一種檔案管理理念。即要求檔案工作者將所管理的檔案視為一個(gè)整體進(jìn)行管理，不但要具備檔案專業(yè)知識(shí)，更需要具備相關(guān)信息資源管理的大視野。

將“死檔案”視作“活資源”，在傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，了解和把握檔案資源潛在的優(yōu)勢(shì)，尤其是在開發(fā)檔案信息資源過(guò)程中，需要站在歷史文化的高度發(fā)掘其內(nèi)涵，能夠在大量“片段化”的檔案信息中選擇和提煉出具有一定主題的、反映一定時(shí)代特點(diǎn)的檔案信息，從而使得檔案盡可能完整呈現(xiàn)出其所記錄的歷史的原貌。

（二）具備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理技能。大量的檔案數(shù)據(jù)必須通過(guò)一定措施進(jìn)行有序化、專業(yè)化管理。當(dāng)前信息化背景下的檔案數(shù)據(jù)管理一方面依靠專業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，另一方面則要依靠專門的數(shù)據(jù)管理人員。檔案數(shù)據(jù)管理員要同時(shí)具備檔案專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)管理能力，從數(shù)據(jù)的建庫(kù)到運(yùn)行、維護(hù)，要負(fù)責(zé)所管理的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案實(shí)體與子數(shù)據(jù)庫(kù)的分類對(duì)接、數(shù)字圖像掛接、數(shù)據(jù)庫(kù)管理授權(quán)、數(shù)據(jù)安全備份等多項(xiàng)工作，從而保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行與檔案實(shí)體管理的規(guī)范化和秩序化。

（三）具備新媒體運(yùn)用能力。新媒體是利用數(shù)字信息技術(shù)，主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，在各類數(shù)字終端上傳播一種新型的傳播形態(tài)。當(dāng)前事實(shí)證明，新媒體的運(yùn)用已經(jīng)成為多個(gè)行業(yè)的重要宣傳與服務(wù)手段，用戶通過(guò)新媒體能夠快速、直觀、有效地提供各類信息。提升檔案工作的服務(wù)能力，有必要將新媒體的服務(wù)方式加以應(yīng)用，利用傳播速度快、范圍廣、形式新的特點(diǎn)來(lái)為用戶提供便捷的檔案信息服務(wù)。檔案服務(wù)過(guò)程中對(duì)新媒體的運(yùn)用要求相關(guān)工作者編輯、加工、推送。檔案服務(wù)的信息不在于“大而全”，而在于“少而精”，要迎合當(dāng)今用戶“片段化”“碎片化”的信息閱讀行為習(xí)慣，重點(diǎn)在于發(fā)掘所管理檔案的特色，輔以文字、圖片、視頻、動(dòng)畫等多樣化的形式，盡可能地使檔案信息服務(wù)內(nèi)容形象生動(dòng)、具有趣味性與可讀性，著重對(duì)檔案的宣傳起到推動(dòng)作用。

三、信息化背景下檔案職業(yè)能力的拓展方式

檔案工作的管理對(duì)象在不斷發(fā)生改變，圍繞檔案的本質(zhì)衍生出愈加豐富的形態(tài)。信息化背景下對(duì)檔案工作人員提出了全方位的、多樣化的、復(fù)合化的職業(yè)能力要求。檔案工作者的職業(yè)能力需要不斷拓展是不爭(zhēng)的事實(shí)，但面對(duì)逐漸復(fù)雜的管理對(duì)象、不斷變革的管理要求，任何一位檔案工作者都難以成為面面俱到的“多面手”，故此檔案職業(yè)能力拓展首先要立足于檔案管理本身，即任何檔案工作者都必須具備檔案管理的基本專業(yè)素養(yǎng)，以“專人專事”為原則，由包括檔案專業(yè)等不同專業(yè)領(lǐng)域的工作人員各司其職，全方位提高檔案管理的專業(yè)水平，在共同完成工作的同時(shí)相互學(xué)習(xí)，再進(jìn)一步拓展自身的檔案職業(yè)綜合能力。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化背景下對(duì)檔案工作者的職業(yè)能力提出了更高的要求，需要立足于檔案信息資源管理的前提，全面提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理能力和運(yùn)用新媒體的能力，才能使檔案工作發(fā)揮更好的作用。

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