辦公室文秘工作效率提高策略分析

王敏

【摘要】在事業(yè)單位內(nèi)部，辦公室作為單位的綜合協(xié)調(diào)部門，在單位中發(fā)揮著十分重要的作用。辦公室文秘需要對單位內(nèi)部各類繁雜的工作進(jìn)行處理，所以提高辦公室文秘工作效率對于充分發(fā)揮辦公室工作職能是非常重要的。本文介紹了辦公室文秘工作的重要意義，并對文秘工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則進(jìn)行了介紹，最后提出了提升辦公室文秘工作效率的建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文秘工作；效率；策略

一、辦公室文秘工作效率提高的重要意義及遵循的原則

在事業(yè)單位內(nèi)部，辦公室是一個綜合協(xié)調(diào)部門，是單位的行政管理中樞，向下傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的重要指示和任務(wù)布置，向上匯報單位內(nèi)部各項工作的開展情況，在工作的過程中需要完成很多工作任務(wù)。與此同時，辦公室還是對外的一個窗口，與外界進(jìn)行信息溝通交流的平臺，對外展示單位的形象。辦公室工作主要通過文秘來完成，所以辦公室文秘工作是否具有效率是決定辦公室工作能夠有效開展的關(guān)鍵，這就要求必須提高辦公室文秘工作的效率。

在具體的工作實踐中，辦公室文秘工作的開展需要遵循以下工作原則：首先，必須遵守單位的各項制度和規(guī)范，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求自己，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)真遵守單位的規(guī)章制度，確保各項工作順利完成。其次，必須努力提升綜合素質(zhì)，辦公室文秘工作比較繁雜，需要文秘工作人員具備一定的理論基礎(chǔ)與工作能力，這就要求辦公室工作人員必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高工作的能力，為更好地開展辦公室文秘工作奠定堅實的基礎(chǔ)。最后，必須服從上級的安排，認(rèn)真對待上級的決策部署，尊重領(lǐng)導(dǎo)人的意見，認(rèn)真貫徹落實單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項。

二、提高辦公室文秘工作效率的策略

鑒于辦公室文秘工作對于單位具有十分重要的意義，因此有必要對如何提高辦公室文秘工作的效率進(jìn)行研究，在下面的討論中，筆者將圍繞如何提高辦公室文秘工作的效率進(jìn)行論述。

（一）加強(qiáng)對辦公室文秘人員的職業(yè)培訓(xùn)。作為單位辦公室的文秘工作人員，必須具備相應(yīng)的知識儲備和專業(yè)能力，重視對于與單位發(fā)展具有緊密聯(lián)系的知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識儲備與認(rèn)知能力，只有這樣才能更有效地開展辦公室文秘工作。單位辦公室應(yīng)當(dāng)定期組織針對辦公室文秘工作人員的培訓(xùn)，例如培訓(xùn)學(xué)習(xí)國家新的大政方針政策、出臺的新的法律法規(guī)、單位內(nèi)部系統(tǒng)的有關(guān)規(guī)定、業(yè)務(wù)知識以及新的工作方法等內(nèi)容，讓單位辦公室文秘人員可以始終緊跟社會發(fā)展的步伐，走在時代發(fā)展的前列，用新的知識、新的方法開展文秘工作；還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于辦公室文秘工作人員職業(yè)精神的教育，使他們樹立服務(wù)意識與奉獻(xiàn)精神，并用具體的實際行動服務(wù)于單位的各項工作，為單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

（二）建立科學(xué)的單位晉升考核制度。對于一個單位來說，建立科學(xué)的晉升考核制度有利于激發(fā)單位工作人員的積極性，督促單位工作人員認(rèn)真開展工作，提高工作的效率，所以必須建立和完善單位的晉升考核制度。具體可以以半年或者一年為周期，對單位辦公室文秘工作人員完成工作任務(wù)的情況、創(chuàng)新工作方式方法情況、與他人和諧相處情況、有無違反單位制度情況等進(jìn)行考核，由單位領(lǐng)導(dǎo)與辦公室工作人員共同推選表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘工作人員，然后針對推選出的工作人員進(jìn)行全面的考察和了解，對于確實具備較強(qiáng)工作能力，且綜合素質(zhì)較高的文秘工作人員，將其納入到單位重點提拔人員信息庫中，作為下一步提拔的重要參考依據(jù)。從單位的角度來看，應(yīng)當(dāng)在實踐中不斷完善這一晉升考核制度，對工作人員的考核真正做到客觀公正，使那些表現(xiàn)優(yōu)異的文秘工作人員能夠真正脫穎而出，為單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

（三）設(shè)置合理的單位獎懲機(jī)制。除了加強(qiáng)對辦公室文秘工作人員的培訓(xùn)與建立科學(xué)的單位考核制度之外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步設(shè)置合理的單位獎懲機(jī)制，以此促進(jìn)單位辦公室文秘工作效率的提升。獎懲機(jī)制的設(shè)置是基于經(jīng)濟(jì)學(xué)中“經(jīng)濟(jì)人”的假設(shè)，其具體的原理是這樣的：利益的引導(dǎo)是人們行為的主要動力，缺乏利益或者利益設(shè)置不合理人們就會缺乏工作的積極性，而增加利益則可以激發(fā)人們的工作積極性。在一個單位中，由于工作人員的綜合素質(zhì)存在差異，必然會有不同的工作表現(xiàn)，如果對于工作表現(xiàn)優(yōu)異與工作表現(xiàn)差的工作人員給予相同的待遇，顯然是不公平、不合理的，所以必須通過設(shè)置獎懲機(jī)制鼓勵先進(jìn)，督促后進(jìn)。例如對那些在工作中表現(xiàn)積極的工作人員給予待遇上的優(yōu)待，或者在年底評優(yōu)樹先時給予表彰等；對于那些在工作中表現(xiàn)不積極，奉獻(xiàn)精神較差的工作人員則給予崗位調(diào)整等處理。合理的獎懲機(jī)制有利于激發(fā)單位工作人員的主動性、積極性，提高單位的工作活力和工作效率。

三、結(jié)語

辦公室是單位的綜合協(xié)調(diào)部門，同時也是單位行政管理的中樞，提高辦公室文秘工作的效率是單位實現(xiàn)有序發(fā)展的必然選擇，也是時代發(fā)展的必然要求，對于單位的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文對提高辦公室文秘工作的重要意義以及應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則進(jìn)行了介紹，并從加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)、建立晉升考核制度、設(shè)置獎懲機(jī)制三個方面提出了提升辦公室文秘工作效率的建議。

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