提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

陳亞娥

【摘要】文秘工作的質(zhì)量和水平在很大程度上影響著辦公的效率與質(zhì)量。本文從提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則、專業(yè)素養(yǎng)以及重要策略3個(gè)方面進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘；工作質(zhì)量與水平；策略

在很多企業(yè)、機(jī)構(gòu)中，辦公室處在中心地位，其承擔(dān)的工作不僅種類多，而且數(shù)量非常大。辦公室工作不但要嚴(yán)格遵守上級(jí)的命令與要求，還應(yīng)當(dāng)對(duì)下層工作人員的情況進(jìn)行全面的了解。在政府、企業(yè)內(nèi)部承擔(dān)著事物處理的工作人員，還要具備良好的溝通能力與調(diào)節(jié)能力。就文秘工作人員來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)當(dāng)確保工作的質(zhì)量與水平，才能促進(jìn)所在企業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展。

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則

（一）重要性。在企業(yè)中，辦公室是管理、行政工作的主要場(chǎng)所，承擔(dān)著各種行政管理工作，工作量非常大，不斷要向上級(jí)匯報(bào)各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，還要向下級(jí)明確、及時(shí)地傳達(dá)上級(jí)的命令與任務(wù)，要做好每一個(gè)細(xì)節(jié)的工作。此外，辦公室不但要協(xié)調(diào)好企業(yè)中各項(xiàng)工作、工作人員之間的關(guān)系，對(duì)外還要做好溝通交流與經(jīng)濟(jì)交易等工作。所以，文秘工作人員工作的質(zhì)量、水平與企業(yè)內(nèi)部管理工作密切相關(guān)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視文秘工作質(zhì)量、水平的提高。

（二）原則。在企業(yè)、政府中，文秘是十分重要的工作，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守所在單位規(guī)定的工作原則，通常的原則有：1.嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的命令，保持上下級(jí)間良好的溝通，協(xié)調(diào)好上下級(jí)之間的關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)的有序運(yùn)營(yíng)。2.努力提高自身的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)辦公室工作進(jìn)行有效的安排，進(jìn)而提升辦公的質(zhì)量與效率。3.嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，面對(duì)復(fù)雜、繁重的辦公室工作，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持認(rèn)真、耐心的態(tài)度，根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定的辦事制度開(kāi)展工作。

二、辦公室文秘需要提高的專業(yè)素養(yǎng)

（一）嚴(yán)格遵守公司的制度。身為一名辦公室文秘人員，其最基本的職業(yè)道德就是應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部的相關(guān)制度。盡管文秘工作非常繁重，但是一定不能遲到、早退。文秘工作人員應(yīng)當(dāng)盡量提前到辦公室，為自己當(dāng)天的工作做好規(guī)劃，提高對(duì)工作的把握，如果是匆忙趕到辦公室，而領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)完成了任務(wù)的布置，這樣就會(huì)使得自己工作時(shí)手忙腳亂，進(jìn)而導(dǎo)致工作中發(fā)生失誤，進(jìn)而影響了辦公室整體的辦公效率與質(zhì)量。此外，文秘還應(yīng)當(dāng)充分利用瑣碎的時(shí)間，對(duì)手中的文件資料進(jìn)行整理。

（二）做到以大局為重。身為一名文秘工作人員，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻以大局為重，以公司利益為中心開(kāi)展工作，凡事應(yīng)當(dāng)站在公司大局角度上進(jìn)行考慮，不但要承受巨大的工作壓力，還要能夠忍受委屈，用于面對(duì)挫折，一定不能假公濟(jì)私。

（三）提高辦事效能。效能是評(píng)估辦公的最終標(biāo)準(zhǔn)，倘若一名辦公室文秘一天中做了大量的工作，但是卻沒(méi)有辦好，就可以說(shuō)沒(méi)有辦事效能。效能注重的是質(zhì)量。

1.辦公時(shí)應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持著積極性與熱情。文秘具有較高的工作激情，可以促進(jìn)工作的有效開(kāi)展，做事不用心，質(zhì)量自然會(huì)降低。例如文秘人員接到幫助領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)發(fā)言稿的任務(wù)，如果文秘具有較高的文字功底，自然可以快速完成；但是，如果沒(méi)有相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)，很有可能使得發(fā)言稿不符合演講時(shí)的要求或者情境。所以，應(yīng)當(dāng)注重寫(xiě)作質(zhì)量，不要盲目下筆，提前做好準(zhǔn)備，并理清領(lǐng)導(dǎo)的要求，不能盲目熱情。2.對(duì)自身知識(shí)進(jìn)行不斷地更新，以便更好地解決問(wèn)題。在企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，其經(jīng)營(yíng)思想也在不斷更新，文秘人員也應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注最新的發(fā)展動(dòng)向、新政策，及時(shí)了解辦公方式的變化、對(duì)文秘的新要求，以便更加有效地解決問(wèn)題。

（四）提高辦事效率。1.做好與上級(jí)的溝通。文秘工作人員應(yīng)當(dāng)能夠及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的命令，但是也應(yīng)當(dāng)具備活躍的思維與主見(jiàn)，對(duì)于職責(zé)范圍內(nèi)的事情理應(yīng)全盤(pán)接受，具有更好建議或者問(wèn)題的應(yīng)當(dāng)及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，盡量避免工作中的失誤。2.應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃地開(kāi)展工作。文秘工作人員每天都有新任務(wù)，這些任務(wù)大多數(shù)比較復(fù)雜，并且具有很強(qiáng)的時(shí)效性，有時(shí)還會(huì)有突發(fā)工作，不能發(fā)生重復(fù)、遺漏的問(wèn)題。所以，辦公室文秘應(yīng)當(dāng)具有超前意識(shí)，根據(jù)所在單位的實(shí)際情況與工作經(jīng)驗(yàn)，盡量考慮到有哪些工作需要及時(shí)完成，進(jìn)而有計(jì)劃、有條理地展開(kāi)工作，以提高辦公質(zhì)量與水平。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

（一）建立完善的獎(jiǎng)懲制度。就辦公室工作而言，做到賞罰分明能夠在很大程度上激發(fā)辦公室工作人員的積極主動(dòng)性，特別是文秘工作人員。這是由于完善的獎(jiǎng)勵(lì)制度可以培養(yǎng)員工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促進(jìn)文秘人員對(duì)工作的追求更高，進(jìn)而有效提高自己的工作能力與工作效率。懲罰制度具有警告的作用，可以促進(jìn)工作人員的自我完善。完善的獎(jiǎng)懲制度應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作人員辦公的效率、效能來(lái)對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。在制定獎(jiǎng)罰制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地保證制度的合理性、科學(xué)性，制定完成后應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行重復(fù)的測(cè)評(píng)。

（二）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)企業(yè)興旺發(fā)達(dá)的重要?jiǎng)恿?。很多人認(rèn)為辦公室文秘工作的靈活性很低，只要按部就班完成工作即可。但是，實(shí)際上文秘工作也需要在行為上、思想上對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新。就辦公室文秘來(lái)說(shuō)，為了淘汰低效率的辦公模式與方法，必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，尋找出先進(jìn)、高效的辦公方法與模式，進(jìn)而有效提高整個(gè)辦公室工作的效率與質(zhì)量。要想激發(fā)辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)，主要的措施有：1.積極鼓勵(lì)文秘工作人員在辦公行為、意識(shí)進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，做好上下級(jí)之間的溝通，形成良好的創(chuàng)新環(huán)境；2.領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自己的帶頭作用，具有前瞻意識(shí)，想方設(shè)法地在辦公室工作中融入創(chuàng)新理念，以便啟發(fā)文秘工作人員。

（三）加強(qiáng)技能培訓(xùn)。一般情況下，文秘工作難度有高有低，因此對(duì)文秘人員的專業(yè)水平有著很高的要求。企業(yè)、機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)合理提供部分資金來(lái)加強(qiáng)文秘工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。隨著科學(xué)技術(shù)、知識(shí)理念的不斷更新，身為文秘工作人員，也應(yīng)當(dāng)對(duì)自己的思想、專業(yè)技能進(jìn)行及時(shí)的更新，為提高辦公的效率與質(zhì)量提供有力的保障。

（四）加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。實(shí)踐是需要理論來(lái)指導(dǎo)的，所以，文秘人員加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)是必要的，主要的措施有：1.文秘人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)政府新出臺(tái)的各種法律法規(guī)，了解國(guó)家動(dòng)向，把握整體價(jià)值觀，這一點(diǎn)對(duì)事業(yè)單位、政府部門中的文秘工作人員來(lái)說(shuō)更加重要。2.文秘人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)所在單位的各項(xiàng)政策，特別是文化相關(guān)的政策，以單位的精神理念、核心價(jià)值觀為向?qū)?，充分發(fā)揚(yáng)集體精神。

（五）合理規(guī)劃文秘工作人員的數(shù)量。文秘工作種類繁多，工作量非常大，倘若文秘人員比較少，可能很難完成規(guī)定的任務(wù)；倘若人員較多，可能會(huì)發(fā)生推脫現(xiàn)象，進(jìn)而使得辦公效率低下，也不能充分發(fā)揮人才應(yīng)有的作用，造成了人力資源極大浪費(fèi)。因此，應(yīng)當(dāng)合理評(píng)估辦公室工作，以便對(duì)文秘?cái)?shù)量進(jìn)行合理的規(guī)劃，將文秘?cái)?shù)量維持在較合理的水平。

四、結(jié)語(yǔ)

在行政管理工作中，辦公室是主要的辦公場(chǎng)所，其工作的重點(diǎn)就是提高文秘工作人員的辦公質(zhì)量與效率。本文提出了幾點(diǎn)提高文秘工作水平的策略，包括建立完善的獎(jiǎng)懲制度、充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識(shí)、加強(qiáng)技能培訓(xùn)等等，希望對(duì)辦公室工作質(zhì)量的提高有所幫助。

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