對檔案信息化建設(shè)的探討

李勇　薛東娥

【摘要】檔案作為社會一種基礎(chǔ)性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息資源的信息化進程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進檔案信息化建設(shè)。本文就如何提高檔案信息化建設(shè)水平、促進檔案管理現(xiàn)代化進行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。

一、 我國檔案基礎(chǔ)較差的原因分析

目前我國的綜合性檔案館大多是案卷數(shù)量繁多、館藏內(nèi)容龐雜、時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以“案卷不丟失、以保管為目的”為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理的規(guī)格不統(tǒng)一、整理質(zhì)量要求不同等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題、缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。二是檔號不規(guī)范。沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象較多。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。四是組卷混亂現(xiàn)象。比較嚴重如有按時間組的；也有按職能部門管轄權(quán)限組的；還有按文種組卷的。五是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。六是案卷厚薄不一。有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。

總之，綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、提高檔案信息化建設(shè)水平，促進檔案管理現(xiàn)代化

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程。直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度是由于沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的價值大小、重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些社會利用率較高的檔案和開放的核心檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率，還能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，如“房檔”“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法，“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找繁瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞、詞匯、進行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法解決了主題詞的詞義含量問題分屬關(guān)系，同時解決了手工標(biāo)引速度慢、計算機自動標(biāo)引不準確的缺點。

三、檔案信息化，時代之必然

加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，為我們帶來新的機遇，同時給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，只要我們抓住這一機遇，努力學(xué)習(xí)和運用當(dāng)代先進的科學(xué)知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，就能夠推動檔案信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)是一項艱巨、長期的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)的過程中，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展對檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

[1]邢鳳娟.淺談數(shù)字化時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].科研，2016（4）.