檔案“收管用”創(chuàng)新管理實(shí)踐探索

藏萌　呂建輝

【摘要】檔案的“收、管、用”是檔案工作的三大環(huán)節(jié)，缺一不可。長(zhǎng)安大學(xué)在檔案工作中將“收管用”看作有機(jī)整體，創(chuàng)新檔案管理制度，促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)高校檔案工作研究具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；規(guī)范化體系；創(chuàng)新

一、發(fā)展背景

2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，從國(guó)家層面的高度上指出建立檔案的“資源”“利用”“安全”三大體系；在檔案資源的利用上提出“為廣大人民群眾服務(wù)”和“促進(jìn)資源共享”之要義，要求“真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系”。早在2008年，教育部印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確了高校檔案工作對(duì)高等教育的重要作用。因此，高校的檔案工作不僅擔(dān)負(fù)著促進(jìn)高校發(fā)展改革的戰(zhàn)略任務(wù)，也肩負(fù)著檔案事業(yè)與民生發(fā)展的重任。

近年來(lái)，長(zhǎng)安大學(xué)在學(xué)術(shù)委員會(huì)制度、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)及學(xué)科評(píng)估制度等重點(diǎn)領(lǐng)域開(kāi)展工作，檔案館作為留存和管理學(xué)校發(fā)展記錄的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，在新的歷史時(shí)期的大背景下，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，以緊跟學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和要求。

二、體系目標(biāo)

高校檔案工作，離不開(kāi)“收、管、用”三大環(huán)節(jié)。“收”是檔案工作的基礎(chǔ)，要求范圍全面，類(lèi)別完備，文件完整，特別是學(xué)校的重要事件和改革歷程、校友的信息和學(xué)籍等，都需要扎實(shí)做好收集工作；“管”是檔案工作的關(guān)鍵，要求把收集上來(lái)的檔案按一定的規(guī)章和規(guī)范整理、鑒定、編目、保管，使之分類(lèi)有序；“用”是檔案工作的最終目的，是檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)?！笆?、管、用”三大要素任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不可忽視，其各自的功能和彼此之間的有機(jī)聯(lián)系使其成為密不可分的有機(jī)整體。因此，檔案工作的創(chuàng)新實(shí)踐，需要通過(guò)整體的把控將“收、管、用”進(jìn)行規(guī)范化的體系管理，這也就是長(zhǎng)安大學(xué)檔案工作創(chuàng)新實(shí)踐探索的體系目標(biāo)。

所謂規(guī)范化管理體系，指的是針對(duì)檔案管理的日常性、重復(fù)性、規(guī)律性的工作環(huán)節(jié)，通過(guò)制定相關(guān)規(guī)章、制度，建立并完善涵蓋檔案收集、管理、利用整個(gè)流程的管理體系，在檔案工作實(shí)踐中形成標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化、精細(xì)化的工作方式，獲得最佳檔案管理秩序和效益。

三、具體舉措

（一）建立完善的立卷歸檔收集和考評(píng)體系。建立了主管校長(zhǎng)—校長(zhǎng)辦公室（檔案館）—學(xué)院（部）、處（室）、所、中心的三級(jí)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系，各類(lèi)文件材料的立卷歸檔實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理。制定操作層面的相關(guān)制度，規(guī)范檔案歸檔流程，如：《長(zhǎng)安大學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)及保管號(hào)編制方案》《長(zhǎng)安大學(xué)全宗卷整理規(guī)范》等。定期發(fā)布相關(guān)歸檔方面有關(guān)事項(xiàng)的通知，如《關(guān)于收集、移交榮譽(yù)檔案的通知》《關(guān)于院、部（系）畢業(yè)生照片檔案收集與歸檔相關(guān)事項(xiàng)的通知》等。建立健全考評(píng)制度，制定《長(zhǎng)安大學(xué)歸檔單位工作職責(zé)及考核辦法》和《長(zhǎng)安大學(xué)立卷歸檔工作考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，每年對(duì)各單位的立卷歸檔工作及文書(shū)立卷人員進(jìn)行考評(píng)，按時(shí)監(jiān)督、檢查和安排歸檔工作。對(duì)歸檔工作中存在突出問(wèn)題的單位通過(guò)OA系統(tǒng)下達(dá)整改通知書(shū)，督促其限期整改。

（二）檔案管理與利用創(chuàng)新。堅(jiān)持以人為本，全面調(diào)動(dòng)和激發(fā)館員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，保證更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。在具體工作方面，把目標(biāo)管理規(guī)范貫穿于各項(xiàng)管理工作之中，做到有目標(biāo)、有計(jì)劃、有安排、有總結(jié)。在檔案服務(wù)上，樹(shù)立“依法治檔”和“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”理念。定時(shí)更新檔案館網(wǎng)頁(yè)、公示服務(wù)規(guī)范，把電話(huà)服務(wù)、傳真服務(wù)、電子郵件服務(wù)、QQ服務(wù)、微信服務(wù)等形式納入檔案服務(wù)中，全面滿(mǎn)足來(lái)館利用者的需要。充分發(fā)揮檔案館網(wǎng)站作用，把校史展示、學(xué)位照下載、歸檔指導(dǎo)、檔案查詢(xún)等功能有機(jī)結(jié)合。同時(shí)，塑造檔案館“文化形象”：一方面把特色館藏建設(shè)和網(wǎng)頁(yè)建設(shè)作為“文化形象”的重要內(nèi)容；另一方面打造《長(zhǎng)安大學(xué)年鑒》《基本資料公報(bào)》《校友錄》等文化形象品牌。

四、實(shí)際效果

檔案館工作人員牢固樹(shù)立了檔案服務(wù)意識(shí)，服務(wù)能力顯著提高，形成了講素質(zhì)、講績(jī)效、講貢獻(xiàn)的良好館風(fēng)與工作作風(fēng)。在檔案管理制度體系建設(shè)方面，形成規(guī)范化操作流程，檔案管理整體質(zhì)量明顯提高。在檔案資源開(kāi)發(fā)利用方面，檔案資源開(kāi)發(fā)成效顯著，每年累計(jì)形成約100萬(wàn)字的檔案編研資料，成為塑造檔案館“文化形象”的新增長(zhǎng)點(diǎn)。

五、經(jīng)驗(yàn)規(guī)律

（一）檔案制度建設(shè)是檔案規(guī)范化管理的基石。只有通過(guò)相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)約束才能使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)可控、有序，繼而逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和精細(xì)化的工作方式和管理模式。

（二）檔案資源持續(xù)性開(kāi)發(fā)是檔案管理的重要方式。對(duì)檔案資源質(zhì)量的優(yōu)化和提升，全方位、多方面開(kāi)發(fā)館藏檔案資源是發(fā)揮檔案信息整體優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。

（三）提升檔案服務(wù)能力是檔案管理的目標(biāo)。需要拓展服務(wù)方式、豐富服務(wù)渠道，從而通過(guò)檔案利用充分發(fā)揮檔案價(jià)值，提升檔案館的影響力。

經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展和實(shí)踐，長(zhǎng)安大學(xué)的檔案工作取得了一定的成績(jī)，但是，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和檔案信息化的技術(shù)發(fā)展，檔案工作仍然需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地進(jìn)行管理制度和模式的創(chuàng)新，振興學(xué)校檔案事業(yè)，全面助推學(xué)校發(fā)展。